Teamsのリアクションをカスタマイズする設定方法

仕事のコミュニケーションで毎日使うチャットツールですが、いつも同じ「いいね」ばかりで物足りないと感じていませんか。もっと業務に合ったアイコンに変えたい、使いたいスタンプをすぐに出せるようにteamsのリアクションに関するカスタマイズのやり方を知りたいと思っている方は多いと思います。設定の方法がよくわからない、スマホから操作できるのか不安、または独自画像の追加が反映されずにできないとお悩みの方に向けて、基本的な手順から不要になった際の削除方法、さらには管理者側の運用方針まで幅広くまとめました。この記事を通して、毎日のやり取りが少しでもスムーズになり、快適なコミュニケーション環境を整えるお手伝いができれば嬉しいです。

• よく使うリアクションをすぐ選べるように固定する方法
• 自分の肌の色に合わせたスキントーンの変更手順
• 組織独自のオリジナルスタンプを追加して活用する手順
• 設定が反映されない原因や管理者向けの権限設定の確認

なお、当ブログで紹介する設定やトラブル解決策はあくまで一般的な目安であり、組織のセキュリティポリシーによっては異なる場合があります。正確な情報はマイクロソフトの公式サイトをご確認くださいね。重要なシステム変更を行う場合の最終的な判断は専門家の管理者にご相談ください。

Teamsのリアクションのカスタマイズ手法

まずは、自分自身の使い勝手を向上させるための基本的な設定について見ていきましょう。日々のチャット操作が劇的に楽になる、ちょっとした工夫をご紹介しますね。

リアクションを増やす・変更する

Teamsのメッセージにカーソルを合わせたときに出てくる「いいね」や「ハート」などの応答アイコンですが、以前は固定の6種類しか選べませんでした。でも最近のアップデートにより、このメニューを自分好みに変更できるようになったんです。

業務で「タスク完了」を示すチェックマークや、「承認」を示す専用のスタンプをよく使う方も多いですよね。そういったよく使う絵文字を、最大5つまでクイックリアクションのメニューに固定しておくことができます。

これで、毎回大量の絵文字の中から目的のものを探し出す手間が省け、ワンクリックで素早く応答できるようになるかなと思います。

スマホ版アプリでのカスタマイズ

パソコンだけでなく、移動中などにスマートフォンからTeamsを確認する機会も多いですよね。「パソコンで設定したのに、スマホだと使えないのかな？」と心配になるかもしれませんが、安心してください。

実はこの機能、リリース初期の頃は一時的にモバイル版アプリ（スマートフォン環境）に限定して提供されていた時期があったんです。その時はパソコン版と使い勝手が違って戸惑った方もいたかもしれませんが、現在ではシステムがしっかり改修されています。

最新の環境であれば、デスクトップ版、ウェブ版、モバイル版のすべての環境で同じように設定を利用できるようになっていますので、どのデバイスからでも自分のお気に入りメニューが使えますよ。

カスタマイズできない場合の対処法

もし「設定メニューが出てこない」「選んだはずのアイコンが変わらない」といったトラブルに遭遇した場合、いくつかの原因が考えられます。

一番多いのは、使っているTeamsアプリのバージョンが古いというケースです。システムが最新の状態にアップデートされていないと、新しいメニュー項目が表示されないことがあるみたいですね。まずはアプリの更新を確認してみるのがおすすめです。

スキントーン設定の変更と反映

多様なメンバーが参加するチームでは、自分らしさを表現することもコミュニケーションの円滑化につながります。Teamsでは、手のジェスチャーや人物の絵文字に対して、自分のアイデンティティに合ったスキントーン（肌の色）を選ぶことができるんです。

設定方法には大きく分けて2つのやり方があります。

1つ目は、全体の設定として固定する方法です。設定メニューの「表示とアクセシビリティ」から「スキントーン」を選んで保存すると、会議やチャットなどすべての場面でその色が自動的に適用されます。ホバーメニューのカスタマイズ画面から直接変更することもできて便利ですよ。

2つ目は、その時だけ色を変える方法です。絵文字一覧の中で、右下にグレーの「・」が付いているアイコンは色違いが選べるサインです。右クリックすると色の候補が広がるので、その場限りのトーンを選んで送信することも可能となっています。複数人が同じアイコンで違う色を使った場合も、ちゃんと色ごとに分かれて表示されるという細やかな仕様になっています。

独自の画像をカスタム絵文字に追加

標準の絵文字だけでは表現しきれない組織独自の文化ってありますよね。Teamsでは、自分たちで用意したオリジナルの画像やアニメーションをシステムにアップロードして、共有の絵文字として使うことができるんです。

よく使う社内用語のロゴや、チームのマスコットキャラクターなどを登録しておくと、日々のやり取りが少し和やかになるかもしれませんね。追加手順は、メッセージ入力欄の横にある絵文字メニューから「組織の絵文字」セクションを開き、「＋」ボタンでパソコン内のファイルを選ぶだけです。

組織のTeamsのリアクションのカスタマイズ

ここからは、システムを管理する側からの視点でお話ししますね。組織全体で安全かつ快適にコミュニケーションを取るための、少し裏側の仕組みについて触れていきたいと思います。

管理者による権限やポリシー設定

画像を追加できる機能はとても便利ですが、「誰でも何でも追加できてしまうと、不適切な画像が増えないか心配」という声も当然ありますよね。

実はこのカスタム絵文字の機能、最初は組織全体で「オン（有効）」の状態でスタートします。そのため、管理をしっかり行いたい場合は、IT部門の管理者が事前にTeams管理センターからルール（ポリシー）を設定する必要があります。

たとえば、「画像の追加は一部のリーダーや管理者グループだけができるようにする」「削除できるのは管理者のみに限定する」といった、細やかな権限の割り当てが可能です。もし、あなたの画面に「絵文字の追加（＋）」ボタンが表示されていない場合は、システムのエラーではなく、この管理者によるポリシー制限がかかっている可能性が高いですね。その場合は、社内の担当者に相談してみてください。

アセットの削除と反映の遅延

間違ってアップロードしてしまった画像や、もう使わなくなった古いスタンプは、右クリックメニューから簡単に削除することができます。

ただ、ここでひとつ知っておきたいのが、「削除しても、すぐに全員の画面から消えるわけではない」ということです。Teamsのような大規模なクラウドシステムでは、データの同期にどうしてもタイムラグが発生してしまいます。

外部テナント・ゲストへの表示

今の時代、社内のメンバーだけでなく、外部の協力会社の方やクライアントと同じチャネルでやり取りすることも珍しくありません。そんな時、「自分たちが作った社内用のスタンプは、社外の人にどう見えているの？」と気になるかと思います。

仕組みとしては、外部のゲストユーザーが、あなたの組織のカスタム絵文字の一覧を勝手に見たり、自分でそれを選んで使うことはできないようにブロックされています。セキュリティ的にも安心ですね。

ただし、あなたがメッセージの中でそのカスタム絵文字を送ったり、リアクションとして使ったりした場合は、コミュニケーションの流れを保つために、外部の人の画面上にもそのアイコン自体はちゃんと表示されるようになっています。どんな画像を使うかは、社外の人に見られても問題ないものを選ぶのが無難かなと思います。

Outlookでの利用に関する制限

Microsoftのツールを使っていると、「Teamsで設定した便利な完了スタンプなどを、Outlookのメールでも同じように使いたいな」と思うのは自然な流れですよね。

しかし残念ながら、現時点の仕様では、Outlookのメールに対して使えるリアクションは「👍」「❤️」「🎉」「😂」「😮」「😢」の固定された6種類だけに厳密に制限されているみたいです。Teamsのようにホバーメニューを自分好みに変えたり、組織独自のスタンプを追加したりする機能は、Outlook側には用意されていません。

近い将来のアップデート計画でも、この部分のカスタマイズ機能が追加されるという公式発表は今のところないようです。ですので、「スタンプ一つでタスクの承認やステータス管理を回したい」という明確な目的がある場合は、メールベースのやり取りから、カスタマイズの自由度が高いTeamsのチャットへとコミュニケーションの場を移行していくのが、一番現実的な解決策になりそうですね。

Teamsのリアクションのカスタマイズまとめ

ここまで、いろいろな角度からteamsのリアクションに関するカスタマイズの設定や組織での運用について見てきました。

最初はシンプルな「いいね」ボタンだった機能が、今では一人ひとりの使いやすさやアイデンティティを反映でき、さらにはチーム独自の文化を作るツールにまで進化しています。設定自体は決して難しくないので、よく使うアイコンをすぐに呼び出せるようにするだけでも、毎日のちょっとしたストレスが減るかなと思います。

組織の管理者の方にとっても、ただ機能を制限するだけでなく、みんなが使いやすいスタンプを用意してあげることで、リモートワークやハイブリッドワークでの温かいコミュニケーションを育むきっかけになるかもしれません。ぜひ、無理のない範囲でご自身の環境に合わせて設定を見直してみてくださいね。