OutlookのToDoリスト使い方！タスク管理を完全攻略

毎日の業務でOutlookを使っていると、メールの対応だけで手一杯になってしまうことってありますよね。OutlookのToDoの使い方や共有方法に関する疑問、あるいはToDoバーが表示されない場合の対処法でお悩みではありませんか？またスマホアプリやGoogleカレンダーと連携して効率的に管理したいという方も多いはずです。実は私も以前はタスク管理が苦手で、大事なメールを見落としそうになった経験が何度もあります。でも、Outlookの標準機能をしっかり使いこなせるようになってからは、うっかりミスが驚くほど減りました。この記事では、初心者の方でもすぐに実践できる基本的な操作から、ちょっと便利な応用テクニックまでを分かりやすく解説していきます。

• タスクの登録や期限設定などの基本的な操作方法
• ToDoバーが表示されない時の対処法と画面の整理術
• メールをドラッグ＆ドロップで即座にタスク化する時短技
• スマホアプリや他ツールと連携してどこでも確認する方法

初心者向けOutlookのToDoの使い方

まずは、Outlookでタスク管理を始めるための基本的な操作から見ていきましょう。機能がたくさんあって難しそうに見えるかもしれませんが、実はやることはとてもシンプルなんです。「今日やるべきこと」を整理するだけで、仕事の効率がぐっと上がりますよ。

タスクの登録手順と期限設定

Outlookでタスク管理をする第一歩は、タスクを登録することから始まります。画面左下（または左側）にあるクリップボードのようなアイコンをクリックして「タスク」画面に切り替えましょう。

基本的には、画面上部にある「新しいタスク」をクリックして、件名を入力するだけでOKです。ここで個人的に一番大事だなと思うのが、期限の設定です。

タスクを作成する画面には「開始日」と「期限」を設定する項目があります。ここを空欄のままにしておくと、いつやるべき作業なのかが曖昧になってしまい、結局リストの底に埋もれてしまうんですよね。私はいつも、タスクを作ると同時に「いつまでにやるか」を必ず入力するようにしています。

重要なToDoリストの作成方法

仕事をしていると、「絶対に今日中に終わらせないといけない仕事」と「明日でもいい仕事」が出てきますよね。すべてのタスクが同じように並んでいると、どれから手をつければいいのか迷ってしまいます。

そんな時に便利なのが、「重要度」の設定です。タスク作成画面のリボンメニューに「重要度：高」というボタンがあるので、これをクリックしてみてください。リスト上で赤いビックリマーク（！）が付くので、パッと見ただけで優先すべきタスクが判別できるようになります。

また、タスク一覧の画面で「進捗状況」を管理するのもおすすめです。「未開始」「進行中」「待機中」といったステータスを変更できるので、自分の作業がどこまで進んでいるのかを客観的に把握できるんです。

完了したタスクの非表示設定

タスクをこなしていくと、完了した項目がリストに残り続けて邪魔に感じることがあるかもしれません。達成感はあるのですが、これからやるべき作業が埋もれてしまっては本末転倒ですよね。

そんな時は、ビューの設定を変更して、完了したタスクを非表示にしてしまいましょう。

「表示」タブの中に「ビューの変更」というメニューがあります。ここから「詳細」や「アクティブ」などを選ぶことで、表示形式を切り替えることができます。完了したタスクを自動的に隠したい場合は、フィルター設定を活用するのがスムーズです。

ToDoバーが表示されない場合

これ、意外とよくあるトラブルなんですが、「メール画面の右端にあったはずのToDoバー（タスクリスト）が消えてしまった！」という経験はありませんか？私もアップデートのタイミングなどで設定が変わってしまい、焦ったことがあります。

ToDoバーが表示されない場合は、以下の手順を試してみてください。

メール画面の上部にある「表示」タブをクリックし、「ToDoバー」という項目を探します。そこで「タスク」を選択すれば、画面の右側に再びリストが表示されるはずです。カレンダーや予定表と一緒に表示させておくと、メールチェックをしながらその日のタスクも確認できるので非常に便利ですね。

アラーム通知で抜け漏れ防止

「期限は設定したのに、忙しくてリストを見るのを忘れていた…」なんて失敗を防ぐために、私が必ず設定しているのがアラーム通知です。

タスク作成画面にある「アラーム」のチェックボックスをオンにして、通知してほしい日時を指定するだけです。指定した時間になるとポップアップウィンドウで知らせてくれるので、作業に集中していても「あ、これやらなきゃ！」と思い出すことができます。

OutlookのToDoの使い方の応用術

基本操作に慣れてきたら、次はもう少し踏み込んだ便利な使い方を試してみましょう。Outlookは単なるメールソフトではなく、スケジュールやタスクを一元管理できる強力なツールです。ここからの機能を使いこなせれば、業務効率が格段にアップするはずです。

ドラッグでメールをタスク化

私がOutlookを使っていて「これは神機能だ！」と感動したのが、メールを直接タスク化する方法です。

例えば、「来週までに資料を提出してください」というメールが届いたとします。そのメールを、画面左下の「タスク」アイコンの上にドラッグ＆ドロップしてみてください。なんと、そのメールの内容がそのまま新しいタスクとして作成されるんです。

いちいち件名や内容をコピペする必要がないので、メールチェックの流れで「後でやる仕事」を次々とリスト化できます。これを知ってからは、メールの返信忘れが劇的に減りました。

メンバーとタスクを共有する

自分だけのタスク管理だけでなく、チームメンバーに仕事を依頼したい時にもOutlookは役立ちます。「タスクの依頼」機能を使えば、相手にタスクを送信し、進捗状況を共有することが可能です。

新しいタスクを作成する画面で「タスクの依頼」ボタンをクリックし、宛先に相手のメールアドレスを入力して送信します。相手がそのタスクを承諾すると、自分のタスクリストにも相手の進捗が反映される仕組みです。

スマホアプリで同期して管理

外出先や移動中に「あ、あれやるの忘れてた！」と思い出した時、すぐにタスクを追加したいですよね。そんな時は、Microsoftが提供している「Microsoft To Do」というスマホアプリを使うのが一番です。

実はOutlookのタスク機能は、この「Microsoft To Do」アプリと完全に同期します。同じMicrosoftアカウントでログインすれば、PCのOutlookで登録したタスクをスマホで確認したり、逆にスマホから追加したタスクをPCで確認したりできます。

シンプルで使いやすいアプリなので、まだ使っていない方はぜひインストールしてみてください。PCを開けない環境でもタスク管理ができるのは、精神的にもかなり楽になりますよ。

Googleカレンダーと連携

プライベートではGoogleカレンダーを使っている、という方も多いのではないでしょうか。Outlookの予定やタスクをGoogleカレンダーでも確認できれば便利ですよね。

完全にリアルタイムで双方向同期をするのは少し設定が複雑だったり、サードパーティ製のツールが必要だったりするのですが、簡易的な連携なら可能です。Outlookのカレンダー設定からiCal形式のURLを取得し、それをGoogleカレンダーの「URLで追加」機能に登録することで、Outlookの予定を表示させることができます。

ただ、タスクそのものをGoogleカレンダーの「ToDoリスト」と直接同期させるのは標準機能では難しい場合が多いです。その場合は、先ほどのMicrosoft To Doアプリなどを活用して、スマホ上でウィジェットを並べて管理するのが現実的かなと思います。

Teams内でのタスク管理

最近は社内の連絡をMicrosoft Teamsで行っている会社も増えていますよね。実はTeamsの中にも「Tasks by Planner and To Do」というアプリがあり、これを使うとOutlookのタスクをTeams上で管理できるようになります。

Teamsの左側メニューにある「…（三点リーダー）」からアプリを追加するだけで、自分の個人タスク（Outlook由来）と、チームのタスク（Planner由来）をひとつの画面でまとめて見ることができます。

チャットしながら「あ、これタスクにしとこう」と思った時に、画面を切り替えずに登録できるので、Teamsメインで仕事をしている方には相性抜群の機能です。

OutlookのToDoの使い方まとめ

ここまで、OutlookのToDo機能の基本的な使い方から便利な連携技までをご紹介してきました。機能が多すぎて最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、まずは「期限を設定する」「メールをドラッグしてタスク化する」という2点から始めてみるだけでも、仕事の抜け漏れは確実に減らせるはずです。

私も最初はメモ帳での管理から抜け出せませんでしたが、一度Outlookで一元管理する快適さを知ってからは手放せなくなりました。ぜひ、ご自身の働き方に合った設定を見つけて、快適なタスク管理ライフを送ってくださいね。