Outlookエンコード設定で文字化け解消！送受信の対策ガイド

大切なメールを開いたら文字の羅列が表示されて読めない、あるいは送信した相手から文字がおかしいと連絡が来て焦ってしまった経験はありませんか。Outlookでのエンコード設定や文字化けに関するトラブルは、多くのユーザーが一度は直面する悩みです。特に最近は新しいOutlookやスマホ版など環境が多様化しており、設定の変更方法がわからず困っている方も多いのではないでしょうか。この記事では、Outlookのエンコード設定を見直して文字化けを解消する方法や、送信時のトラブルを防ぐための正しい設定について、私自身の経験も交えながらわかりやすく解説していきます。

• 受信メールが文字化けした際の一時的な修復手順
• 新しいOutlookやMac版でエンコード変更ができない理由と対処
• 送信相手に迷惑をかけないためのUTF-8固定設定の方法
• Winmail.datや署名、CSVファイルの文字化け対策

## Outlookのエンコード設定で文字化けを修復

まずは、目の前にある「読めないメール」をどうにかして読むための方法から見ていきましょう。Outlookのバージョンによってできることとできないことがはっきり分かれているので、お使いの環境に合わせて試してみてくださいね。

### 受信メールの文字化けを直す手順

従来からあるWindows版のOutlook（Classic Outlookなどと呼ばれます）を使っているなら、手動でエンコードを変更して直せる可能性が高いです。これ、意外と知られていないんですが、閲覧ウィンドウ（プレビュー画面）のままだとメニューが出てこないことがあるんですよね。

具体的な手順は以下の通りです。

1. まず、文字化けしているメールをダブルクリックして、別ウィンドウで開きます。
2. 上部のリボンメニューにある「メッセージ」タブの中から、「移動」グループにある「アクション」（その他のアクション）をクリックします。
3. メニューの中から「エンコード」にマウスポインタを合わせます。
4. 「日本語（自動選択）」や「Unicode（UTF-8）」、「日本語（シフトJIS）」などを順番にクリックして、正しく読めるものを探します。

### New Outlookで変更できない時の対処

最近Windowsの標準になりつつある「新しいOutlook（New Outlook）」に切り替えた方、設定メニューを探して途方に暮れていませんか。実は、New Outlookには現在、手動でエンコードを変更するメニューが存在しないようなんです。

「えっ、じゃあどうすればいいの？」と思いますよね。今のところ最も確実な回避策は、Webブラウザ版のOutlookを使うことです。

もし頻繁に仕事で困るようなら、右上のスイッチをオフにして、一時的に以前のClassic Outlookに戻すのも一つの手かなと思います。

### Mac版Outlookでの文字化け解消法

Macを使っている方も、状況はWindowsと似ています。以前の「Legacy Outlook」モードであれば、メニューバーの「メッセージ」＞「テキストのエンコード」から変更が可能です。

しかし、新しいデザインのOutlook for Macでは、この変更メニューが見当たりません。Macで文字化けメールを受信してしまった場合は、以下の方法を試してみてください。

• レガシーモードに戻す： 「Outlook」メニューから「新しいOutlook」のチェックを外して旧バージョンに戻し、エンコードを変更して読む。
• Web版を使う： Windows同様、ブラウザ経由でアクセスして確認する。

Macの場合、特にフランス語などアクセント記号が含まれるメールが、別の言語（中国語など）として誤認されるケースもあるようです。ちょっと厄介ですよね。

### iPhoneやスマホでの文字化け対策

出先でiPhoneやAndroidのOutlookアプリからメールを確認すること、多いですよね。でも、モバイルアプリ版はパソコン版以上に設定項目がシンプルで、ユーザー側でエンコードをいじる機能はほぼありません。

もしスマホで文字化けして読めない重要なメールがあった場合は、諦めてパソコン（特にWebブラウザ版）で確認するのが一番の近道です。

### Winmail.datファイルの回避設定

文字化けとは少し違いますが、「添付ファイルが消えて winmail.dat という謎のファイルになっている」という現象も、Outlook特有のエンコード設定が絡んでいます。これはOutlookが「リッチテキスト形式（TNEF）」という独自形式で送ってしまうことが原因です。

相手に迷惑をかけないために、以下の設定を見直しておきましょう。

• 「ファイル」＞「オプション」＞「メール」を開く。
• 「メッセージの作成」欄で、形式を「HTML形式」または「テキスト形式」にする。
• その下にある「インターネットの受信者にリッチテキスト形式のメッセージを送信するとき」の設定を、「HTML形式に変換」に変更する。

これで、GmailやiPhoneを使っている相手にも、普通にメールや添付ファイルが届くようになりますよ。

## Outlookのエンコード設定による送信対策

ここまでは「届いたメール」の話でしたが、もっと怖いのは「自分が送ったメールが相手先で文字化けしている」パターンですよね。ビジネスだと信用問題にもなりかねません。ここでは、トラブルを未然に防ぐための送信設定について解説します。

### 送信エンコードをUTF-8に固定

昔の日本のメール環境では「JISコード（ISO-2022-JP）」が標準でしたが、今は世界的に「UTF-8」が主流です。スマホや海外のメールソフトとも相性が良いので、基本的には送信エンコードをUTF-8に固定してしまうのがおすすめです。

Classic Outlookでの設定手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」＞「オプション」＞「詳細設定」を開きます。
2. ずっと下の方にスクロールして、「文字設定オプション」という項目を探します。
3. 「送信メッセージで優先使用するエンコード方法」のリストから、「Unicode (UTF-8)」を選択します。

これで、Outlookが送信時に迷わずUTF-8を使ってくれるようになります。

### 自動選択をオフにする推奨設定

先ほどの「文字設定オプション」の中に、もう一つ重要なチェックボックスがあります。「送信メッセージのエンコードを自動選択する」という項目です。

これを「オン」にしていると、Outlookが気を利かせて「このメールならシフトJISがいいかな？」などと判断するんですが、この自動判定がたまに誤作動を起こして文字化けの原因になります。個人的には、このチェックは「オフ」にしておくことを強くおすすめします。

### 署名が文字化けする場合の解決策

「メール本文は大丈夫なのに、なぜか署名の部分だけ文字化けする」という不思議な現象に遭遇したことはありませんか。これもOutlookの「ローミング署名（クラウド同期機能）」などが悪さをしているケースがあります。

特に、PCを変えたりOutlookを再インストールした直後に起きやすいようです。手っ取り早い解決策としては、署名を一度削除して、作り直してみるのが有効です。それでも直らない場合は、署名の作成画面で特殊な文字（環境依存文字など）を使っていないか確認してみてください。

### CSVインポート時の文字コード指定

仕事で連絡先リストなどをCSVファイルでやり取りする際も、文字化けの定番ポイントですね。Excelで普通に保存したCSVは「シフトJIS」になることが多いのですが、最近のOutlookやWebサービスは「UTF-8」を期待していることがあります。

インポートして文字化けしてしまったら、以下の手順でCSVファイルを保存し直してみてください。

1. CSVファイルを「メモ帳」で開く。
2. 「名前を付けて保存」を選ぶ。
3. 保存ボタンの横にある「文字コード」や「エンコード」の欄を「UTF-8（BOM付き）」に変更して保存する。

このひと手間で、Outlookが正しく文字を認識してくれるようになります。

### Outlookのエンコード設定の総まとめ

Outlookのエンコード設定について、受信側と送信側、それぞれの対策を見てきました。技術的な話もあって少し難しかったかもしれませんが、要点を整理すると以下のようになります。

今はメール環境の過渡期で、古い規格と新しい規格が混在しているため、どうしても文字化けは発生してしまいます。でも、「UTF-8にする」「困ったらWeb版を見る」という基本を覚えておけば、いざという時に慌てずに済みますよ。快適なメール環境を整えて、ストレスなくコミュニケーションしていきましょう。