Outlookでグループアドレスを追加！スマホや作成手順を解説

仕事でメールを使っていると、毎回同じメンバーに送信するために一人ひとりのアドレスを入力するのが面倒に感じることってありますよね。そんな時に便利なのが、複数の連絡先をまとめて管理できるグループ機能です。ただ、実際にOutlookでグループアドレスを追加しようとすると、新しいOutlookと従来の画面で操作が違ったり、スマホやiPhoneのアプリからだとうまく作成できないといった壁にぶつかることがよくあります。また、共有メールボックスやMicrosoft 365グループなど似たような名前の機能が多くて、どれを選べばいいのか迷ってしまうこともあるかもしれません。さらに、せっかく作ったのにアドレス帳に表示されない、編集や削除の方法がわからないといったトラブルも意外と多いものです。

個人の連絡先リストと組織的なグループの違いがスッキリ理解できる
PCのバージョンごとに異なるグループアドレスの作成手順がわかる
スマホアプリからは直接作成できない問題を解決する裏技を知れる
作成したグループが表示されない時の具体的な対処法を学べる

Outlookでグループアドレスを追加する手順と種類の違い
スマホ版Outlookでグループアドレスを追加する裏技

Outlookでグループアドレスを追加する手順と種類の違い

Outlookには「グループ」と呼ばれる機能がいくつかあり、それぞれ役割が全く異なります。まずは自分がやりたいことがどの機能で実現できるのかを整理した上で、バージョンごとの具体的な作成手順を見ていきましょう。ここを間違えると、意図しない相手にメールが届いてしまったり、後から管理が大変になったりするので注意が必要です。

目的別に見る共有機能と使い分け

Outlookで複数の人にメールを送りたい場合、主に3つの選択肢があります。これらは名前が似ていますが、データが保存される場所やできることが大きく異なります。私が普段使い分ける時の基準をまとめてみました。

機能名	主な用途	特徴
連絡先リスト（旧：連絡先グループ）	自分だけの宛先リスト	個人のOutlookに保存されます。BCCでの一斉送信などに便利で、他の人からは見えません。手軽に作成できるのがメリットです。
Microsoft 365 グループ	チームでの共同作業	組織全体で管理されるグループです。メールだけでなく、ファイル共有やTeamsとも連携します。メンバー全員が見えるため、プロジェクト進行に向いています。
共有メールボックス	窓口対応（info@など）	複数人で1つの受信トレイを管理します。一斉送信というよりは、問い合わせ対応などで使われます。

もしあなたが「自分の手間を減らすために、よく送るメンバーをまとめたい」と考えているなら、選ぶべきは「連絡先リスト（連絡先グループ）」です。今回はこの機能を中心に解説していきますね。

New Outlookでのリスト作成方法

最近、画面右上のスイッチで切り替えられる「新しいOutlook（New Outlook）」を使っている方も増えてきましたよね。このバージョンでは、以前の「連絡先グループ」という名前ではなく「連絡先リスト」という名称に変わっています。作成手順は以下の通りです。

New Outlookでの作成ステップ

左側のナビゲーションバーにある「連絡先（People）」アイコンをクリックします。
「新しい連絡先」ボタンの右にある小さな矢印（v）をクリックし、「新しい連絡先リスト」を選択します。
リスト名（例：プロジェクトAチーム）を入力します。
メールアドレスを追加します。名前を入力して検索するか、直接アドレスを打ち込みます。
最後に「作成」ボタンを押して完了です。

この画面はとてもシンプルで迷うことは少ないはずです。作成したリストはクラウド上に保存されるので、PCを買い替えても消えることはありません。

注意点：

New Outlookでは、従来のローカルデータ（PSTファイル）に保存されていた古い連絡先グループが引き継がれないことがあります。もし移行後にグループが消えてしまった場合は、再作成が必要になるケースが多いですね。

従来の画面で一斉送信リストを作る

多くの企業ではまだ、機能が豊富な「従来のOutlook（Classic Outlook）」を使っていることも多いと思います。こちらでは、より細かい設定が可能です。

まずは画面左下の連絡先アイコンをクリックし、ホームタブにある「新しい連絡先グループ」を選択します（「新しい連絡先」ではないので注意してくださいね）。

グループ名の入力画面が開いたら、「メンバーの追加」ボタンを押します。ここがポイントなのですが、以下の3つから選べます。

Outlookの連絡先から：自分が登録している個人アドレスから選ぶ
アドレス帳から：会社の社員名簿（グローバルアドレス一覧）から選ぶ
新しい電子メールの連絡先：その場で手入力する

必要なメンバーを選んで「メンバー」欄に追加し、最後に「保存して閉じる」を押せば完了です。次回からメール作成画面の宛先にグループ名を入力すると、登録したメンバー全員が展開されるようになります。

Mac版での作成とBcc設定のコツ

Macを使っている場合、Windows版とは少し画面の雰囲気が違いますよね。Mac版Outlookでも手順は基本的に同じで、ナビゲーションバーから「People」を選び、「新しい連絡先リスト」を作成します。

私がMac版を使っていて「これは便利だな」と感じるのが、プライバシー保護機能です。作成画面に「メンバー情報を隠すためにBccを使用する」というチェックボックスがあるんです。

BCC機能のメリット

このチェックを入れておくと、そのリスト宛にメールを送った際、自動的に受信者のアドレスが隠されます。「一斉送信したいけど、お互いのアドレスが見えるのはマズイ」というシーン、結構ありますよね。Windows版だと手動でBCC欄に入れる必要がありますが、Mac版ならリスト側の設定でミスを防げるので安心です。

メンバーの追加やインポート手順

「1人ずつ追加するのは面倒くさい…」と思いますよね。特に数十人のリストを作る時は大変です。そんな時に私がよくやる時短テクニックがあります。

実は、Excelなどで管理している名簿データからコピー＆ペーストで一括登録ができるんです。Classic Outlookの場合、「メンバーの追加」画面を開いた状態で、Excel上のメールアドレス列をコピーし、Outlookの「メンバー」欄にそのまま貼り付けるだけでOKです。Outlookが自動的にアドレスを認識してくれます。

既存のグループにメンバーを追加したい場合も、グループを開いて「メンバーの追加」から同様に行えます。逆にメンバーを削除したい場合は、リスト内の名前を選択して「メンバーの削除」を押すだけです。定期的にメンテナンスをして、古いアドレスが残らないようにしたいですね。

スマホ版Outlookでグループアドレスを追加する裏技

さて、ここからが一番の悩みどころかもしれません。「出先からスマホでパッとグループを作ってメールしたい」と思うことは多いですが、実はOutlookのモバイルアプリには大きな壁があります。

スマホアプリで作成できない理由

結論から言うと、iPhoneやAndroidのOutlookアプリからは、個人の「連絡先グループ（リスト）」を作成・編集することができません。

これはアプリの不具合ではなく、技術的な仕様によるものです。スマホアプリがデータを同期する仕組み（Exchange ActiveSyncなど）が、この個人用グループ機能に完全には対応していないためです。「アプリの中を探し回ったけど見つからない！」という経験をした方もいるかもしれませんが、機能自体が搭載されていないのが現状なんですね。