Outlookスケジュール非公開設定！相手からの見え方も解説

職場でOutlookの予定表を共有していると、どうしても同僚や上司に見られたくないスケジュールってありますよね。個人的な通院やプライベートな用事など、時間は確保したいけれど内容は伏せたい場面は意外と多いものです。そこで活用したいのがスケジュールの非公開設定ですが、いざ使うとなると相手からの見え方はどうなるのか、iPhoneやAndroidなどのスマホアプリでも設定できるのか、あるいはTeamsで画面共有した時にバレないかなど、不安や疑問も出てくるかと思います。また、一度設定した非公開を解除する方法や、デフォルトで最初から非公開にする手順も知っておくと便利です。この記事では、私が実際に試してみた経験をもとに、Outlookで予定を他人に見せないためのテクニックと注意点をわかりやすく解説します。

Outlookのスケジュールを非公開にする設定方法

まずは基本となる設定方法から見ていきましょう。普段お使いのパソコンやスマートフォンなど、デバイスによって少し操作が異なる部分がありますので、それぞれの環境に合わせてチェックしてみてくださいね。

PC版Outlookで非公開設定を行う手順

会社のパソコンでOutlook（デスクトップアプリ版）を使っている場合、設定はとてもシンプルです。予定を作成する画面、もしくは既に作成した予定を開いた状態で、リボンメニュー（画面上部のアイコンが並んでいる場所）に注目してください。

そこに「タグ」というグループがあり、錠前のマークをした「非公開」というボタンがあるはずです。これをクリックして、背景色が濃くなっている（オンになっている）状態になれば設定完了です。保存して閉じると、カレンダー上のその予定の右下に、小さな鍵アイコンが表示されます。これが「非公開」の目印です。

iPhoneなどスマホで非公開にする方法

外出先からスマホで予定を入れることも多いですよね。iPhoneやAndroidのOutlookアプリでも、もちろん非公開設定は可能です。

予定の作成画面を開いたら、画面を下にスクロールするか、「その他のオプション」といった項目をタップしてみてください。そこに「非公開」というトグルスイッチ（切り替えボタン）があります。これをオンにすればOKです。

予定をデフォルトで非公開にする設定

「入れる予定は基本的に全部自分だけのものにしたい」「毎回ボタンを押すのが面倒」という方もいるかもしれません。実は、作成する予定を最初から「非公開」状態にする設定も存在します。

PC版Outlookで、「ファイル」タブ ＞ 「オプション」 ＞ 「メール」と進んでください。「カレンダーじゃないの？」と思うかもしれませんが、「メール」の項目の中に「メッセージの送信」というセクションがあり、そこに「既定の秘密度」という設定があります。これを「標準」から「非公開」に変更すれば、以後作成するアイテムはデフォルトで非公開になります。

Outlookの非公開設定を解除する方法

一度非公開にしたけれど、やっぱりチームのみんなに共有したい、という場合の解除方法も簡単です。設定した時と同じ手順で、「非公開」ボタン（鍵アイコン）をもう一度クリックしてオフにするだけです。

もし、「過去の非公開予定をまとめて解除したい」という場合は、カレンダーの表示形式を「月」や「週」ではなく「一覧（リスト）」ビューに切り替えてみてください。一覧表示にすると、複数の予定を選択（Ctrlキーを押しながらクリック）して、右クリックメニューから一括で設定変更ができるので非常に効率的です。

Teams画面共有時の非公開見え方対策

最近はTeamsでWeb会議をする機会も増えましたよね。ここで一番気をつけたいのが、「画面共有」によるうっかり漏洩です。

「予定を非公開にしているから、画面共有しても大丈夫だろう」と思っていませんか？実はこれ、大きな間違いなんです。画面共有は「あなたのPC画面」をそのまま相手に見せる機能です。あなた自身は予定の管理者なので、当然カレンダーには詳細が表示されていますよね。つまり、その画面を共有すれば、相手にもバッチリ見えてしまうのです。

これを防ぐためには、画面共有をする前に「他人の目に入っても良いカレンダービュー」に切り替えるか、共有する範囲を「デスクトップ全体」ではなく「特定のアプリ（PowerPointなど）」だけに限定するといった自衛策が必要です。

Outlookのスケジュール非公開時の見え方と注意点

設定方法はわかりましたが、一番気になるのは「本当に見えていないのか？」「相手にはどう表示されているのか？」という点ですよね。ここからは、周囲からの見え方や、意外な落とし穴について深掘りしていきます。

共有相手への非公開スケジュールの見え方

あなたが「非公開」に設定した予定は、共有相手（同僚や上司）のOutlookカレンダー上では、件名や場所、本文がすべて伏せられた状態で表示されます。

具体的には、時間のブロックだけが表示され、件名の部分には「使用中」または「非公開の予定」という文字だけが表示されます。クリックしても中身の詳細は開きません。「この時間は空いていないんだな」ということだけが伝わる仕組みです。

特定の相手のみに非公開とする設定の限界

よくある要望として、「Aさんには詳細を見せたいけど、Bさんには見せたくない」というケースがあります。しかし残念ながら、Outlookの「非公開」ボタンは、「自分以外の全員に対して隠す」か「全員に見せるか」の二択に近い挙動をします。

特定のアイテムだけ、特定の人に見せる・見せないという細かい制御は標準機能では難しいのが現状です。もし、特定の人たちとだけ詳細なスケジュールを共有したい場合は、そのメンバーだけの「共有カレンダー」を別途作成して運用する方が、セキュリティ的にも確実かなと思います。

代理人設定で非公開の予定が見えるケース

ここで一つ、見落としがちな落とし穴があります。それは「代理人（Delegate）」機能です。役員の方や、チームのアシスタントなどにカレンダーの管理を任せている場合、代理人設定を行っていますよね。

この代理人設定をする際、「代理人に非公開の予定を表示する」というチェックボックスが存在します。もし、設定時にここをオンにしていると、当然ながら代理人の方はあなたの非公開予定（通院や人事面談など）の中身まで全て閲覧できてしまいます。「秘書には全部任せているから」と無意識に許可していないか、一度設定を見直してみることをおすすめします。

管理者が非公開内容を閲覧できる可能性

最後に、少し技術的なお話になりますが、会社のシステム管理者に関する点です。「非公開にしたから、会社には絶対にバレない」と考えるのは少し危険かもしれません。

Outlook（Exchange Server）のシステム管理者は、メンテナンスや監査の目的で、社員のメールボックスに対して強力なアクセス権限を行使できる場合があります。管理ツールやコマンドを使えば、非公開設定されたアイテムの内容を確認することは技術的に可能です。

もちろん、通常業務でいちいち個人の予定を覗き見る暇な管理者はいないと思いますが、コンプライアンス調査などの有事の際には閲覧される可能性があることを理解し、業務用のカレンダーにはあまりにセンシティブすぎる私的情報は書き込まないというのが、社会人としての賢い自衛策だと言えます。

Outlookのスケジュール非公開管理まとめ

Outlookのスケジュール非公開機能は、自分のプライバシーを守りつつ、チームに「この時間は空いていませんよ」と伝えるための非常に便利な機能です。ボタン一つで簡単に設定できますが、Teams画面共有時のうっかりミスや、代理人設定の確認など、運用上で気をつけたいポイントもいくつかありましたね。

「見られたくない予定」を適切に管理することは、後ろめたいことではなく、仕事とプライベートのメリハリをつけて生産性を高めるための重要なスキルです。ぜひ今回の設定を活用して、快適なOutlookライフを送ってくださいね。