Outlookルールエクスポート完全ガイド！移行手順と注意点

毎日大量のメールを処理するために、Outlookの仕分けルールを一生懸命設定している方は多いのではないでしょうか。私もその一人で、これがないと仕事が回らないほど依存しています。でも、パソコンの買い替えやOSの再インストールのタイミングで、この「苦労して作ったルール」をどうやって新しい環境に移せばいいのか、悩んでしまうことってありますよね。Outlookのルールやエクスポートに関する情報を検索しても、バージョンによって手順が違ったり、新しいOutlookではそもそも機能が見当たらなかったりと、困惑してしまうことも多いものです。この記事では、私が実際に経験したトラブルや解決策を交えながら、Windows版での標準的なバックアップ方法から、Macやクラウド環境での考え方まで、分かりやすく整理してお話ししたいと思います。

Windows版Classic Outlookでの確実なルールのバックアップと復元手順
インポート後に発生しやすいエラーの原因とその具体的な修正方法
新しいOutlookやMac版でエクスポート機能が見当たらない理由と対策
PowerShellを使った上級者向けの管理方法やクラウド同期の仕組み

Outlookのルールをエクスポートして移行する手順
新しいOutlookのルールエクスポートとMacの対応

Outlookのルールをエクスポートして移行する手順

まずは、長年親しまれているWindows版の「Classic Outlook」を使っている場合の標準的な手順についてお話ししますね。実は、メニューの少し深い場所に機能が隠れているので、初めてだと見つけにくいかもしれません。手順さえ分かってしまえば、ルールのバックアップは意外と簡単なんですよ。

バックアップとインポートの正確なやり方

Outlookのルールを別のパソコンに移したり、予期せぬトラブルに備えて保存しておいたりするには、専用のメニューからエクスポートを行う必要があります。私がいつもやっている手順をご紹介しますね。

まず、Outlookを起動して画面左上の「ファイル」タブをクリックします。するとアカウント情報などが表示される画面になりますが、ここにある「仕分けルールと通知の管理」というボタンを探してください。ここが全ての操作の入り口です。

ボタンを押すと、現在設定しているルールの一覧が表示されたダイアログボックスが出てきます。ここでそのまま一覧を見るのではなく、右上のほうにある「オプション」というボタンをクリックするのがポイントです。ここを開くと、「仕分けルールをエクスポート」と「仕分けルールをインポート」という項目が出てきます。

エクスポートの流れ

「仕分けルールをエクスポート」を選ぶと、保存先を聞かれます。ファイル名は自分が分かりやすいもの（例：Rules_Backup_2026.rwz）にして、デスクトップやドキュメントフォルダに保存しましょう。

逆に、新しいパソコンでルールを読み込みたいときは、同じ画面で「仕分けルールをインポート」を選んで、保存しておいたファイルを指定するだけです。ただし、インポートしたルールは既存のルールリストの「一番下」に追加される形になるので、優先順位が変わってしまうことがある点には注意が必要ですね。

移行に必須のファイル形式rwzとは

エクスポートの作業をしていると、保存するファイルの種類が勝手に「.rwz」となっていることに気づくと思います。これはOutlook独自の「ルールウィザード（Rules Wizard）」ファイルのことで、ルールの条件やアクションが全て詰まっているバイナリファイルです。

このrwzファイル、実は歴史が長くて、保存時のオプションに「Outlook 2002 互換」や「Outlook 98 互換」なんていう古い選択肢が出てくることもあります。これを見ると「どれを選べばいいの？」と迷うかもしれませんが、基本的にはデフォルトのままで大丈夫です。

互換モードについて

現代のMicrosoft 365やOutlook 2016以降を使っている同士であれば、特別な互換モードを選ぶ必要はありません。古いバージョンからデータを救出したいときだけ意識すればOKです。

インポート後にエラーが出る原因と対処法

無事にインポートが完了して「これで元通り！」と思ったら、ルールが赤字で表示されて動かない……なんて経験はありませんか？実はこれ、移行作業で最もよくあるトラブルなんです。

原因の多くは「フォルダIDの不一致」にあります。例えば、「請求書」という名前のフォルダに移動するルールを作っていたとします。新しいパソコンにも同じ「請求書」フォルダを作ったとしても、システム内部で管理されているID（EntryID）は別物になってしまうんです。そのため、ルールは「移動先のフォルダが見つからない！」と判断してエラーを出してしまうわけですね。

赤字エラーの直し方

面倒ですが、手作業での修復が必要です。「仕分けルールと通知」画面で赤字になっているルールのチェックボックスをオンにすると、下の説明欄に「指定のフォルダ」などのリンクが表示されます。これをクリックして、新しい環境の正しいフォルダを選び直してあげてください。これをエラーが出ている全てのルールで行い、「適用」を押せば復活します。

ルールの共有やCSVでの保存は可能か

「チームメンバー全員に同じルールを配りたい」とか「Excelで管理したいからCSVで書き出したい」という相談を受けることもよくあります。結論から言うと、標準機能ではこれはちょっと難しいのが現状です。

先ほど紹介したrwzファイルはあくまで個人用バックアップのための形式なので、これをそのまま他の人に送っても、フォルダ構成が違うので先ほどのエラーが大量発生してしまいます。また、Excelで開けるようなCSV形式でのエクスポート機能も、残念ながらOutlookの画面上には用意されていません。

PowerShellなどのコマンドを使えばテキストデータとして抽出することは可能ですが、それをまたOutlookにインポートして復元する機能はないため、リストとして管理する用途に限られてしまいますね。

できない時の確認事項と基本的な制限

エクスポートやインポートがうまくいかない場合や、ルール自体がこれ以上作れないという場合は、いくつかの制限に引っかかっている可能性があります。

一つ覚えておきたいのが「256KBの容量制限」です。これはルールの「数」ではなく「合計サイズ」の制限なんですね。複雑な条件を詰め込んだり、ルール名が長すぎたりすると、意外と早くこの上限に達してしまい、「ルールの更新に失敗しました」というエラーが出ることがあります。

制限・概念	詳細
サーバー側ルール	Exchangeサーバー上で処理される。PCがオフでも動作する。移行が楽。
クライアント側ルール	特定のPCでOutlook起動中のみ動作。移行時に引き継がれないことが多い。
容量制限	1つのメールボックスあたり合計256KBまで。無効なルールも容量を食うので削除推奨。

特に「特定の音を鳴らす」とか「デスクトップ通知を出す」といったアクションが含まれていると「クライアント側ルール」になり、これが移行時のトラブルの元になりやすいので注意が必要です。

新しいOutlookのルールエクスポートとMacの対応

最近はWindows標準のメールアプリが「新しいOutlook (New Outlook)」に置き換わったり、MacでOutlookを使ったりする方も増えていますよね。ただ、これらの環境では、先ほどお話しした「rwzファイル」を使った方法は使えないことが多いんです。

新しいOutlookで機能が使えない理由

Windows画面右上のスイッチで切り替えられる「新しいOutlook」ですが、実はこれ、従来のOutlookとは中身が全く別物なんです。Web版のOutlookに近い設計になっているため、今のところ「ファイル」メニューからルールをエクスポートする機能自体が存在しません。

私も最初は設定画面を必死に探したんですが、どこにも見当たらなくて驚きました。新しいOutlookはクラウド（Exchange Online）にあるデータを直接見に行くスタイルなので、ローカルにファイルを保存するという概念が薄いのかもしれません。

どうすればいい？

もしどうしてもバックアップを取りたい場合は、一時的にスイッチをオフにして「Classic Outlook」に戻し、そこでrwzファイルのエクスポートを行うのが最も確実な回避策です。

Mac版Outlookでのエクスポートと制約

Macユーザーの方も状況は似ています。Mac版のOutlookには、Windows版のようなrwzファイルのエクスポート・インポート機能はありません。Mac独自の「.olm」というアーカイブ形式はありますが、これはメール本文などのデータ用で、ルール設定だけを抜き出すものではないんです。

また、Macで作ったルール（On My Computer上のルール）はサーバーに同期されないため、Macを買い替えると消えてしまうリスクが高いです。この「OS間の壁」は結構高いハードルだと感じています。

PowerShellでルール一覧を出力する方法

ここからは少し上級者向けのお話になりますが、会社のIT管理者の方や、どうしても現在の設定をテキストで残したいという方には、PowerShellを使う方法があります。

Get-InboxRuleというコマンドを使うと、設定されているルールの名前や条件を詳細にリストアップして、CSVファイルとして書き出すことができます。これを使えば、「どんなルールを設定していたか」という記録（監査ログ）を残すことは可能です。

ただし、残念ながらこのCSVを読み込んで自動的にルールを復元するコマンド（Importのようなもの）は標準では用意されていません。あくまで「確認用」や「再設定時のメモ代わり」として活用するのが現実的かなと思います。

サーバー側ルールの同期とクラウド活用

ここまで「エクスポートできない」という話が多くなってしまいましたが、現代のOutlookには強力な味方がいます。それが「クラウド同期」です。

Microsoft 365やExchangeアカウントを使っている場合、基本的なルール（件名で振り分け、重要度変更など）は「サーバー側ルール」として保存されます。これらはクラウド上に保管されているので、新しいパソコンでサインインすれば、エクスポート作業をしなくても自動的にルールが適用された状態になります。

MacやNew Outlookユーザーの最適解

Macや新しいOutlookを使う場合は、アプリ固有の機能を使わず、Webブラウザ版のOutlook（OWA）でルールを作るのが一番のオススメです。これなら確実にサーバー側ルールになり、どのデバイスから見ても同じルールが動くようになります。