Outlookは何メガまで送れる？添付ファイル容量制限と解決策

仕事でメールを作成していて、いざ送信しようとした瞬間にエラーが出て焦った経験はありませんか。特に画像や資料をたくさん添付したときに、Outlookはいったい何メガまで送れる設定になっているのか気になりますよね。iPhoneなどのスマホから送る場合や、相手がGmailを使っている場合など、状況によっても送れる容量が変わってくるので厄介です。会社の管理者によって制限解除されているケースもありますが、基本的にはどのくらいのサイズなら安全に届くのでしょうか。この記事では、皆さんが疑問に思うOutlookの添付ファイル容量に関する仕組みや、容量オーバーで送れないときの具体的な対処法について、私の経験を交えながらわかりやすく解説していきます。

• Outlookで送れる添付ファイルの実際のサイズと仕組み
• iPhoneアプリやWeb版など環境による制限の違い
• Gmailやキャリアメールなど相手の受信制限に関する知識
• 容量制限を回避して大容量ファイルを送るための具体的な方法

Outlookは何メガまで送れる？容量制限の実態

まずは、私たちが普段使っているOutlookが、実際にはどのくらいのファイルサイズまで許容しているのか、その基本的なルールを見ていきましょう。「20MBまで」と聞いていたのに送れなかったり、逆に大きなファイルが送れたりするのはなぜなのか、そのカラクリを解き明かします。

添付ファイルサイズとメール全体容量の差

「Outlookは20MBまで送れる」という話を聞いたことがあるかもしれません。でも、ここで一つ大きな落とし穴があります。それは、「添付ファイルのサイズ」と「メール全体のサイズ」は別物だということです。

実は、メールでファイルを送るとき、システムはファイルを「Base64」という形式に変換（エンコード）して送信します。この処理を行うと、元のファイルサイズよりもデータ量が約1.3倍（約33%〜37%増）に膨れ上がってしまうんです。

つまり、19MBのファイルを添付しようとすると、システム上では25MB近くになってしまい、「サイズオーバーです」と怒られてしまうわけですね。ギリギリを攻めるのではなく、余裕を持ったサイズに抑えるのが鉄則です。

iPhoneやWeb版Outlookの制限値

次に気をつけたいのが、使っているデバイスやアプリの種類による違いです。パソコンのOutlookソフトで送れたファイルが、出先からiPhoneで転送しようとしたらエラーになった、なんてことはありませんか？

特にスマホアプリ版のOutlookは、PC版よりも制限が厳しく設定されていることが多いです。出先でのトラブルを防ぐためにも、「スマホからは大容量ファイルは送れないかもしれない」と覚えておくと安心ですね。

Gmail等の受信制限とエラーの関係

「自分のOutlookは150MBまで送れる設定だから大丈夫！」と思っていても、相手に届かないことがあります。これは、メールは「送る側」と「受け取る側」の両方の制限をクリアしないと届かないという単純な理由からです。

例えば、相手がGmailを使っている場合、Gmailの受信制限は通常50MBまで（送信は25MB）です。また、Yahoo!メールなども25MBが上限です。さらに厳しいのが、携帯キャリアのメールアドレス（docomo、au、SoftBankなど）宛ての場合です。

結局のところ、自分の環境がいくら大容量に対応していても、ビジネスで一般的に安全に送れるラインは20MB〜25MBが限界と考えるのが無難でしょう。

2MBがマナー？ビジネスメールの常識

技術的に送れるかどうかとは別に、「ビジネスマナー」としての側面も無視できません。日本のビジネスシーンでは、長らく「添付ファイルは2MB、大きくても3MBまで」という暗黙のルールが存在してきました。

最近は回線も速くなり、メールボックスの容量も増えたので、そこまで神経質になる必要はないかもしれません。しかし、相手が外出先でスマホからメールチェックをしている場合、巨大な添付ファイルを開こうとしてパケット通信量を消費させてしまったり、ダウンロードに時間がかかってイライラさせてしまったりする可能性があります。

Outlookの設定で上限を確認する方法

「そもそも自分の会社のOutlookは何メガまで送れる設定になっているの？」と気になる方もいるでしょう。これは、ユーザー自身がOutlookのメニューから簡単に確認できるものではなく、基本的には会社のシステム管理者（Exchange管理者）が設定している値になります。

もしどうしても知りたい場合は、少し大きめのファイル（例えば30MBや50MBなど）を自分宛てに送信テストしてみるのが一番早いです。「添付ファイルのサイズがサーバーで許容されている最大サイズを超えています」というエラーメッセージが出れば、それが上限です。

正確な値を知りたい場合は、情シス部門の担当者に「メールの送信サイズ制限は何MBですか？」と聞いてみるのが確実ですね。

Outlookは何メガまで送れるか悩んだ時の解決策

制限の仕組みがわかったところで、次は「じゃあ、どうしても大きなファイルを送りたいときはどうすればいいの？」という実践的な解決策をご紹介します。無理に添付するよりも、ずっとスマートで安全な方法があります。

20MB以上のファイルを送る基本テクニック

20MBを超えるようなファイルを扱う場合、選択肢は大きく分けて3つあります。

• ファイルを分割して送る： 手間がかかり、相手も管理しにくいのであまりおすすめしません。
• ファイル自体を小さくする： 圧縮やPDF化など（後述します）。
• 外部のファイル転送サービスを使う： いわゆる「ファイル便」などですが、セキュリティポリシーで禁止されている会社も多いです。

これらの中で、最も現代的で推奨されるのが、次に紹介するMicrosoft 365の機能を活用した方法です。

制限解除の設定変更とレジストリのリスク

ネットで検索すると、「レジストリを書き換えてOutlookの添付ファイル制限を解除する方法」といった裏技のような情報が出てくることがあります。具体的には、Windowsのレジストリで MaximumAttachmentSize という値を変更する手法です。

しかし、これは個人的には全くおすすめしません。

会社のPCで勝手にレジストリをいじるのはリスクも高いので、この方法はそっとしておきましょう。

OneDriveリンク共有で大容量送信

これが現在のOutlookにおけるベストプラクティス（最良の方法）です。Outlookには、ファイルを「添付」する代わりに、OneDriveにアップロードしてその「リンク」を相手に送る機能が標準で備わっています。

やり方はとても簡単です。

1. メール作成画面で「ファイルの添付」をクリック。
2. ファイルを選んだ後、「OneDriveのリンクを共有」を選択（または「アップロードして共有」）。
3. メール本文にリンクが挿入されるので、そのまま送信。

この方法なら、相手の受信容量制限を気にする必要は一切ありません。数GBの動画データでも問題なく送れますし、誤送信した際も後からリンクのアクセス権を無効にできるのでセキュリティ面でも安心です。最近は「脱PPAP（パスワード付きZIP廃止）」の流れもあり、このリンク共有がビジネスの標準になりつつあります。

ファイル圧縮やPDF化で容量を減らす

クラウド共有が使えない（相手のセキュリティでリンクが開けないなど）場合の次善の策として、ファイルを物理的に小さくする方法があります。

ZIP圧縮の効果：

テキストデータ（CSVやログファイルなど）はZIP圧縮すると劇的に小さくなりますが、最近のOfficeファイル（.docx, .xlsx）や画像（.jpg）はすでに圧縮されている形式なので、ZIPにしてもほとんどサイズが変わりません。「とりあえず圧縮」は、あまり意味がないことも多いです。

PDFの軽量化：

高画質の資料をPDFにした場合、Acrobatなどのソフトにある「ファイルサイズを縮小」機能を使うと、見た目をほぼ保ったまま容量を半分以下にできることがあります。これは非常に有効な手段です。

Outlookは何メガまで送れるかの結論と推奨

最後に、Outlookの容量問題に関する結論をまとめます。

「何メガまで送れるか」を気にしてギリギリを攻めるよりも、「どうすれば相手がストレスなく受け取れるか」を考えるのが、デキるビジネスパーソンのメール術かなと思います。ぜひ、明日からのメール作成に役立ててみてください。