仕事でOutlookを使っていると、文字の色を変えたり画像を貼り付けたりしたいのに「なぜかテキスト形式になっていて装飾できない」という経験はありませんか。あるいは、いつも通り返信しようとしたら「勝手にテキスト形式に変わって署名の画像が消えてしまった」なんてことも。実は、Outlookのメール形式にはHTML形式とテキスト形式、そしてリッチテキスト形式という3つの種類があり、それぞれの違いや設定場所を正しく理解していないと、思わぬトラブルに繋がることがあります。
特に「outlook html形式 変更」と検索されている方の多くは、デフォルトの設定方法を知りたいだけでなく、設定がグレーアウトして変更できない現象や、Winmail.datという謎の添付ファイルが相手に届いてしまう問題、さらにはスマホやMacでの形式変更など、環境ごとの違いに戸惑っているのではないでしょうか。この記事では、そうしたOutlookの形式に関するあらゆる疑問やトラブルを、初心者の方にもわかりやすく整理して解説していきます。
- 新規メールや返信時のデフォルト形式をHTMLに変更する手順
- 設定がグレーアウトしたり勝手にテキスト形式になる原因と対策
- スマホ版Outlookで画像付きHTML署名を使うための裏技
- 相手にWinmail.datが届いてしまうトラブルの完全な解決策
OutlookのHTML形式変更と基本設定の手順
まずは基本となる、メール形式を「HTML形式」に変更するための具体的な手順を見ていきましょう。Outlookには「従来のOutlook（Classic）」や「新しいOutlook（New）」、さらにはMac版など複数のバージョンが存在し、それぞれ設定画面が微妙に異なります。ここでは、それぞれの環境に合わせた最適な設定方法を解説しますね。
デフォルト設定をHTML形式にする方法
日常的に使うメールを常にHTML形式で送りたい場合、毎回手動で切り替えるのは面倒ですよね。まずは、新規メールを作成する際の「デフォルト（初期設定）」をHTML形式に固定する方法をご紹介します。これが設定されていれば、色付けや太字、画像の挿入などがいつでも自由にできるようになります。
Classic Outlook (従来のWindows版) の場合
多くの企業で使われている従来のOutlookでは、以下の手順で設定を変更します。
- 画面左上の[ファイル]タブをクリックし、左側メニューから[オプション]を選びます。
- 「Outlookのオプション」という画面が開くので、左側の[メール]をクリックします。
- 「メッセージの作成」という項目のすぐ下にある「次の形式でメッセージを作成する」のリストから、HTML形式を選択してください。
- 最後に画面右下の[OK]ボタンを押して保存します。
ここがポイント
この設定をしておけば、新しく「新しいメール」ボタンを押したときは必ずHTML形式でウィンドウが開くようになります。ビジネスメールでは最も標準的な形式なので、基本的にはこの設定にしておくのがおすすめです。
New Outlook / Web版 (OWA) の場合
最近増えてきた「新しいOutlook」やブラウザで使うWeb版では、設定場所が少しシンプルになっています。
- 画面右上の[歯車アイコン (設定)]をクリックします。
- [メール] > [作成と返信] の順に進みます。
- 「メッセージ形式」という項目があるので、ここで[HTML形式]を選択して保存します。
もし、特定のメールだけ一時的に形式を変えたい場合は、メール作成画面のメニュー（「書式設定」タブや「…」オプション）から個別に切り替えることも可能です。
返信をHTML形式で行う際の設定
「新規メールはHTMLなのに、返信するときだけテキスト形式になってしまう」という悩み、実はこれが一番多い問い合わせかもしれません。これには明確な理由があります。
Outlookの仕様として、「返信メールの形式は、相手から送られてきたメールの形式に合わせる」というルールがあるんです。つまり、相手が「テキスト形式」でメールを送ってきた場合、こちらがいくらデフォルトをHTMLに設定していても、返信画面は自動的にテキスト形式になってしまいます。
注意点
テキスト形式のまま返信すると、自分が設定している「画像入りの署名」などが消えてしまったり、文字の装飾が無効になったりします。
これを防ぐための「常にHTMLで返信する」という設定スイッチは、残念ながら標準機能には存在しません。そのため、相手がテキスト形式で送ってきた場合は、返信画面を開いた後に手動で形式を変更する必要があります。
【返信時に手動でHTMLに変更する手順】
- 返信画面で[書式設定]タブをクリックします。（タブが見当たらない場合は、返信画面右上の[ポップアウト]ボタンを押して別ウィンドウで開くと表示されます）
- [形式]グループにある[HTML]を選択します。
少し手間に感じるかもしれませんが、現状ではこの「都度変更」が最も確実な方法ですね。
スマホ版でHTML形式の署名を使う裏技
外出先からスマホ（iPhoneやAndroid）のOutlookアプリで返信する際、「会社のロゴが入った署名が使えない」「文字だけの寂しい署名になってしまう」と困ったことはありませんか？実は、OutlookのモバイルアプリにはHTML署名を作成する機能が正式には搭載されていないんです。
しかし、あきらめるのはまだ早いです。ちょっとした裏技を使うことで、スマホからでもリッチなHTML署名を使うことが可能になります。
モバイルでHTML署名を使う手順（裏技）
- まず、パソコンのOutlookで、画像やリンクを含んだ完璧な署名を作成します。
- その署名が入ったメールを、自分自身のメールアドレス宛に送信します。
- スマホのOutlookアプリでそのメールを受信し、署名部分（画像やリンク含む）を全て選択して[コピー]します。
- スマホアプリの[設定] > [署名]を開き、既存のテキストを消して、先ほどコピーした内容を[ペースト]します。
この方法は、スマホのOSがクリップボードの情報をどう処理するかに依存するため、機種によっては画像の表示がうまくいかないこともありますが、多くのiPhoneユーザーなどで成功例が報告されています。ぜひ一度試してみてください。
Mac版でのHTML形式切り替え手順
MacでOutlookを使っている場合、Windows版とは操作感がかなり異なるため戸惑うことが多いですよね。特に最近のMac版Outlookは「Legacy（旧版）」と「New（新版）」が混在していて、さらにややこしくなっています。
Legacy Outlook for Mac の場合：
メール作成画面の[オプション]タブにあるトグルスイッチで、HTMLのオン/オフを簡単に切り替えられます。または、メニューバーの[書式]から切り替えることも可能です。
New Outlook for Mac の場合：
以前のバージョンではテキスト形式への切り替え機能自体が見当たらないことがありましたが、最新のアップデートでは改善されつつあります。作成画面のツールバーや「…」メニューの中に形式選択のオプションがないか探してみてください。
ここがポイント
どうしても機能が見つからない、あるいは使いにくい場合は、ヘルプメニューから「Revert to Legacy Outlook（従来のOutlookに戻す）」を選択して、安定している旧バージョンに戻して使うのも一つの賢い選択肢です。
New Outlookでの形式設定の違い
Windowsの「新しいOutlook (New Outlook)」は、見た目はシンプルで綺麗ですが、中身はWeb版のOutlookに近い作りになっています。そのため、従来のOutlook (Classic) で使えていた一部の高度な機能が使えなかったり、メニューの場所がガラッと変わっていたりします。
最大の違いは、後述する「リッチテキスト形式」という選択肢が存在しないことです。New Outlookでは「HTML」か「プレーンテキスト」の二択になります。これは、トラブルの元になる古い形式を排除しようというマイクロソフトの意図によるものでしょう。
| 機能/バージョン | Classic Outlook | New Outlook |
|---|---|---|
| 選択できる形式 | HTML / テキスト / リッチテキスト | HTML / テキスト |
| 設定の場所 | ファイル > オプション | 歯車アイコン > 設定 |
| COMアドイン | 使用可能 | 使用不可（Webアドインのみ） |
これからOutlookを使い始める方はNew Outlookで問題ありませんが、細かな挙動の違いには注意が必要です。
OutlookのHTML形式変更とトラブル対処法
ここからは、設定を変更しようとしてもできない場合や、意図しない挙動に悩まされている方へのトラブルシューティングを解説します。「なぜそうなるのか」という仕組みがわかれば、対処も怖くありません。
テキスト形式に勝手になる原因と対策
「さっきまでHTMLだったのに、書き始めたら勝手にテキスト形式になった！」という現象。これは主に以下の2つのケースで発生します。
1. テキスト形式のメールへの返信時
先ほど解説した通り、Outlookは元のメール形式を引き継ぎます。これはマナーとしての側面もありますが、HTMLで返信したい場合は手動で[書式設定]から変更するしかありません。
2. セキュリティ設定による強制変換
受信したメールがすべてテキスト形式で表示される場合、ご自身のOutlookのセキュリティ設定で「すべての標準メールをテキスト形式で表示する」にチェックが入っている可能性があります。
この設定を確認するには、[ファイル] > [オプション] > [トラストセンター] > [トラストセンターの設定] > [電子メールのセキュリティ]を見てみてください。ここのチェックを外すことで、HTMLメールが正しく表示されるようになります。
形式変更がグレーアウトする時の対処
いざ形式を変更しようと思ったら、「HTML」や「テキスト」のボタンがグレーアウト（灰色）になっていて押せないことがあります。これには意外な原因が隠れていることが多いです。
よくある原因：カーソルの位置
実は、カーソルが「件名」や「宛先」の欄にある状態だと、本文の書式設定は無効化されてグレーアウトすることがあります。一度、メールの本文入力エリアをクリックしてから、再度[書式設定]タブを確認してみてください。
それでも直らない場合は、会社全体のセキュリティポリシー（グループポリシー）でテキスト形式が強制されているか、あるいはInformation Rights Management (IRM) という機能で保護されたメールを編集しようとしている可能性があります。この場合は、システム管理者に相談する以外に変更する方法はありません。
Winmail.datを防ぐ形式設定の注意点
「メールを送ったら、相手から『winmail.datというファイルが添付されていて見れない』と言われた」…これはOutlookユーザーにとって最も恐ろしいトラブルの一つです。原因はズバリ、「リッチテキスト形式 (RTF)」を使っていることにあります。
リッチテキスト形式はOutlook同士でしか通用しない独自規格です。これを使ってGmailやYahoo!メールなど他のメールソフトを使っている相手に送信すると、本文や添付ファイルが「winmail.dat」というカプセルに閉じ込められてしまい、相手が開けなくなってしまうのです。
絶対やるべき対策
社外の人にメールを送る際は、絶対に「リッチテキスト形式」を使わないでください。「HTML形式」か「テキスト形式」であれば、この問題は起きません。
もし特定の相手だけにこの現象が起きるなら、その人の連絡先（アドレス帳）の設定が「Outlookリッチテキスト形式で送信する」に固定されていないか確認し、「Outlookに自動判別させる」に変更しておきましょう。
HTML形式が崩れる原因と回避策
一生懸命レイアウトしたHTMLメールが、相手側でぐちゃぐちゃに崩れて表示されることがあります。特に「outlook html形式 崩れる」と検索されることが多い悩みですね。
これは、Outlook（特にClassic版）がHTMLメールを作るときにMicrosoft Wordのエンジンを使っていることが大きな原因です。Wordで作った文書のように高度なことができる反面、生成されるHTMLコードが非常に複雑になってしまい、GmailやApple Mailなどの標準的なメールソフトでは正しく解釈できないことがあるのです。
回避策：
- あまり複雑なレイアウトや表組み（テーブル）を使わない。
- 画像の配置はシンプルにする（回り込みなどは避ける）。
- どうしても崩したくない重要な案内は、PDFファイルにして添付する。
「相手もOutlookを使っている」とわかっている場合以外は、シンプルなデザインを心がけるのが無難かなと思います。
受信メールがテキスト表示される場合
逆に、きれいなHTMLメールマガジンなどを受け取ったはずなのに、文字だけのテキスト形式で表示されてしまい、画像が全く見えないことがあります。これは先述した「トラストセンター」の設定以外にも、「迷惑メールフォルダ」に入っている場合に起こります。
Outlookはセキュリティのため、迷惑メールと判定したメールの画像やHTMLリンクを自動的に無効化します。もし必要なメールがテキスト表示されていたら、まずは「迷惑メールではない」として受信トレイに移動させるか、メッセージ上部の「画像をダウンロードするにはここをクリックします」というバーを押してみてください。
OutlookのHTML形式変更の総まとめ
Outlookの形式変更は、単に「見た目を変える」だけでなく、相手に確実に情報を伝えるための大切なマナーでもあります。最後に、今回ご紹介したポイントを振り返っておきましょう。
- 基本設定は[オプション]から「HTML形式」をデフォルトにしておくのがおすすめ。
- 返信時は相手の形式に引きずられるので、必要なら[書式設定]から手動でHTMLに戻す。
- スマホでのHTML署名は、PCで作ってコピペする裏技が有効。
- 「Winmail.dat」トラブルを防ぐため、社外への送信には「リッチテキスト形式」を絶対に使わない。
これらの設定や仕様を理解しておけば、もう「勝手に形式が変わる！」とイライラすることも減るはずです。用途に合わせて適切な形式を選び、快適なOutlookライフを送ってくださいね。
