仕事でメールを送るとき、Outlookの行間が広すぎて気になったことはありませんか。設定を変更しようとしても項目が見当たらず、意図しない場所で勝手に改行される現象に悩まされることも多いですよね。実は私たちが普段使っているShift+EnterとEnterの違いや、署名の行間が崩れる問題には明確な原因があります。この記事では、なかなか行間を詰めることができないとお困りの方に向けて、今すぐ試せる解決策をわかりやすく解説します。
- Shift+EnterとEnterを使い分けた行間調整の基本テクニック
- 既定の設定を変更して常に読みやすい行間を保つ手順
- New OutlookやMac版など環境別の設定方法と注意点
- スマホアプリで署名が崩れる問題の具体的な解決策
Outlookの行間を詰める基本的な設定手順
Outlookでメールを作成していて「なんか行間がスカスカするな」と感じるとき、実はソフトの不具合ではなく、標準の仕様通りに動いていることがほとんどです。ここでは、Outlookの挙動を理解し、自分の好みに合わせて行間をピシッと詰めるための基本手順をご紹介します。
Shift+EnterとEnterの違いを理解する
まず最初に押さえておきたいのが、キーボード操作による「改行」の種類の違いです。これ、意外と意識していない方が多いのですが、Outlookのメール（HTML形式）においては決定的な違いを生みます。
私たちが普段何気なく押している「Enterキー」は、実は「段落変え」を意味しています。段落が変わるということは、文章のまとまりが変わるということなので、Outlookは親切心で「段落と段落の間」に少し広めのスペース（既定では8ptなど）を空けてくれるんです。
一方で、「Shiftキーを押しながらEnterキー」を押すと、これは純粋な「改行」として扱われます。段落は変わらず、単に下の行に行くだけなので、余計なスペースは入りません。
ここがポイント！
- Enterキー：段落が変わるため、行間が広く空く（
タグ）
- Shift + Enterキー：同じ段落内で改行するため、行間が詰まる（
タグ）
手っ取り早く行間を詰めたいときは、文末で「Shift + Enter」を使う癖をつけるだけで、見た目の印象はガラッと変わりますよ。
段落の設定画面で行間を0ptにする
「Shift + Enter」は便利ですが、やっぱりEnterキーだけで行間を詰めたいという場合もありますよね。その場合は、Outlookの「段落設定」を調整する必要があります。
従来のClassic Outlook（デスクトップ版）を使っている場合の手順は以下の通りです。
- メール作成画面で「書式設定」タブをクリックします。
- リボンメニューにある「段落」グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。
- 段落ダイアログボックスが表示されたら、「間隔」の項目を確認します。
- 「段落後」の数値を「0pt」に変更し、「行間」を「1行」に設定します。
これで、Enterキーを押しても余計な空白が入らず、キュッと詰まった行間で文章が打てるようになります。
既定の行間設定を変更して固定する
毎回メールを書くたびに設定を変更するのは面倒ですよね。一度設定したら、次からは自動でその設定が適用されるように「既定値」として保存してしまいましょう。
先ほどの段落ダイアログボックスの下部に、「既定に設定（Set as Default）」というボタンがあります。これをクリックすると、「この文書だけ」に適用するか、「Normal.dotmテンプレートを使用したすべての文書（今後作成するすべてのメール）」に適用するかを聞かれます。
ここで「すべての文書」を選択してOKを押すことで、次回から新規メールを作成する際も、最初から行間が詰まった状態で書き始めることができます。
New Outlookでの行間調整のポイント
最近普及が進んでいる「新しいOutlook（New Outlook）」では、画面の見た目が大きく変わり、戸惑っている方もいるかもしれません。Web版のOutlookに近い操作感になっています。
New Outlookでは、メール作成画面のリボンにある「メッセージ」タブの中に「行と段落の間隔」というアイコン（上下の矢印と横線のマーク）があります。ここをクリックして「行間隔のオプション」を開くことで設定が可能です。
注意点
New Outlookは現在も機能追加が続いているため、バージョンによっては詳細な段落設定画面（0ptの指定など）へのアクセスが分かりにくかったり、設定が保存されにくかったりする場合があります。その場合は、前述の「Shift + Enter」での運用が最も確実な回避策となります。
Mac版Outlookでの行間設定の手順
Macを使っている場合、Windows版とはメニューの場所が異なるため少し迷いますよね。特に最近のアップデートで、リボンから「段落」の設定ボタンが消えてしまったという声もよく聞きます。
もしメール作成画面のツールバーに設定項目が見当たらない場合は、画面最上部にあるMacのメニューバーを確認してください。
「書式（Format）」＞「段落（Paragraph）」と進むことで、Windows版と同様の設定ダイアログを呼び出すことができます。ここで間隔を「0 pt」、行間を「1行（Single）」に設定すればOKです。
どうしても使いにくい場合は、一時的に「新しいOutlook」のスイッチをオフにして、旧バージョン（Legacy Outlook）に戻すことで、慣れ親しんだ設定画面を利用することも可能です。
Outlookの行間を詰める際のトラブル対処
基本設定を見直しても、「なぜかここだけ行間が空く」「署名だけバランスが悪い」といったトラブルに遭遇することがあります。ここからは、よくあるトラブルの原因と具体的な解決策を見ていきましょう。
文章が勝手に改行される原因と対策
WebサイトやWordから文章をコピーしてOutlookに貼り付けたとき、変な位置で勝手に改行されてイライラしたことはありませんか？これは「書式の貼り付け」が原因であることが多いです。
コピー元の書式（フォントサイズや行幅の情報）をそのまま持っきてしまうと、Outlookのメールウィンドウの幅に合わせて意図しない折り返しが発生します。
| アイコン | 動作 | おすすめシーン |
|---|---|---|
| 元の書式を保持 | コピー元の見た目を維持 | 表や装飾をそのまま使いたい時 |
| 書式を結合 | Outlookの設定に合わせる | ある程度整えたい時 |
| テキストのみ保持 | 文字情報だけを貼る | 行間や改行をリセットしたい時 |
トラブルを防ぐには、貼り付ける際に右クリックメニューから「テキストのみ保持（Keep Text Only）」を選択しましょう。これで余計な改行コードやスタイルが削除され、Outlook側で設定したきれいな行間で貼り付けることができます。
署名の行間が広がる問題の解決策
「本文は完璧なのに、署名の部分だけ行間がスカスカで格好悪い……」という悩み、非常に多いです。特にロゴやリンクを入れたHTML署名を使っている場合に発生しやすい現象です。
これは、署名エディタがHTMLタグを解釈する際に、改行を過剰に「段落（
）」として扱ってしまうために起こります。これを直すには、一度「プレーンテキスト」にして書式を洗い流す方法が有効です。
書式のロンダリング（洗濯）テクニック
Windowsの「メモ帳」などのテキストエディタに署名を一度貼り付け、そこで行間を詰めてから再度コピーし、Outlookの署名設定に貼り付けてみてください。余計なHTMLタグが消え、スッキリとした署名になります。
行間設定ができない場合の確認事項
設定を変更しても反映されない、あるいは設定項目自体がグレーアウトして押せない場合は、メールの「形式」を確認してください。
もし「テキスト形式（Plain Text）」になっていると、行間やフォントの詳細な設定はできません。これらはHTML形式、またはリッチテキスト形式でのみ有効な機能です。
「書式設定」タブの「形式」を確認し、「HTML」が選択されているかをチェックしましょう。今の時代のビジネスメールはほとんどがHTML形式ですが、返信の際に相手の形式に合わせてテキスト形式に切り替わっていることもあります。
スマホで署名が崩れる現象への対策
PCでは綺麗に見えているのに、iPhoneやAndroidのOutlookアプリから送信すると、署名の行間がダブルスペース（2倍）になってしまうバグのような挙動があります。これもモバイルアプリがHTML署名を変換する際のクセが原因です。
対策としては、スマホアプリ側の署名設定で、やはり「一度メモアプリなどを経由してプレーンテキスト化した署名」を登録し直すのが最も効果的です。
凝ったデザインの署名はモバイル環境で崩れやすいため、スマホからの返信には「名前と電話番号だけ」のような、シンプルで行間が詰まったテキスト署名を別途用意しておくのも、スマートなビジネスパーソンの知恵と言えるでしょう。
Outlookの行間を詰める設定のまとめ
Outlookの行間に関するモヤモヤ、少しは晴れましたでしょうか。欧米生まれのソフトということもあり、日本のビジネス慣習である「詰まった行間」にするには少しコツがいりますが、一度設定してしまえば後は快適です。
記事の要点まとめ
- Shift+Enterを活用すれば、設定変更なしで行間を詰められる。
- 恒久的に対応するなら、段落設定で「段落後」を0ptにして既定値に保存。
- コピペ時の崩れは「テキストのみ保持」で解決。
- 署名のズレは「メモ帳」を経由して書式をリセットすると直る。
まずは今日から、文末での「Shift+Enter」を意識することから始めてみてください。それだけで、あなたのメールはぐっと読みやすく、プロフェッショナルな印象に変わるはずです。
※本記事の設定手順は一般的な環境に基づきますが、お使いのOutlookのバージョンや企業のITポリシーによっては一部機能が制限されている場合があります。正確な情報はMicrosoft公式サイトをご確認ください。
