毎日届くたくさんのメールですが、全部同じ通知音だと重要な連絡に気づけなかったり、逆に音が気になって集中できなかったりすることってありますよね。私も以前はデフォルトの音が鳴り響くたびにビクッとしてしまい、なんとか自分の好みに合わせられないかと悩んでいました。Outlookの通知音を変更する方法や、特定の相手だけ個別に音を変える設定、あるいは通知音が鳴らないといったトラブルは、使っているパソコンがWindows11なのかMacなのか、あるいはスマホなのかによって解決策が全く異なります。特に最近は新しいOutlookへの移行も進んでいて、設定画面がどこにあるのか迷ってしまうことも多いのではないでしょうか。この記事では、それぞれの環境に合わせた設定手順や、好みの音に変更するためのポイントを一つずつ確認していきたいと思います。
- 新しいOutlookと従来版での設定手順の違い
- スマホ版アプリで通知音を変えるための具体的な操作
- 特定のメールだけ音を変える方法や鳴らない時の対処法
- 自分好みのサウンドファイルを使うための条件とコツ
環境ごとにOutlookの通知音を変更する方法
Outlookと一口に言っても、実は使っているデバイスやアプリのバージョンによって、中身が驚くほど違います。「設定画面が見当たらない！」と焦ってしまうのは、実は見ている場所が違うだけかもしれません。ここでは、Windowsの新しいバージョンと従来版、Mac、そしてAndroidやiPhoneといったスマホアプリ版、それぞれの環境で通知音を変更するための正解ルートをご紹介しますね。
新しいOutlookで通知音を変更する手順
最近、Windowsのメールアプリが「新しいOutlook（New Outlook）」に切り替わって、画面の見た目がガラッと変わりましたよね。この新しいバージョンは、WEBブラウザの技術をベースに作られているため、設定方法も従来とは全く別物になっています。
以前はアプリ内での変更が難しかったのですが、ユーザーからの強い要望もあって機能が強化され、現在ではアプリの設定から比較的簡単に変更できるようになりました。
設定へのアクセス方法
画面右上にある歯車アイコン（設定）をクリックし、「全般」＞「通知」と進んでください。「メール」の項目を開くと「音を鳴らす」という設定が見つかります。
ここで嬉しいのが、2025年ごろのアップデートで自分の好きな音楽ファイルを選べるようになった点です。以前は「デフォルト」か「なし」しか選べなくて不便でしたが、今は「Custom」を選べば、手持ちのMP3ファイルなどを通知音に設定できます。これで、お気に入りの効果音や短いメロディをメール着信音にできるので、仕事中の気分も少し上がるかなと思います。
Windows11で従来の通知音設定を行う
職場で長く使われている「Classic Outlook（従来版）」を使用している方も多いはずです。こちらは、アプリの中に通知音の設定があるわけではなく、実はWindowsのシステム設定そのものを変更する必要があるんです。これ、ちょっと気づきにくいですよね。
Windows11などの設定画面から探すよりも、「コントロールパネル」から入るのが確実な近道です。
手順のポイント
Windowsの検索バーに「システム音の変更」と入力して、サウンド設定画面（mmsys.cpl）を開きます。「プログラムイベント」の中から「Windows」グループにある「新着メールの通知」を探してください。「Outlook」という項目を探しても見つからないので注意が必要です。
ここで「参照」ボタンを押して好きな音を選べるのですが、一つだけ大きな壁があります。それは、ファイル形式が「.wav」しか使えないということです。普段よく使うMP3などは表示すらされないので、もし使いたい音源がある場合は、事前に変換ソフトなどでWAV形式に変換しておく必要があります。
Mac版Outlookで通知音を変える方法
Macを使っている場合、Appleらしいというか、少し独特な「サウンドセット」という仕組みになっています。個別のイベントごとに音を細かく設定するというよりは、テーマごとにパッケージ化された音を選ぶイメージですね。
設定は、メニューバーの「Outlook」から「設定（環境設定）」を開き、「通知と音」へ進むと変更できます。基本的には用意されたセットから選ぶだけなので簡単なのですが、「どうしてもこのWAVファイルを鳴らしたい！」というようなカスタマイズをしようとすると、急に難易度が上がります。
カスタム設定の注意点
Mac版で独自の音を使うには、Finderの奥深くにあるライブラリフォルダに特定の形式でファイルを配置したり、アプリの中身を書き換えたりする「裏技」的な操作が必要になることがあります。これらはアプリのアップデートで元に戻ってしまうこともあるので、基本的には標準の機能の範囲で楽しむのが無難かもしれません。
Android版で通知音を個別に設定する
個人的に、通知音のカスタマイズで一番自由度が高いと感じるのがAndroid版のOutlookです。Androidには「通知チャンネル」という便利な機能があって、アプリ側ではなくスマホのシステム側で細かく音を決められるんです。
Outlookアプリの設定から「通知」＞「新着メールの音」と進んでも変更できますが、もっとおすすめなのはAndroid本体の「設定」＞「アプリ」＞「Outlook」から設定する方法です。
ここがすごい！
「メール」や「カレンダー」といった文字の部分をタップすると、カテゴリごとの詳細設定に入れます。ここでスマホに入っている好きなMP3を着信音に指定できるんです。仕事用のアカウントとプライベート用のアカウントで音を変える、なんてことも簡単にできるので、音だけで「あ、仕事のメールだ」と判断できて便利ですよ。
iPhone版Outlookの通知音制限について
iPhone（iOS）を使っている方は、残念ながらAndroidほど自由には変更できません。iPhoneのセキュリティの仕組み上、アプリが勝手に好きな音を鳴らすことが難しいためです。
Outlookアプリ内の「設定」＞「通知」＞「音」から変更はできるのですが、選べるのはOutlookが最初から用意している数種類のサウンドのみとなります。「Chime」や「Notable」といったシンプルな音の中から、一番聞き取りやすいものを選ぶ形になりますね。
どうしても音を変えたい場合
もし「特定の人のメールだけはどうしても特別な音にしたい」という場合は、Outlookアプリだけで完結させようとせず、iOS標準の「メール」アプリを併用するのも手です。標準アプリなら連絡先のVIP設定と連動して着信音を変えられるので、重要な通知だけそちらで受け取るという使い分けもアリかなと思います。
Outlookの通知音を変更できない時の対処法
「設定を変えたはずなのに音が鳴らない」「もっと細かい条件で音を変えたいけれどやり方がわからない」といったトラブルや要望もよくあります。Outlookは機能が多すぎて、どこが原因で音が止まっているのか分かりにくいんですよね。ここでは、よくあるつまずきポイントと、もう一歩踏み込んだ活用テクニックを解説します。
通知音が鳴らない原因と確認ポイント
せっかく設定したのにシーン…としている場合、Outlookの設定以外に原因があることがほとんどです。私もよくやってしまうのが、パソコンの「集中モード」がオンになっているパターンです。
Windows 10や11には、プレゼン中やゲーム中に通知を止める機能がありますが、これが作動しているとOutlookが音を鳴らそうとしてもOS側でブロックされてしまいます。まずは画面右下の通知センターを確認してみましょう。
| 確認箇所 | チェック内容 |
|---|---|
| Outlookの設定 | 「音を鳴らす」のチェックが外れていないか |
| PCの音量 | ミュートになっていないか、スピーカーがオフではないか |
| 集中モード | 「おやすみモード」や「アラームのみ」になっていないか |
| 他アプリの影響 | TeamsやZoom会議中でオーディオが占有されていないか |
特定の相手の通知音を個別に変える
「上司からのメールだけは即座に反応したい！」というように、差出人によって音を変えたいというニーズは多いですよね。これを実現するには、Outlookのバージョンによってアプローチが異なります。
Classic Outlook（従来版）の場合：
「仕分けルール」機能が最強です。「差出人が〇〇の場合」という条件で、「音を鳴らす」というアクションを設定できます。ここで個別にWAVファイルを指定すれば、相手ごとに違う音を鳴らすことが可能です。
新しいOutlookの場合：
残念ながら、現状では従来版ほど細かく音を指定するルールが作れません。その代わり、「お気に入り」機能を活用しましょう。重要な人を「お気に入り」に登録し、通知設定でフィルターをかけることで、擬似的に優先度をつける工夫が必要です。
会議の通知音だけ変更または消す設定
メールの通知音は必要だけど、会議の15分前に鳴る「ポロン！」というリマインダー音がうるさくて消したい、ということもありますよね。実はこれ、メールの通知設定とは別の場所にスイッチがあります。
設定画面の中で「メール」ではなく「予定表（カレンダー）」の項目を探してください。ここに独立して通知音の設定があります。メールの音はオンのまま、予定表の音だけオフにしたり、逆に会議の通知だけ目立つ音に変えたりと、使い分けることでストレスがかなり減るはずです。
通知音のファイル場所と使える形式
カスタマイズにこだわりたい人が気になるのが、「どこのフォルダにファイルを入れればいいの？」「どんな形式なら鳴るの？」という点でしょう。
ファイル形式のまとめ
- Classic Outlook (Win): .wav 形式のみ（MP3は不可）
- New Outlook (Win) / Android: .mp3 などの圧縮音源もOK
音源ファイルを探すときは、「通知音 フリー素材」などで検索すると、短くて使いやすい音がたくさん見つかります。ただし、Classic Outlook用にMP3をダウンロードした場合は、オンラインの変換サイトなどを使ってWAV形式に変換するひと手間をお忘れなく。Windowsのシステム音が保存されている「C:\Windows\Media」フォルダを覗いてみると、参考になるWAVファイルがたくさん入っているので、一度聞いてみるのも面白いですよ。
Outlookの通知音を変更して快適にする
たかが通知音、されど通知音です。自分にとって心地よい音や、聞き取りやすい音に変更するだけで、「またメールか…」というストレスが「お、連絡が来たな」という前向きな気持ちに変わることもあります。
WindowsやMac、スマホと、それぞれの環境でできること・できないことはありますが、まずは自分の使っているOutlookがどのタイプなのかを知ることが第一歩です。この記事で紹介した方法を試して、ぜひあなたのワークスタイルに合った快適な通知環境を作ってみてくださいね。
