Outlookでドメイン振り分け設定！スマホや拒否リストも解説

仕事でOutlookを使っていると、特定の取引先やサービスからのメールが毎日大量に届いて、本当に重要な連絡が埋もれてしまいそうになることってありますよね。そんな時はOutlookのドメイン振り分け機能を活用して、差出人のアドレスに特定のドメインを含むメールを一括でフォルダ移動させる設定を行うのがおすすめです。この記事ではPCでのルール作成手順はもちろん、なぜかスマホアプリではできない設定をWeb版経由で反映させる方法や、迷惑なドメインを指定して受信拒否リストに入れる対策についても詳しくお話しします。

• アドレスに特定の文字を含む条件でドメインを一括指定する手順
• ワイルドカードを使わずに部分一致で振り分けるための設定方法
• スマホアプリでルール設定できない問題をWeb版で解決する裏技
• 迷惑メールフィルターとルールの優先順位や拒否リストの活用術

Outlookのドメイン振り分け設定と基本ルール

Outlookでメール整理を自動化するなら、まずは基本となるPC版での設定方法をマスターしておくのが一番の近道です。ここでは、多くの人がつまずきやすい「ドメインの指定方法」を中心に、バージョンごとの違いも含めて解説していきます。

アドレスに特定の文字を含む条件でドメインを指定

ドメインごとの振り分け設定をする際、直感的に「差出人が…」という条件を選んでしまいがちですが、実はこれがうまくいかない原因だったりします。Outlookでドメイン単位（@company.comなど）の指定をする場合は、「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」という条件を選ぶのが正解なんです。

「差出人」条件だとアドレス帳に登録されている人を対象にしてしまうことが多いのですが、「特定の文字が含まれる」条件なら、メールのヘッダー情報にあるテキスト自体をチェックしてくれます。これにより、アドレス帳にない外部のドメインでも問題なく振り分けられるようになります。

ワイルドカード不要でドメインを指定する方法

検索などで「*@domain.com」のようにアスタリスク（ワイルドカード）を使って全てのメールを指定したいと考える方も多いと思います。私も最初はそう思っていましたが、Outlookの標準ルールではこの書き方はサポートされていないんです。

でも安心してください。先ほど紹介した「特定の文字が含まれる」という条件自体が、実質的な部分一致（ワイルドカード）の役割を果たしてくれます。つまり、「domain.com」と入力するだけで、その前に何がついていても（例：info@domain.com、support@domain.com）すべて対象になります。

受信トレイ整理のためのフォルダ移動ルール作成

では、実際にClassic Outlook（従来のWindows版）でフォルダ移動のルールを作ってみましょう。手順さえ分かれば意外と簡単です。

1. 「ホーム」タブの「ルール」から「仕分けルールと通知の管理」をクリックします。
2. 「新しい仕分けルール」を選び、「受信メッセージにルールを適用する」を選択して次へ進みます。
3. 条件の選択で「差出人のアドレスに特定の文字が含まれる場合」にチェックを入れます。
4. 下のボックスにあるリンクをクリックし、振り分けたいドメイン名（例：@client.com）を入力して追加します。
5. アクションの選択で「指定のフォルダーに移動する」を選び、移動先のフォルダを指定すれば完了です。

新しいOutlookとWeb版での設定手順

最近増えている「新しいOutlook（New Outlook）」やブラウザで使う「Web版Outlook」では、設定画面の場所が少し変わっています。リボンメニューではなく、画面右上の歯車アイコンから設定に入ります。

パスとしては、「設定」＞「メール」＞「ルール」の順に進みます。ここで「新しいルールを追加」をクリックし、条件として「差出人のアドレスに次の言葉が含まれる（Sender address includes）」を選んでください。UIは違いますが、やるべきことはClassic版と同じで、特定の文字列（ドメイン）を指定することが鍵になります。

特定ドメインからのメールを受信拒否リストへ登録

もし、振り分けではなく「このドメインからのメールは一切見たくない」という場合は、ルールを作るよりも「受信拒否リスト」を使う方が確実です。

設定の「メール」＞「迷惑メール」の中に「受信拒否リスト」という項目があります。ここに「@spam-domain.com」のようにドメインを登録しておくと、そのドメインからのメールは受信トレイを通らずに直接迷惑メールフォルダへ直行します。ルール処理よりも強力な遮断方法として覚えておくと便利かなと思います。

Outlookのドメイン振り分けをスマホや応用で活用

「スマホでメールチェックをする時にこそ振り分けされていてほしい」というのが本音ですよね。ここでは、モバイルアプリの制限を回避する方法や、知っておくと役立つトラブルシューティングについて深掘りしていきます。

スマホアプリではルール設定ができない仕様

非常に残念なことなんですが、iPhoneやAndroidのOutlookアプリには、詳細なルール作成機能が搭載されていません。アプリの設定画面をどれだけ探しても、通知設定やスワイプ操作の変更くらいしか見つからないんですよね。

これはアプリが「閲覧と簡単な操作」に特化して設計されているためで、高度な条件分岐などの設定は省かれているようです。「スマホで設定したいのに！」という検索が多いのも、この仕様が原因だと思われます。

Web版を利用して設定しスマホに反映させる技

スマホアプリ単体では設定できませんが、解決策はあります。それは、「スマホのブラウザ（SafariやChrome）からWeb版Outlookにアクセスして設定する」という方法です。

Outlookのルールはスマホ本体ではなく、Microsoftのサーバー（クラウド）上に保存されます。そのため、Web版で一度ルールを作ってしまえば、サーバー側でメールが届いた瞬間に振り分け処理が行われます。その結果、後からスマホアプリを開いた時には、すでに指定のフォルダにメールが移動している状態になります。

迷惑メールフィルターとルールの優先順位

「ルールを設定したはずなのに、なぜか迷惑メールフォルダに入ってしまう」という経験はありませんか？これは、Outlookの処理順序に関係しています。

実は、ユーザーが作ったルールよりも先に、システム側の迷惑メールフィルターが優先的に実行されます。そのため、MicrosoftのAIが「これは怪しいドメインだ」と判断すると、ルールによる振り分け処理が行われる前に迷惑メールフォルダへ飛ばされてしまうんです。これを防ぐには、対象のドメインを「信頼できる差出人とドメイン」リストにも登録して、フィルターをバイパスさせる二重設定が有効です。

ドメイン指定がうまくいかない時の確認点

設定したはずのドメイン振り分けが動かない場合、以下のポイントをチェックしてみてください。

• 「仕分けルールの処理を中止する」設定：上位のルール（例えばCCに関するルールなど）でこのオプションが有効になっていると、そこで処理が終わってしまい、下にあるドメイン振り分けルールまで到達しません。
• ドメインのスペルミス：単純ですが意外と多いです。特に「@」の有無やカンマ、ピリオドの打ち間違いがないか確認しましょう。
• 検索文字列の曖昧さ：短い単語（例：soft）だけを指定していると、予想外のドメイン（microsoft.comなど）にもヒットしてしまい、意図しない挙動になることがあります。

スイープ機能で古いメールを一括整理する活用法

Web版や新しいOutlookには「スイープ」という便利な機能があります。これは通常のルールとは少し違って、「10日以上経過したメールを削除」や「最新のメールだけ残してあとは移動」といった時系列での整理が得意です。

例えば、ニュースレターや通知メールなど、送信元ドメインが決まっていて、かつ過去のものは不要になるメールに対して使うと効果絶大です。「ルール」で重要なメールを振り分け、「スイープ」で不要なメールを掃除するという使い分けをすると、受信トレイが驚くほどスッキリします。

Outlookのドメイン振り分け設定で受信箱を効率化

Outlookのドメイン振り分けは、単純な機能に見えて実は奥が深い設定です。「差出人」ではなく「特定の文字」を条件にすること、そしてスマホでの利用を前提にWeb版をコントロールパネルとして活用することが、快適なメール環境を作る鍵になります。一度設定してしまえば、日々のメール整理にかかる時間を大幅に短縮できるので、ぜひ試してみてください。