Outlookのスペースが四角に？原因と消し方

Outlookでメールを書いていたら、スペースを押したはずなのに変な四角「□」が出てきて「何これ？」と戸惑っていませんか。全角スペースが四角になったり、半角スペースが点になったりして、なんだか邪魔に感じますよね。

これ、実はOutlookやWordでよく見られる現象で、簡単な設定変更で消すことができます。多くの場合、意図せずショートカットキーを押してしまって、編集記号を常に表示する状態になっているだけかもしれません。

この記事では、Outlookでスペースが四角になる原因と、その簡単な解除方法を解説します。書式設定のどこを確認すればいいのか、すぐに非表示にする消し方を分かりやすく紹介しますね。

• スペースが四角になる原因の正体
• すぐに四角を非表示にするワンクリック操作
• 常に四角を表示させないための恒久設定
• 文字化けなど他の「四角」問題の見分け方

outlookでスペースが四角になる原因

まず、Outlookでスペースが四角「□」として表示されてしまう原因について、その正体から見ていきましょう。エラーや故障ではないので、安心してくださいね。

四角の正体は編集記号だった

メール作成中に出てくるあの薄い灰色の四角「□」、実はあれ、「編集記号」と呼ばれるマークの一種なんです。

具体的には、「全角スペース」が入力されたことを示す目印として表示されています。同じように、半角スペースを入力すると、真ん中に小さな点「・」が表示されることもありますね。

ここで一番大事なポイントは、この四角や点は、あなたの画面にしか表示されていないということです。メールを送信しても、相手（受信者）の画面には表示されませんし、印刷されることもありません。

なので、「このまま送ったら失礼かも…」と心配する必要はまったくないですよ。Outlookのメール作成機能は、実はMicrosoft Wordのエンジンを使っている部分も多くて、Wordでお馴染みの機能がOutlookにも搭載されている、というわけなんです。

スペースの四角をすぐに消す方法

原因がわかったところで、さっそくこの四角い記号を非表示にする、一番簡単な方法を紹介しますね。おそらく「表示設定」がオンになっているだけなので、ワンクリックで解決できるはずです。

メールの作成画面（新しいメール、返信、転送どれでもOKです）を開いてください。

1. 「書式設定」タブをクリック

まず、上部にあるメニューから「書式設定」タブを選びます。

2. 「¶」アイコンを探す

次に、リボンの中にある「段落」というグループを見てください。そこに「¶」（段落記号）のようなアイコンがあるかなと思います。

このボタンが「編集記号の表示/非表示」を切り替えるスイッチです。

3. アイコンをクリックしてオフにする

もしこの「¶」アイコンの背景が青やグレーなどでハイライト（選択状態）になっていたら、それが編集記号が「表示」になっているサインです。

このアイコンを1回クリックして、ハイライトを解除してみてください。本文中の四角「□」や点「・」が、すべてスッと消えるはずです。

邪魔な四角を常に表示しない設定

「毎回ボタンを押すのは面倒」「気づいたらまた表示されている」という場合は、Outlookのオプション設定を変更して、編集記号を「常に非表示」にしておくのがおすすめです。

この設定は、メール作成画面ではなく、Outlookのメインウィンドウ（受信トレイなどが表示されている画面）から行います。

設定手順（Outlook 365 / 2021 / 2019など）

1. Outlookの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 左側のメニューから「オプション」を選びます。
3. 「Outlookのオプション」ウィンドウが開いたら、左側のメニューで「メール」をクリックします。
4. 「メッセージの作成」セクションにある「編集者オプション…」ボタンを押します。
5. 「編集者オプション」ウィンドウが開くので、左側のメニューで「表示」をクリックします。
6. 「常に画面に表示する編集記号」という欄があります。ここの「スペース」のチェックボックスをオフにします。
7. 念のため、その下にある「すべての編集記号を表示する」のチェックもオフになっていることを確認してください。（これがオンだと、個別の設定より優先されてしまいます）
8. 「OK」を数回押して、すべてのウィンドウを閉じれば完了です。

これで、新しくメールを作成するときに、意図せず四角が表示されてしまうのを防ぐことができますよ。

書式設定タブからの解除手順

先ほどの「すぐに消す方法」でも触れましたが、一番手軽なのが「書式設定」タブからの操作ですね。もう一度おさらいしておきます。

この方法は、「今開いているメールだけ、一時的に非表示にしたい」という場合に最適です。

【操作手順】

1. 新しいメール、または返信・転送のウィンドウを開きます。
2. 上部のタブから「書式設定」を選択します。
3. リボン（メニューが並んでいる帯）の中の「段落」グループにある「¶」（編集記号の表示/非表示）アイコンを探します。
4. このアイコンが選択状態（背景色が変わっている状態）であれば、クリックしてオフにします。

たったこれだけです。多くの場合、この操作でスペースの四角問題は解決します。もし「書式設定」タブが見当たらない場合は、「メッセージ」タブの中に「¶」アイコンが配置されているバージョンもあるかもしれません。

ショートカットキーでの切り替え

「そもそも、こんな設定をオンにした覚えがないのに…」という方。もしかしたら、無意識にショートカットキーを押してしまったのが原因かもしれません。

編集記号の表示/非表示は、キーボード操作でも切り替えることができます。

このショートカット、結構「あるある」な誤操作なんです。

例えば、括弧「（」を入力しようとして Shift + 8 を押すときに、うっかり隣の Ctrl キーも一緒に押してしまう…といったケースです。

もし四角が突然現れたら、慌てずにこの Ctrl + Shift + をもう一度押してみてください。すぐに元に戻るはずですよ。このショートカットを覚えておくと、逆にレイアウトを確認したいときに便利だったりもします。

Wordと共通のオプション

Outlookのメール作成エディタは、Microsoft Wordと非常に近い技術（というか、Wordそのもの）を使っていることが多いんです。

そのため、先ほど紹介した「オプション」での設定（「編集者オプション」→「表示」）は、実はWordの設定と連動している場合があります。

もし、Wordでも編集記号を非表示に設定しているのにOutlookでだけ表示される、あるいはその逆の現象が起きる場合は、両方のオプション設定を見直してみると良いかもしれません。

ただ、基本的には「Outlookのオプション」から設定しておけば、メール作成時の動作としては問題ないはずです。WordとOutlookは兄弟みたいなものなんだな、くらいに思っておくと、設定の場所を思い出しやすいかもしれませんね。

Wordでの編集記号について、より詳しい設定方法を知りたい場合は、「Wordの編集記号（スペースや改行マーク）を表示／非表示にする方法」の記事も参考にしてみてください。基本的な考え方はOutlookと同じですよ。

outlookのスペースや四角の別問題

ここまで紹介した方法で解決しない場合、あなたの「四角」は、編集記号とは別の原因かもしれません。Outlookで表示される「四角」には、いくつか種類があるんです。他の原因についても見ていきましょう。

スペースが点になる場合の対処法

「四角じゃなくて、スペースが点（・）になるんだけど…」という場合。これも、編集記号の一種です。

先ほど「全角スペースが四角□」になると説明しましたが、「半角スペース」は中央の点「・」で表示されるのが標準の動作です。

ですので、対処法はまったく同じです。

全角スペースの「□」も、半角スペースの「・」も、編集記号の仲間としてセットで表示・非表示が切り替わることがほとんどです。どちらかが表示されて気になる場合は、編集記号の設定を見直してみてください。

受信メールが文字化けした時

もし「自分が書くとき」ではなく、「他人から受け取ったメール」の文字が意味不明な記号や黒い四角（■）だらけになっている場合…。それは編集記号の問題ではなく、「文字化け」の可能性が高いです。

文字化けは、送信者と受信者の間で、文字を表示するためのルール（文字コード）が食い違っているときに発生します。

受信したメールが文字化けしている場合、以下の方法で表示を修正できるか試してみてください。

受信メールのエンコードを変更する

1. 文字化けしているメールをダブルクリックして、別ウィンドウで開きます。
2. 上部リボンの「メッセージ」タブが選ばれていることを確認します。
3. リボンの中の「移動」グループにある「アクション」をクリックします。（※場所が異なる場合もあります）
4. メニューから「その他のアクション」→「エンコード」と進みます。
5. エンコードのリストが表示されるので、まずは「日本語 (自動選択)」を試します。
6. それでもダメなら、順番に「Unicode (UTF-8)」や「日本語 (Shift_JIS)」を選び直してみてください。

多くの場合、正しいエンコードを選ぶと、文字化けが解消されて読めるようになります。

Outlookの文字化けについては、「Outlookで受信したメールが文字化けする場合の対処法」でより詳しく解説しているので、お困りの場合はこちらもどうぞ。

黒い四角（■）と文字化け

先ほどの文字化けとも関連しますが、編集記号の薄い灰色の四角「□」ではなく、塗りつぶされた黒い四角「■」や、疑問符「？」が大量に表示される場合は、ほぼ間違いなく文字化けです。

これは、コンピュータが「この文字コードは知らないぞ」と解釈を放棄してしまった状態ですね。

この場合の対処法も、基本的には前述の「エンコードを変更する」方法になります。

また、もし「自分が送ったメールが相手側で文字化けする」と言われた場合は、自分が送るメールの標準エンコード設定を見直す必要があります。

機種依存文字とフォントの問題

もう一つの「四角」問題があります。それは、メール本文のほとんどは普通に読めるのに、特定の文字だけが枠だけの四角「☐」で表示されるケースです。

これは「豆腐」とも呼ばれる現象で、原因は以下の2つが考えられます。

1. 機種依存文字（環境依存文字）

丸付き数字（①、②）、ローマ数字（Ⅰ、Ⅱ）、単位記号（㈱、㍑）といった文字は、「機種依存文字」と呼ばれます。これらは、特定のOS（昔のWindowsなど）でしか正しく表示されないことがありました。

これらの文字を使ったメールを、Macやスマートフォンなど異なる環境の人が見ると、その文字データが存在しないため、代替文字として四角「☐」が表示されてしまうんです。

メールでは、これらの文字の使用は避けるのが無難ですね。

2. フォントが対応していない（豆腐現象）

最近の絵文字や、特殊な記号（学術記号など）を使った場合、受信側のPCにインストールされているフォントに、その文字のデザインが含まれていないと表示できません。その場合も、システムが「表示できません」のサインとして四角「☐」を出します。

メールの見た目は受信側の環境に左右されるため、送信側としては、なるべく標準的なフォント（メイリオ、游ゴシック、Arialなど）を使うのが安心です。Outlookのデフォルトフォント設定については、「Outlookでメールの既定フォントを変更・統一する方法」も参考にしてみてください。

コピペで書式を崩さない方法

Webサイトや他の文書からテキストをコピーしてOutlookに貼り付けると、元の書式（フォントサイズ、色、太字など）がそのまま付いてきて、メールの見た目が崩れてしまうことがありますよね。

これもトラブルの元なので、クリーンに貼り付けるテクニックも覚えておくと便利ですよ。

その場で「テキストのみ保持」

テキストを貼り付けた（Ctrl + V）直後、貼り付けた箇所の右下に「（Ctrl）」という小さなアイコン（貼り付けのオプション）が表示されます。

これをクリックして、メニューから「テキストのみ保持」（T）を選びます。これで、書式がすべて取り除かれ、プレーンなテキストだけを貼り付けられます。

常に「テキストのみ保持」に設定する

毎回この操作をするのが面倒な場合は、既定の動作を変えてしまいましょう。

1. 「ファイル」→「オプション」→「メール」→「編集者オプション…」と進みます。
2. 「編集者オプション」ウィンドウで「詳細設定」を選びます。
3. 「切り取り、コピー、貼り付け」セクションを探します。
4. 「他のプログラムからの貼り付け」という項目のドロップダウンメニューを、「テキストのみ保持」に変更します。
5. 「OK」で保存すれば完了です。

これを設定しておくと、他の場所からコピペしてきても自動で書式がクリアされるので、すごく快適になりますよ。

outlookのスペースと四角問題の解決

さて、今回はOutlookでスペースが四角になる問題について、その原因と解決策をまとめてみました。

多くの場合、outlookのスペースが四角で表示されるのは「編集記号」がオンになっているだけで、故障やエラーではありません。「書式設定」タブの「¶」アイコンか、ショートカットキー（Ctrl + Shift + *）で簡単に消すことができます。

もし、それでも解決しない場合や、黒い四角（■）や枠だけの四角（☐）が表示される場合は、文字化けやフォントの問題を疑ってみてください。

これで、メール作成中の小さなストレスが解消されれば嬉しいです！