Outlookのテンプレート機能を使っていると、一度作った定型文を編集したい場面が必ず出てきますよね。でも、保存したテンプレートファイルを開いても新規メール作成画面になってしまい、上書き保存ができないと悩む方は少なくありません。実はテンプレートの編集には特定の保存場所から開く正しい手順が必要で、特に新しいOutlookやMacではこれまでのやり方と勝手が大きく違います。この記事では、便利なショートカットキーやiPhoneでの活用法、チーム全体での共有方法も含めて、Outlookのテンプレート編集に関するさまざまな疑問をわかりやすく解消していきます。
- 既存のテンプレートファイルを正しく開いて上書き編集する手順
- テンプレートの保存場所を見つけて管理しやすくする方法
- 編集が反映されない時や新しいOutlookで使えない時の解決策
- Macやスマホを含めた環境でテンプレートを活用するコツ
Outlookのテンプレートを編集する基本手順
まずは、従来のClassic Outlook（Windows版）を使っている方に向けて、テンプレートを編集するための基本的な操作方法を解説します。ただファイルを開くだけでは編集モードにならないのが、この機能の少しややこしいところなんですよね。
既存ファイルを開いて上書き保存する方法
作成済みのOutlookテンプレート（.oftファイル）を編集しようとして、エクスプローラーからダブルクリックしていませんか？実はそれだと「テンプレートを使った新規メール」が作成されるだけで、元のファイル自体を編集することはできません。元のテンプレートそのものを修正するには、Outlookのメニューから「編集モード」として開く必要があります。
具体的な手順は以下の通りです。
- Outlookの「ホーム」タブにある「新しいアイテム」をクリックします。
- 「その他のアイテム」から「フォームの選択」を選びます。
- 「フォルダーの場所」のプルダウンメニューから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択します。
- 編集したいテンプレートファイルを選択して「開く」をクリックします。
これで開いたウィンドウは、送信用のメールではなく「テンプレートの編集画面」になります。件名や本文、宛先などを修正したら、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選び、ファイルの種類を必ず「Outlook テンプレート (*.oft)」にして上書き保存してください。これで編集完了です。
注意点
単に「上書き保存（Ctrl+S）」を押すと、テンプレートではなく「下書き」フォルダに保存されてしまうことがあります。確実に更新するために、面倒でも「名前を付けて保存」から同じファイル名を選んで上書きすることをおすすめします。
テンプレートの保存場所と変更の手順
「そもそも、自分が作ったテンプレートがどこにあるかわからない」ということもよくありますよね。Outlookのテンプレートは、デフォルトではパソコンの中の少し深い階層にある隠しフォルダに保存されています。
標準的な保存場所は以下のパスになります。
C:\Users\ユーザー名\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
毎回ここを開くのは大変なので、私はよく使うテンプレートファイルをデスクトップやドキュメントフォルダなど、アクセスしやすい場所に保存し直すことをおすすめしています。「フォームの選択」画面でも「参照」ボタンを使えば、任意のフォルダにあるテンプレートを開くことができますからね。
保存場所の変更テクニック
テンプレートを「名前を付けて保存」する際、いつものフォルダ（Templates）が自動で開きますが、ここで迷わずデスクトップやOneDrive上のフォルダなどを指定してしまいましょう。これで次回からの管理がグッと楽になりますよ。
件名や本文のみを修正する際の注意点
テンプレートを編集する際、件名や本文だけをサッと直して終わりにしたくなりますが、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。特に、署名の重複には注意が必要です。
Outlookの設定で「新しいメールに自動で署名を挿入する」ようにしている場合、テンプレート自体にも署名が含まれていると、テンプレートを開いたときに署名が2つ並んでしまうことがあります。これを防ぐためには、以下のどちらかの対策をしておくと良いでしょう。
- テンプレート側には署名を入れない： メール作成時に自動挿入される署名を使う。
- テンプレートに署名を含める： そのテンプレートを使う時だけ、手動で重複した署名を削除する。
また、本文を編集する際は、形式が「HTML」になっているかどうかも確認しておきましょう。リッチテキスト形式だと、相手の環境によっては添付ファイルの見え方が変わってしまうリスクがあるからです。
ショートカットキーで効率的に呼び出す
頻繁にテンプレートを編集・利用するなら、毎回「新しいアイテム」→「その他のアイテム」…とクリックしていくのは正直面倒ですよね。実は、この「フォームの選択」画面を一発で呼び出すショートカットキーは標準では存在しませんが、工夫次第で爆速化できます。
私がおすすめしているのは、「クイックアクセスツールバー」への登録です。
- メール画面の上部（またはリボンの下）にあるクイックアクセスツールバーの「▼」をクリックし、「その他のコマンド」を選びます。
- 「コマンドの選択」を「すべてのコマンド」に変更します。
- リストから「フォームの選択」を探して「追加」し、OKを押します。
これで、画面上部のアイコンをワンクリックするだけでテンプレート選択画面が開くようになります。さらに、Altキー ＋ 数字キー（アイコンの並び順に対応）のショートカットも使えるようになるので、マウス操作すら不要になりますよ。
編集ができない原因と解決策
手順通りやっているはずなのに「編集できない」「保存できない」というトラブルに直面することもあります。よくある原因と解決策をまとめてみました。
| 症状 | 考えられる原因 | 解決策 |
|---|---|---|
| 上書きしたはずなのに変わっていない | ファイルの種類を間違えている | 「名前を付けて保存」の際、種類が「メッセージ (.msg)」ではなく「Outlook テンプレート (.oft)」になっているか確認してください。 |
| ファイルが開けない | ファイルが使用中になっている | プレビューウィンドウで選択されているとロックされることがあります。別のファイルを選択してから再度試すか、Outlookを再起動してみてください。 |
| 画像が表示されない | リンク切れ | テンプレート作成時に画像を「リンク」として挿入すると、元の画像移動で消えてしまいます。画像を埋め込む形式で保存し直しましょう。 |
特に多いのが、保存形式のミスですね。ここさえ気をつければ、ほとんどの編集トラブルは解決できるかなと思います。
Outlookのテンプレート編集と共有の応用
ここからは、最近増えている「新しいOutlook（New Outlook）」やMac、スマートフォンでの利用、そしてチームでのテンプレート共有といった、少し応用的な内容について解説していきます。環境が変わるとテンプレートの扱い方もガラッと変わるので要注意です。
新しいOutlookでの管理と制限
Windowsの右上に表示される「新しいOutlookを試す」スイッチをオンにしている方も増えてきましたが、新しいOutlookでは従来の「.oftファイル」を使ったテンプレート運用が非常に難しくなっています。
新しいOutlookでは、ファイルベースではなく「マイテンプレート（My Templates）」というアドイン機能が標準になります。これはクラウド上にデータを保存する仕組みで、以下の特徴があります。
- メリット： アカウントに紐付くので、PCを変えてもすぐに使える。
- デメリット： 容量制限（合計32KBまで）があり、長文や画像を多用するテンプレートは保存できない。件名の保存もできない。
従来の.oftファイルを開くこと自体はできますが、それを編集して再保存する機能は現時点では制限されています。もし.oftファイルをバリバリ使いたい場合は、まだClassic Outlookを使い続けるのが無難かもしれませんね。
Mac版Outlookでの互換性と編集
Macユーザーの方も多いと思いますが、残念ながらWindowsのOutlookで作ったテンプレート（.oft）は、Mac版のOutlookでは開けません。 互換性がないのです。
Mac版Outlookでは、独自の「.emltpl」という形式を使用します。編集方法はWindowsと似ていて、「ファイル」メニューから「テンプレートとして保存」を選んで作成し、編集時はそのファイルを開いて上書き保存します。
MacとWindowsが混在する環境では？
OSが混在するオフィスでテンプレートを共有したい場合は、ファイルでの共有を諦めた方が賢明です。Word文書に本文を保存してコピペで使うか、後述する「下書きフォルダ」を使った共有方法をおすすめします。
iPhoneやスマホで活用する代替案
出先からiPhoneなどのスマホでOutlookアプリを使ってメールを返信したい時、PCで作ったテンプレートが使えなくて困ったことはありませんか？ Outlookのモバイルアプリには、残念ながらテンプレート機能そのものが実装されていません。
そのため、スマホで定型文を使いたい場合は、別の方法で代用する必要があります。
- 辞書登録を活用する： スマホのユーザー辞書に、よく使う挨拶や定型文を登録しておく（例：「おせ」→「お世話になっております。」）。これが一番手軽で早いです。
- 署名機能を流用する： モバイルアプリの署名設定に定型文を入れておき、メール作成時に署名を切り替えるという裏技もあります。
- 下書きフォルダに入れておく： PCでテンプレートの内容を「下書き」に保存しておき、スマホからその下書きを開いてコピー＆ペーストする。
チーム全体でテンプレートを共有する
自分一人だけでなく、チームメンバー全員で同じテンプレートを使って品質を統一したい場合、どうするのがベストでしょうか。個別にファイルを配ると、誰かが勝手に編集してしまったり、古いバージョンを使い続けたりするリスクがあります。
私が推奨する最も安全で簡単な方法は、「共有メールボックスの『下書き』フォルダを活用する」ことです。
- チーム全員がアクセスできる共有メールボックスを用意します。
- その「下書き」フォルダに、テンプレートとなるメールを作成して保存します（件名に【テンプレ】などと付けておくと分かりやすいです）。
- 使う人はそのメールを開くのではなく、「コピー」を作成するか、内容をコピペして新規メールに貼り付けます。
この方法なら、特別なシステム設定やレジストリ操作も不要で、New OutlookでもMacでもWeb版でも、環境を問わずに共有できます。ただし、「原本を上書きして消さないように」というルール徹底だけは必要ですね。
Outlookテンプレート編集の重要ポイント
Outlookのテンプレート編集は、一度やり方を覚えてしまえば業務効率を格段に上げてくれる強力なスキルです。最後に、この記事で解説した特に重要なポイントを振り返っておきましょう。
まとめ：ここだけは押さえて！
- 既存テンプレートの編集は、ファイルダブルクリックではなく「フォームの選択」から開くのが鉄則。
- 上書き保存時は、ファイルの種類を必ず「Outlook テンプレート (*.oft)」に指定する。
- 新しいOutlookやMac環境では、従来の.oftファイル運用が難しい場合があるため、「下書きフォルダ共有」や「辞書登録」などの代替案を柔軟に使い分ける。
メール作成は毎日のことだからこそ、テンプレートを自在に編集・管理できるようになれば、生まれた時間をより重要な業務に充てることができます。ぜひ、ご自身の環境に合った方法を試してみてくださいね。
