Outlookを使っていると、メールを選択しただけで勝手に既読になってしまい、後で返信しようと思っていた重要なメールを見逃してしまったという経験はありませんか。私自身も、未読のままにしておきたかったメールが意図せず既読ステータスに変わってしまい、タスク管理がうまくいかずに困ったことが何度もあります。Outlookを既読にしない設定や自動で既読にならないようにする設定を探して、閲覧ウィンドウに表示しただけで既読にしないようにする設定を試行錯誤した結果、ようやく自分に合った運用方法を見つけることができました。今回は、WindowsやMac、そしてスマホアプリでの設定や回避策について、私が調べた内容を分かりやすく共有したいと思います。
- 閲覧ウィンドウでメールを見ても既読にならないようにする具体的な設定手順
- 新しいOutlookやMac版など環境ごとの既読管理の違いと設定方法
- スマホ版Outlookアプリで勝手に既読になる問題を回避するスワイプ活用術
- ショートカットキーや条件付き書式を使って未読メールを見逃さないテクニック
Outlookを勝手に既読にしないPC設定の全手順
まずは、パソコンでOutlookを使っている場合の「既読にしない」設定について詳しく見ていきましょう。Windowsの従来のアプリ、新しいOutlook、そしてMac版とでは、設定画面や挙動が少しずつ違います。「気がついたら既読になっていた」という事故を防ぐために、それぞれの環境に合わせた最適な設定を行うことが大切ですね。
閲覧ウィンドウで自動的に既読にしない設定
従来のWindows版Outlook（Classic Outlook）を使っている場合、デフォルトの設定では閲覧ウィンドウでメールを表示したり、別のメールに移動したりした瞬間に「既読」になるようになっています。これを防ぐには、少し深い階層にある設定を変更する必要があります。
具体的には、「ファイル」タブから「オプション」を開き、「詳細設定」の中にある「閲覧ウィンドウ」というボタンを探してください。ここが既読管理の心臓部です。
- 「閲覧ウィンドウでの表示が終わったら開封済みにする」のチェックを外す
- 「閲覧ウィンドウで表示するアイテムを開封済みにする」のチェックを外す
この2つのチェックを外すことで、閲覧ウィンドウでメールを読んでも、次のメールに移動しても、ステータスは「未読」のまま維持されます。メールをダブルクリックして別ウィンドウで開くか、手動で操作しない限り既読にならなくなるので、タスクの管理漏れが激減するかなと思います。
もし「ずっと未読のままも困るけれど、一瞬見ただけで既読になるのは嫌だ」という場合は、「閲覧ウィンドウで表示するアイテムを開封済みにする」だけにチェックを入れ、秒数を「5秒」や「30秒」に設定するのもアリです。これで、じっくり読んだメールだけが既読になるよう調整できますよ。
新しいOutlookで既読になるのを防ぐ
最近増えてきた「New Outlook（新しいOutlook）」やWeb版のOutlookを使っている方も多いですよね。こちらの設定画面は従来版よりもモダンで分かりやすくなっていますが、項目の場所が違うので注意が必要です。
画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックし、「メール」＞「メッセージの取り扱い」へと進んでください。ここに「既読にする」というセクションがあります。
ここで選ぶべき選択肢は、ズバリ「自動的に開封済みにしない」です。
これを選択しておけば、閲覧ウィンドウでどのような操作をしても、勝手に既読になることはありません。手動で既読にするまで未読バッジが残るので、タスク管理リストとしてメールボックスを使っている私のようなタイプには、この設定が一番しっくりくる設定ですね。
Mac版Outlookで既読にしない方法
Macユーザーの場合、Windowsとはメニュー構成だけでなく、ショートカットキーなども異なるため、少し混乱しやすいポイントかもしれません。特に「New Outlook for Mac」を使用している場合は、Mac特有の言い回しに注目してください。
メニューバーの「Outlook」から「設定（または環境設定）」を開き、「閲覧」を選択します。ここで既読のタイミングを制御できるのですが、Mac版には「別のウィンドウで表示されたときのみ」という非常に分かりやすい選択肢が用意されています。
「既読にする」の設定で「別のウィンドウで表示されたときのみ」を選択しましょう。これで、プレビュー画面で見るだけなら未読の状態をキープできます。
ちなみに、古いバージョンのLegacy Outlook for Macを使っていると、閲覧ウィンドウの設定が再起動後にリセットされてしまうというバグのような挙動も報告されているようです。もし設定がうまくいかない場合は、アプリのアップデートやNew Outlookへの切り替えを検討してみても良いかもしれません。
閲覧ウィンドウを無効化する際の注意点
「そもそも閲覧ウィンドウがあるから勝手に既読になってしまうのでは？」と考え、閲覧ウィンドウ自体を非表示（オフ）にしようとする方もいらっしゃるかと思います。確かにそれも一つの手ですが、最近のOutlook（特にWeb版やNew Outlook）では、これが少し使いにくい場合があります。
閲覧ウィンドウをオフにするつもりで設定を変えると、「フィルスクリーン」というモードになり、メールをクリックした瞬間に画面全体が切り替わってしまうことがあります。これだと一覧性が失われますし、開く動作によって結局既読になってしまうケースもあるんです。
個人的には、閲覧ウィンドウを消して使い勝手を犠牲にするよりも、前述した「自動的に既読にしない」設定を正しく適用する方が、一覧を見ながらサクサク確認できてストレスが少ないかなと感じています。
設定が勝手に戻る場合の対処法
「せっかく設定したのに、翌日見たら元に戻っていた…」なんてことがあったらガッカリですよね。実はこれ、Outlookの「クラウド設定同期」機能が悪さをしている可能性があります。
複数のPCを使っている場合、ある端末の設定が別の端末に上書きされてしまうことがあるんです。これを防ぐには、Windows版の場合、「ファイル」＞「オプション」＞「全般」にある「Outlookの設定をクラウドに保存する」のチェックを外すことをおすすめします。
これで設定がローカル（そのパソコンだけ）に固定されるので、勝手にデフォルトに戻る現象を食い止められる可能性が高まります。
Outlookを既読にしないスマホ運用と時短技
外出先でスマホからメールチェックをするのも日常茶飯事ですが、実はスマホ版Outlookアプリには、PC版のような細かい「既読制御設定」が存在しないことをご存知でしょうか。ここでは、そんなスマホ環境での回避策や、PC操作を爆速にするテクニックをご紹介します。
iPhoneなどスマホで自動既読は防げるか
残念ながら、現時点でのOutlookモバイルアプリ（iOS/Android）には、「メールを開いても既読にしない」という設定項目自体が存在しません。
メールをタップして中身を表示した瞬間、サーバーに「既読」という情報が送られてしまいます。「最初の数行だけ読んで、後でPCでじっくり返信しよう」と思っていたのに、既読になってしまったせいで対応を忘れてしまった…という失敗は、私も何度も経験しました。
アプリを開かずに、スマホの通知センターでメールの冒頭を確認すれば、既読にはなりません。まずは通知で内容をチラ見して、重要度を判断するのが第一の防衛策です。
アプリで即座に未読へ戻すスワイプ設定
設定で防げない以上、運用でカバーするしかありません。私が実践している最も効率的な方法は、「スワイプアクション」のカスタマイズです。
Outlookアプリの設定から「スワイプオプション」を開き、右（または左）にスワイプした時の動作を「既読/未読にする」に割り当ててみてください。
- メールを開いて内容を確認する（この時点で既読になる）。
- 一覧画面に戻る。
- そのメールをサッとスワイプして「未読」に戻す。
この「読んで、戻って、スワイプ」という一連の流れを手癖にしてしまえば、実質的に「未読のままキープ」しているのと同じ状態で管理できます。最初は面倒に感じるかもしれませんが、慣れると数秒で終わる操作なのでおすすめですよ。
ショートカットキーで既読管理を高速化
マウスでちまちま右クリックして「未読にする」を選ぶのは時間がかかりますよね。キーボードショートカットを覚えれば、既読管理のスピードは劇的に上がります。
| 機能 | Windows (Classic/New) | Mac |
|---|---|---|
| 既読にする | Ctrl + Q | Command + T |
| 未読にする | Ctrl + U | Shift + Command + T |
特にMacユーザーの方は注意が必要です。ブラウザなどでよく使う「Command + T」は新しいタブを開く操作ですが、Outlookでは「既読にする」操作になります。Windowsの「Ctrl + Q」とは全然違うキーなので、ここを混同しないようにするのがポイントです。
未読メールの色を変更して強調する技
「既読にしない」だけでなく、「未読メールをもっと目立たせたい」と思ったことはありませんか？Classic Outlookなら、「条件付き書式」を使って未読メールのフォント色を赤にしたり、サイズを大きくしたりすることができます。
「表示」タブ＞「ビューの設定」＞「条件付き書式」と進み、「未読メッセージ」のフォント設定を変更するだけです。私は未読メールを鮮やかな色に設定しているのですが、これだけで「処理しなきゃ！」という意識が働くので、タスクの見落とし防止にかなり役立っています。
ただし、New Outlookではこのカスタマイズ機能が制限されている場合があるので、Classic版を使っている方特有の特権テクニックと言えるかもしれません。
一括で既読や未読にする操作方法
溜まってしまったメールを一気に整理したい時もありますよね。フォルダ内のメールを全て選択するには「Ctrl + A（MacならCommand + A）」を押し、その状態で先ほどのショートカットキー（Ctrl + Q / Ctrl + U）を使えば、一瞬でステータスを一括変更できます。
「とりあえず全部既読にしてリセットしたい！」という時や、「やっぱりこの日の分は全部あとで確認したいから未読に戻そう」という時に便利ですので、ぜひ活用してみてください。
Outlookを既読にしない設定の総まとめ
今回は「Outlook 既読にしない」をテーマに、各デバイスでの設定方法や運用テクニックをご紹介しました。最後に要点を振り返っておきましょう。
- Windows (Classic): オプションの「閲覧ウィンドウ」設定で、自動既読のチェックを2つとも外すのが鉄則。
- New Outlook / Web: 設定から「自動的に開封済みにしない」を選ぶだけでOK。
- Mac: 「別のウィンドウで表示されたときのみ」既読にする設定を活用する。
- スマホアプリ: 自動既読は防げないので、スワイプ設定で「即未読」に戻すクセをつける。
メールは日々の業務の基本ツールだからこそ、自分のペースで「既読」をコントロールできると、精神的にもかなり楽になるかなと思います。ぜひ、ご自身の環境に合わせた設定を見直してみてくださいね。
