Outlookの行間調整ガイド！勝手に広がる隙間を狭くする設定

Outlookを使っていると、なぜか行間が広すぎて読みづらかったり、改行すると勝手に大きな隙間が空いてしまったりすることはありませんか。仕事のメールで見た目が整わないと、相手に与える印象も気になってしまいますよね。今回は、Outlookの行間調整に関する悩みを解決するために、行間が勝手に広がる原因や狭くする方法、Macや署名での設定、デフォルト値の変更まで詳しく解説します。

Enterキーを押すと勝手に行間が広がる原因と具体的な解決策
段落の設定や固定値を使って好みの行間にピシッと揃える手順
Mac版や新しいOutlookなど環境別の設定方法や署名の修正テクニック
毎回設定しなくても済むようにデフォルトの行間を変更する方法

Outlookで行間を調整する基本の仕組み
Outlookの行間調整における応用と対処法

Outlookで行間を調整する基本の仕組み

メールの文章を作成していて「なんだかスカスカして読みにくいな」と感じたことはないでしょうか。ここでは、Outlookでメールを作成する際に知っておきたい行間と段落の基本的な制御方法について解説します。仕組みさえ分かれば、意図通りのレイアウトで美しいメールが作れるようになりますよ。

行間が勝手に広がる原因と直し方

「普通に改行したいだけなのに、なぜか1行分くらいのスペースが空いてしまう」というのは、Outlookユーザーなら誰もが一度は通る道かもしれません。実はこれ、不具合ではなくOutlookがメールをHTML形式で作成している場合の仕様なんです。

Outlook（特にHTMLメール）では、「Enter」キーを押すと「改行」ではなく「段落の区切り」として扱われます。Webページを作るHTMLの知識で言うと、<p>タグが新しく作られている状態ですね。そのため、段落と段落の間に自動的に余白（マージン）が入ってしまい、行間が広がったように見えるのです。

【解決策：Shiftキーを活用する】

段落を変えずに単純に「改行」だけをしたい場合は、「Shift」キーを押しながら「Enter」キーを押してみてください。これだけで、行間を広げずに次の行へ移動できますよ。

この操作は、WordやPowerPointなど他のOffice製品でも共通して使えるテクニックなので、指に覚えさせておくと非常に便利です。

段落の間隔を狭くする設定手順

「Shift + Enter」での改行も便利ですが、そもそもEnterキーを押したときの段落間の余白自体をなくしたい、もっと狭くしたいという場合もありますよね。その場合は、段落の設定を直接変更しましょう。

手順は以下の通りです。

メール作成画面で、調整したいテキストを選択します（全文ならCtrl + A）。
「書式設定」タブにある「段落」グループの右下にある小さな矢印（ダイアログボックス起動ツール）をクリックします。
「段落」という画面が開くので、「間隔」という項目を探します。
ここの「段落前」と「段落後」の数値を「0 pt」に設定してください。

これで、Enterキーを押しても余分な隙間が空かず、詰まった状態で改行されるようになります。私はいつもこの設定にして、自分で空白行を入れたい時だけ2回Enterを押すようにしています。その方が直感的に操作できるんですよね。

行間を固定値で指定して揃える

行と行の間隔（行送り）そのものを微調整したい場合は、「行間」の設定を変更します。デフォルトでは「1行」や「1.15行」のように文字サイズに対する倍率で設定されていますが、これを「固定値」にすることで、より精密なレイアウトが可能になります。

先ほどと同じ「段落」ダイアログボックスの中で設定します。

設定項目	推奨設定例	効果
行間	固定値	文字サイズに関わらず一定の間隔を保つ
間隔	14pt ～ 18pt	文字サイズが10.5～11ptの場合、少しゆとりが出て読みやすくなる

「固定値」を選択し、右側の「間隔」欄に具体的なポイント数（pt）を入力します。例えば、フォントサイズが11ptなら、行間を16pt程度に設定すると、適度な余白が生まれて非常に読みやすいメールになります。

注意点

固定値を文字サイズよりも小さな数値（例：文字11ptに対して行間10ptなど）に設定してしまうと、文字の上部が欠けて表示されてしまうことがあります。必ず文字サイズよりも大きな数値を指定するようにしましょう。

デフォルトの行間設定を変更する

毎回メールを書くたびに行間設定を変更するのは面倒ですよね。「常にこの設定で書きたい！」という自分好みの設定が決まったら、それをデフォルト（既定値）として保存してしまいましょう。

設定方法は簡単です。「段落」ダイアログボックスで、行間や段落の間隔を好みの状態にセットした後、画面下部にある「既定に設定」というボタンをクリックします。

すると、「この設定をどのように適用しますか？」と聞かれますので、「NormalEmail.dotm テンプレートを使用したすべての文書」を選択してOKを押してください。これで、次回から新規メールを作成する際も、自動的にその行間設定が適用されるようになります。

HTML形式での行間制御の注意点

ここまでご紹介した設定は、基本的に「HTML形式」や「リッチテキスト形式」でのメール作成時に有効です。しかし、メールは相手の環境でどう表示されるかが全てという側面があります。

特にHTMLメールで細かく行間を調整しても、受信側が「テキスト形式」でメールを表示している場合、こちらの設定した行間やフォント情報はすべて無視され、相手側のメーラーの標準設定で表示されます。

スマホでの表示にも配慮を

最近はスマホでメールを確認する人も多いですよね。PC画面で最適化した「固定値」の行間が、スマホの小さな画面では逆に読みづらくなるケースも稀にあります。ビジネスメールでは、あまり凝りすぎず「1行」や「1.5行」などの倍率指定を使う方が、互換性の面では無難かもしれません。

Outlookの行間調整における応用と対処法

基本設定だけでなく、環境の違いや特定のトラブルに対応するための応用知識も持っておくと安心です。ここではMac版や新しいOutlookでの操作、便利なショートカットなど、もう少し踏み込んだテクニックをご紹介します。

Mac版Outlookでの行間設定

Mac版のOutlookを使っている場合、Windows版とは少しメニューの場所や名称が異なります。私もMacを使うことがありますが、最初は戸惑いました。

Mac版では、以下の手順でアクセスするのが一般的です。

メッセージ作成画面でテキストを選択し、右クリック（またはControl + クリック）します。
メニューから「段落」を選択します。
「間隔」セクションにある「前（Before）」と「後（After）」の数値を調整します。
行間（Line Spacing）もここで変更可能です。

また、Mac版でも「デフォルトとして設定」ボタンが用意されていることが多いので、一度設定したら忘れずに保存しておくと良いでしょう。Mac特有のきれいなフォントレンダリングを活かすためにも、行間は少し広め（1.2倍～1.5倍程度）が見やすいかなと個人的には思います。

新しいOutlookで行間を変える

最近普及が進んでいる「新しいOutlook（New Outlook）」では、UIが刷新されてWeb版に近い操作感になっています。従来の「ファイル」タブなどが見当たらないため、迷う方もいるかもしれません。

新しいOutlookでメール作成中に行間を変えるには、リボンメニューの「メッセージ」タブ内にある「行と段落の間隔」アイコン（上下の矢印と横線のアイコン）をクリックします。ここから「1.0」「1.15」などを選べるほか、「行間オプション」を選べば、従来に近い詳細設定画面を呼び出すことができます。