仕事でOutlookを使っていると、なぜか行間が広いと感じて違和感を覚えることはありませんか。以前のように行間を詰めたいと思っても設定場所が見当たらなかったり、急に表示がおかしい状態になってしまったりと、メール作成の画面でストレスを感じている方は非常に多いです。実はこの現象、単なるバグではなくOutlook特有のShiftとEnterの違いや、バージョンごとの設定仕様が複雑に関係しています。
- EnterキーとShift+Enterキーの使い分けによる行間コントロール
- Classic版とNew Outlookそれぞれでの具体的な行間設定手順
- 勝手に行間が広がるトラブルの原因となる署名や表示設定の盲点
- 返信メールでのみ発生するレイアウト崩れの対処法
Outlookの行間が広い原因と狭くする基本設定
メールを書いていると「なんでこんなにスカスカなの？」と思ってしまいますよね。まずは、Outlookが文字を表示する仕組みと、広すぎる隙間をキュッと狭くするための基本的な設定方法から見ていきましょう。これを覚えるだけで、メールの見た目が劇的に整いますよ。
ShiftとEnterの違いと行間への影響
実は私たちが何気なく押している「Enterキー」ですが、Outlookの世界では少し特別な意味を持っています。WordやWebサイトの仕組みに近いのですが、単にEnterキーを1回押すと、Outlookはそれを「改行」ではなく「段落の区切り」として処理してしまうんです。
これを専門的な言葉で言うと、Enterキーは段落タグ（<p>）を作成し、Shiftキーを押しながらEnterキーを押すと強制改行タグ（<br>）を作成するという違いがあります。
段落（Enterのみ）には、文章の読みやすさを保つために上下に広めの余白（マージン）が自動的に付く設定になっています。これが「行間が広い」と感じる正体です。
一方で、「Shift + Enter」を押して改行した場合は、段落が変わらずに行だけが折り返されるため、余計な余白がつかず、行間が詰まった状態で文字を入力できます。まずはこの使い分けを意識するだけでも、思い通りのレイアウトを作りやすくなりますよ。
Outlookの行間を詰めたい時の段落設定手順
「いちいちShiftキーを押すのは面倒だ」という方も多いですよね。私もそうです。その場合は、Outlookの設定を変更して、Enterキーを押しても行間が広がらないように調整してしまいましょう。ここでは、従来のClassic Outlook（デスクトップ版）での手順をご紹介します。
行間を詰める具体的な手順
- メールの新規作成画面を開きます。
- 「書式設定」タブにある「段落」グループの右下にある小さな矢印アイコンをクリックします。
- 「段落」ダイアログボックスが開きます。
- 「間隔」の項目にある「段落後」の数値を「0 pt」に変更します。
- 「行間」の設定を「1行」に設定します。
- 「OK」をクリックして閉じます。
この設定を行うことで、段落の後に自動で追加されていた余白がなくなり、Enterキーだけで改行してもWordのような詰まった行間になります。
Outlookの行間設定を既定に変更する方法
上記の設定だけだと、そのメール1通だけにしか適用されません。毎回設定するのは手間ですよね。そこで、この設定を「既定（デフォルト）」として保存し、次回からの新規メール全てに適用させる方法があります。
先ほどと同じ「段落」ダイアログボックスの下部に注目してください。
「既定に設定」というボタンがあるはずです。これをクリックすると、「この文書のみ」か「NormalEmail.dotm テンプレートを使用したすべての文書」かを聞かれます。ここで「すべての文書」を選んでOKを押せば完了です。
会社のPCなどでシステム管理者が設定を制限している場合、PCを再起動すると設定が元に戻ってしまうことがあります。その場合は、都度設定するか、後述するテキスト形式の利用を検討してください。
New Outlookで行間調整ができない時の対策
最近増えている「New Outlook（新しいOutlook）」ですが、画面がシンプルになった反面、細かい設定項目が見当たらないことがあります。「段落設定のダイアログが出せない！」と困っている方も多いのではないでしょうか。
現在のNew Outlookでは、Classic版のような詳細な段落設定（pt単位の指定など）が省略されているケースが多いです。この場合の対策としては、以下の2つが有効です。
| 対策 | 内容 |
|---|---|
| Web版の設定を利用 | New OutlookはWeb版（ブラウザ版）と仕組みが共通しています。Web版のOutlookにログインし、設定画面からメール形式の調整を行うと、アプリ版にも反映されることがあります。 |
| Shift+Enterの徹底 | 設定でどうにもならない場合、最も確実なのは「改行したい時はShift+Enterを押す」という習慣をつけることです。 |
今後アップデートで機能が追加される可能性はありますが、現時点では「機能が制限されている」と割り切って、使い分けるのが賢い選択かなと思います。
Mac版Outlookで行間設定を行うテクニック
Macユーザーの方も、「New Outlook for Mac」に切り替えてから設定項目が消えたと感じているかもしれません。Mac版でも同様に、新しいUIでは機能が簡素化されています。
もし、どうしても細かく行間を調整したい場合は、一時的に「Legacy Outlook（従来のOutlook）」に戻すという裏技があります。ヘルプメニューから「Revert to Legacy Outlook」を選択することで、以前の多機能な画面に戻すことが可能です。
デザインの好みはあると思いますが、業務で厳密なフォーマットが必要な場合は、旧バージョンの方が使い勝手が良いケースも多々あります。
Outlookの行間が広いトラブルの対処と解決策
設定の問題ではなく、「急におかしくなった」「特定のメールだけ崩れる」といったトラブルもよく起こります。ここでは、予期せぬ行間トラブルの原因と、その解決策をピンポイントで解説します。
Outlookが勝手に改行される不具合の直し方
文章の途中で勝手に改行が入ったり、行間がバラバラになったりする場合、メールの形式が「HTML形式」になっていることが原因で、予期せぬコードが紛れ込んでいる可能性があります。
デザインにこだわりがないのであれば、最も確実な解決策は「テキスト形式」に切り替えることです。
テキスト形式への変更メリット
- 「段落」や「行間」という概念そのものがなくなるため、見た目通りの行間になります。
- 文字化けや表示崩れのリスクが極限まで減ります。
「ファイル」タブの「オプション」から「メール」の設定に進み、「メッセージの作成」欄で形式を「テキスト形式」に変更するだけです。これで、勝手な挙動に悩まされることはなくなります。
行間がおかしい時はイマーシブリーダーを確認
「設定を触っていないのに、突然メール全体の文字間隔と行間がスカスカになった！」という場合、十中八九「イマーシブリーダー」機能がオンになっています。
これは、文字を読みやすくするための支援機能なのですが、誤ってクリックしてしまいがちです。メールの閲覧画面や作成画面で、「表示」タブを確認してみてください。
そこに「イマーシブリーダー」というボタンがあり、それが押された状態になっていませんか？「イマーシブリーダーを閉じる」をクリックすれば、嘘のように元の表示に戻りますよ。
署名が原因で行間が崩れる現象の回避策
New Outlookなどで特によくあるのが、「署名を挿入した途端、本文の行間までおかしくなる」という現象です。これは、以前の古いOutlookやWordで作った署名のデータの中に、見えない「古いスタイル設定」が残っていて、それが本文にまで悪影響を及ぼしているためです。
これを直すには、署名の「洗浄（クリーニング）」が必要です。
署名のクリーニング手順
- 設定画面の署名編集欄にあるテキストを全てコピーします。
- Windowsの「メモ帳」などのプレーンテキストエディタに貼り付けます。（これで余計な装飾データが全て消えます）
- メモ帳から再度コピーして、Outlookの署名欄に貼り直します。
- 必要に応じて、Outlook上で太字などの装飾をし直して保存します。
少し手間ですが、これを一度やっておくと、署名が原因でメール全体のフォーマットが壊れるのを防げます。
返信メールで行間が勝手に広がる時の解決法
「自分が送る新規メールは綺麗なのに、相手への返信メールを書く時だけ行間が広がる」というのも定番の悩みです。これは、相手のメールに含まれているスタイル情報（CSS）の影響を受けているか、Outlookが返信時のスタイルを自動で「Auto」にしてしまう仕様が関係しています。
残念ながら自動で完璧に防ぐ設定は難しいのですが、返信画面を開いた直後に、Ctrl + A で全選択して「書式設定」から行間をリセットする癖をつけるのが、地味ですが一番確実です。
また、「返信時は元のメッセージ形式を使用する」という設定を見直し、返信時は常にテキスト形式を使うようにするのも一つの手です。相手のメールの装飾は消えてしまいますが、こちらの文章は確実に綺麗に送れます。
Outlookの行間が広い問題を解消するまとめ
Outlookの行間が広い問題は、単なる操作ミスではなく、ソフトの仕様やHTMLの構造的な理由があることがお分かりいただけたでしょうか。最後に要点を振り返っておきましょう。
記事のまとめ
- Enterは「段落」、Shift+Enterは「改行」。この違いを理解するのが第一歩です。
- Classic Outlookなら「段落」設定で「段落後：0pt」にして既定値に保存しましょう。
- New OutlookやWeb版では設定項目が少ないため、Shift+Enterの活用や署名の作り直しが効果的です。
- 突然おかしくなったら「イマーシブリーダー」の誤作動を疑ってみてください。
毎日使うツールだからこそ、行間の違和感はストレスになりますよね。今回ご紹介した方法の中で、ご自身の環境に合ったものをぜひ試してみてください。快適なメール環境が整うことを願っています。
