仕事でOutlookを使っていて、急に画面上部の目盛りが消えてしまって困ったことはありませんか。メールのレイアウトを整えるのに便利なルーラーですが、いつの間にか表示されない状態になっていたり、単位がインチになっていて使いづらかったりすることがあります。特に最近は新しいOutlookへの移行も進んでいて、今まで通りの設定方法が通用しなくて戸惑っている方も多いのではないでしょうか。実は私自身も、OSのアップデートや設定変更のタイミングでよくこの現象に遭遇します。Macを使っている場合やタブ設定を行いたい場合など、環境によって対処法も変わってくるので少し複雑ですよね。
- Outlookでルーラーを表示させる基本的な設定手順
- New OutlookやMac版でルーラーが使えない理由と回避策
- 単位がインチになってしまった場合のセンチメートルへの変更方法
- ぶら下げインデントやタブ機能を活用したメール作成テクニック
Outlookのルーラーを表示させる設定手順
メール作成画面で「あれ、ルーラーがない？」と気づいたとき、まず確認すべき基本的な設定箇所があります。ここでは、Classic Outlookを中心に、ルーラーを再表示させるための手順や、よくあるトラブルの原因について見ていきましょう。
ルーラーが表示されない時の解決策
まず大前提として、Outlookのメイン画面（受信トレイなど）にはルーラーは表示されません。ルーラーはあくまで「メッセージ作成ウィンドウ」の中だけで機能するツールです。
もしメールを新規作成したり返信しようとしたりしているのにルーラーが見当たらない場合は、以下の手順を試してみてください。
ルーラーを表示する基本手順
- 「新しいメール」をクリックして、独立した作成ウィンドウを開きます。
- 上部のリボンメニューから[表示]タブをクリックします。
- [表示]グループの中にある[ルーラー]というチェックボックスにチェックを入れます。
これで、本文入力エリアの上部に目盛りのついたバー（ルーラー）が表示されるはずです。もしリボンメニューを折りたたんでいる場合は、一度展開してから探してみてくださいね。
New Outlookで消えた機能の代用案
最近、Windowsの右上に「新しいOutlookを試す」というスイッチが出てきて、切り替えてみた方もいるかもしれません。しかし、このNew Outlook for Windows（新しいOutlook）では、残念ながら従来のルーラー機能が削除されています。
New OutlookはWeb版の技術をベースに作られているため、Wordのような精密なレイアウト調整機能が省かれているんです。「これじゃ仕事にならないよ」と思う方も多いですよね。
現状の対策
New Outlookでルーラーを使いたい場合、現時点での解決策は「Classic Outlookに戻す」ことだけです。右上のトグルスイッチをオフにして、元のバージョンに戻せば機能は復活します。
もしNew Outlookのままレイアウトを整えたい場合は、後述する「表（テーブル）」を使った裏技で代用するのがおすすめです。
Mac版Outlookで設定は可能か
Macユーザーの方からも「ルーラーが出せない」という悩みをよく聞きます。結論から言うと、Mac版Outlook（特に新しいデザイン）のメール作成画面には、標準でルーラー機能が搭載されていません。
Word for Macにはあるのに、なぜOutlookにはないのか不思議ですが、仕様として割り切るしかありません。Macで綺麗なインデントやタブ揃えを行いたい場合は、以下の手順が確実です。
Macユーザー向けの回避策：Word連携
Outlookで直接書くのではなく、一度Wordで文章を作成してコピー＆ペーストしましょう。Wordならルーラーが使えるので、そこで「ぶら下げインデント」などを設定し、Outlookに貼り付ければ書式をある程度維持できます。
単位がインチ表記になる原因と直し方
ルーラーは表示できたけれど、目盛りの数字がやけに粗い（1, 2, 3…の間隔が広い）ときは、単位が「インチ」になっている可能性があります。日本国内で使うなら「センチメートル」や「文字数」の方が直感的ですよね。
この設定変更は少し奥まった場所にあります。
単位をセンチメートルに変更する手順
| 手順1 | [ファイル] > [オプション] > [メール] を開きます。 |
|---|---|
| 手順2 | [メッセージの作成]にある[編集オプション]ボタンをクリックします。 |
| 手順3 | 開いた画面で[詳細設定]を選び、下の方へスクロールします。 |
| 手順4 | [表示]セクションにある[単位]を「インチ」から「センチメートル」に変更してOKを押します。 |
これでも直らない場合、Windows自体の地域設定が「米国」になっている可能性があります。Windowsの[設定] > [時刻と言語] > [地域] から、形式が日本になっているか確認してみてください。
ボタンがグレーアウトする問題の解消
「表示タブを開いても、ルーラーのチェックボックスが灰色になっていて押せない！」というケースもよくあります。この原因のほとんどは、メールの形式が「テキスト形式」になっていることです。
テキスト形式は文字情報しか持てないため、レイアウト調整機能であるルーラーは使えません。これを解消するには、メールの形式を「HTML形式」に変更する必要があります。
作成ウィンドウの[書式設定]タブを開き、[形式]グループにある[HTML]を選択してみてください。これでグレーアウトが解除され、ルーラーがオンにできるようになるはずです。
Outlookのルーラーで書式を整えるコツ
無事にルーラーが表示されたら、次はそれを活用して読みやすいメールを作るテクニックについてお話しします。単なる目盛りとして使うだけでなく、インデントやタブを使いこなすと、箇条書きや文書の見た目が劇的にプロっぽくなりますよ。
ぶら下げインデントを綺麗に作る方法
ビジネスメールでよく使うのが「ぶら下げインデント」です。「注1：」や「・」などの項目名だけを行頭に残し、2行目以降の文章を少し右にずらして揃えるレイアウトですね。
これをスペースキーの連打で調整しようとすると、スマホで見たりフォントが変わったりした時にガタガタに崩れてしまいます。ルーラーを使えば、誰が見ても崩れない綺麗な「ぶら下げ」が作れます。
操作のコツ
ルーラーの左端にある砂時計のようなマーカーを使います。
1. 真ん中の上向き三角（▲）だけを掴んで右にドラッグします。
2. これで2行目以降の開始位置が決まります。
3. 1行目だけを左に残したい場合は、一番上の下向き三角（▼）が左端にあることを確認してください。
インデントマーカーの正確な操作方法
ルーラー上のマーカーは小さくて操作しづらいのが難点です。実はこれ、3つのパーツに分かれています。
- 一番上の▼（1行目のインデント）： 段落の最初の1行だけを動かします。字下げに使います。
- 真ん中の▲（ぶら下げインデント）： 2行目以降を動かします。
- 一番下の■（左インデント）： これを動かすと、上の▲とセットで全体が動きます。
マウス操作で「あ、ズレた！」とイライラする場合は、Altキーを押しながらドラッグしてみてください。ルーラー上に具体的な数値が表示され、微調整がしやすくなりますよ。
タブとリーダー機能で位置を揃える
見積もりの項目と金額のように、離れた位置にある文字を縦に揃えたい時は「タブ」を使います。スペースキーで空けるのではなく、キーボードのTabキーを使いましょう。
ルーラーの下の部分をクリックすると、「L」のようなマーク（タブストップ）がつきます。これが「Tabキーを押した時にカーソルが飛ぶ位置」になります。
リーダー（点線）を入れるとお洒落
「項目名・・・・・・・100円」のように、間の空白を点線で埋めたい場合は、タブの設定画面（ルーラー上のマーカーをダブルクリック）で「リーダー」を選ぶと自動的に点線が入ります。これだけで書類のような格式高いメールになります。
表を活用してレイアウト崩れを防ぐ
ここまでルーラーの話をしてきましたが、New Outlookを使っていたり、相手の環境でレイアウトが崩れるのが心配だったりする場合は、あえてルーラーを使わないのも一つの手です。
その代わりにおすすめなのが「透明な枠線の表」を使う方法です。
- [挿入]タブから2列などの表を作ります。
- 左のセルに項目名、右のセルに内容を書きます。
- 最後に表のプロパティで枠線を「なし」にします。
こうすると、見た目は普通の文章ですが、見えないグリッドで固定されているため、どんな環境でも綺麗に整列して表示されます。HTMLメールとしてはこちらの方が安定的かもしれません。
ショートカットで表示を切り替える技
ノートパソコンなどで画面が狭い場合、常にルーラーを出しておくと邪魔になることがあります。必要な時だけサッと出したいですよね。
残念ながらデフォルトのショートカットキーはありませんが、「クイックアクセスツールバー」に登録しておくと便利です。
ウィンドウ最上部のバーにある下向き矢印をクリックし、[その他のコマンド]から[ルーラー]を追加してください。これで、ワンクリックでオンオフを切り替えられるようになります。狭い画面を有効活用したい方には必須の設定かなと思います。
Outlookのルーラー機能に関するまとめ
Outlookのルーラー機能は、メールを「読むための文書」として仕上げるための強力なツールです。New Outlookで非対応だったり、設定が少し複雑だったりする面もありますが、基本を押さえておけばビジネスメールの質を一段階上げることができます。
記事の要点まとめ
- ルーラーは「メッセージ作成ウィンドウ」の[表示]タブからオンにする。
- New Outlookでは使えないため、Classic版に戻すか表機能で代用する。
- 単位がインチの場合は、オプションの詳細設定からセンチメートルへ変更可能。
- ぶら下げインデントは、ルーラー上の真ん中の三角（▲）を操作する。
- グレーアウトしている時は、メール形式を「HTML」に変更する。
「たかがレイアウト」と思うかもしれませんが、読み手への配慮は必ず伝わります。ぜひ設定を見直して、快適なメール作成環境を整えてみてくださいね。
