Outlookビューの設定でおすすめは？見にくい画面を快適にする方法

毎日仕事で使うOutlookですが、もっと使いやすくしたいと感じたことはありませんか。Outlookのビューの設定はどこにあるのか、あるいは変更してしまった表示を元に戻す方法がわからずに困っている方も多いかもしれません。デフォルトの画面だと文字が小さくて見にくいと感じたり、スレッド表示が馴染めずに解除したいと思ったりすることもありますよね。実は、ご自身の作業スタイルに合わせて表示設定を変更するだけで、毎日のメール処理は驚くほど快適になります。今回は、私が実際に試してみて作業効率が上がったおすすめの設定方法をわかりやすくご紹介します。

• 閲覧ウィンドウの配置を変えてメール確認のスピードを上げる方法
• スレッド表示のオンオフや文字サイズ変更で見やすさを改善する手順
• 条件付き書式を使って重要なメールを自動で色分けするテクニック
• 予定表やタスクを統合して一画面で管理する効率化のアイデア

Outlookビューの設定でおすすめの表示テクニック

ここでは、毎日のメールチェックが劇的に楽になる、基本的な表示変更テクニックをご紹介します。ほんの少し設定を変えるだけで、情報の見やすさが格段に変わりますよ。

閲覧ウィンドウの配置を右や下に変更

皆さんはOutlookの「閲覧ウィンドウ（メールの本文が表示される場所）」をどこに配置していますか？もしデフォルトのまま使っているなら、一度見直してみるのがおすすめです。

今のオフィスで使用しているモニターは、横長のワイドスクリーンが一般的ですよね。この画面で効率よくメールを読むには、閲覧ウィンドウを「右側」に配置するのがベストだと私は感じています。

理由はシンプルで、視線の移動がスムーズになるからです。左側のメール一覧から右側の本文へ、視線を左右（Z型）に動かすだけで内容を確認できるので、首を上下に動かす必要がなくなります。また、メールの本文は縦に長くなりがちですが、右側に配置することで縦方向のスペースが確保され、スクロールの回数を減らせるというメリットもあります。

ビュー設定で行間や密度を調整する

画面に表示される情報量、つまり「密度」も重要なポイントです。新しいOutlook（New Outlook）では、この密度を簡単に調整できる機能がついています。

「表示」タブや設定メニューの中に「密度」という項目があり、「広め（Roomy）」「適度（Cozy）」「狭め（Compact）」といった選択肢が用意されています。

• 広め（Roomy）: 余白がたっぷりとられていて、一つひとつのメールが見やすいです。タッチパネル操作や、視認性を重視したい場合にぴったりです。
• 狭め（Compact）: 行間が詰まっていて、一度にたくさんのメールが表示されます。大量のメールをさばく必要がある管理職の方や、一覧性を重視したい方におすすめです。

私は普段、バランスの良い「適度」か、忙しいときは「狭め」にして、スクロールせずに多くのメールを確認できるようにしています。

文字サイズ変更で見にくい画面を解消

「最近、Outlookの文字が小さくて目が疲れる…」という悩み、ありませんか？文字サイズを自分好みに調整するだけでも、目の疲れはかなり軽減されます。

Outlookには「ビューの設定」というメニューがあり、ここからメッセージ一覧のフォントサイズやスタイルを変更できます。特定の条件設定（条件付き書式）を使わなくても、全体的なフォントサイズを少し大きくするだけで、パッと見た瞬間の認識スピードが上がりますよ。

スレッド表示は見にくい？解除の手順

関連するメールをひとまとめにしてくれる「スレッド表示」。やり取りの流れ（文脈）が追いやすくて便利な反面、「最新のメールがどこにあるかわからない」「過去の添付ファイルを見逃した」といったトラブルの原因になることもあります。

私の場合、プロジェクトのブレインストーミングなど流れが重要なときはスレッド表示を使いますが、契約関係や証跡を残したい重要なやり取りでは、あえてスレッド表示をオフ（解除）にしています。

設定は簡単で、「表示」タブにある「スレッドとして表示」のチェックを外すだけです。これでメールが単純な受信日時順に並ぶようになるので、「メールが消えた！？」と焦ることがなくなります。用途に合わせて使い分けるのが、賢い運用方法かなと思います。

条件付き書式でメールの色分けを設定

これが個人的に一番おすすめしたい設定です！「条件付き書式」を使うと、特定の条件に当てはまるメールの色やフォントを自動で変えることができます。これを使えば、受信トレイが「ヒートマップ」のように情報の重要度を色で教えてくれるようになります。

私が設定しているおすすめのルールをいくつか紹介しますね。

特に「自分宛て（To）」と「共有（CC）」を色分けするだけでも、「今すぐ対応すべきメール」が一瞬でわかるようになります。CCメールの読み飛ばし防止にもなるので、ぜひ試してみてください。

生産性を高めるOutlookビューの設定のおすすめ

ここからは、単なる「メールチェック」を超えて、Outlookを業務の司令塔（コマンドセンター）として活用するための設定をご紹介します。画面の切り替えを減らすことが、時短への近道です。

予定表とToDoバーを右側に表示する

メールを見ながら「来週の火曜日は空いてたっけ？」とカレンダー画面に切り替える操作、意外と手間ですよね。これを解消するために、「To-Doバー」を表示させましょう。

画面の右側にカレンダーやタスクリストを常時表示させておくことができます。こうすれば、メールを読みながらその場で日程を確認して返信したり、今日やるべきタスクをチェックしたりできます。

フォルダーウィンドウの最小化と活用

画面の左側にある「フォルダーウィンドウ」。階層が深くなると探すのが大変ですし、意外と場所を取りますよね。ノートパソコンなど画面が小さい場合は、このフォルダーウィンドウを「最小化」してしまうのも一つの手です。

最小化しておけば、マウスを乗せたときだけ展開されるので、その分メインの作業スペースを広く使えます。また、よく使う検索条件（例：「未読メール」「上司からのメール」）を「検索フォルダー」として作成し、「お気に入り」に登録しておくと、フォルダーを漁る必要がなくなり、ワンクリックで必要な情報にアクセスできるようになります。

表示がおかしい時はビューのリセット

いろいろ設定をいじっているうちに、「あれ？列が消えちゃった」「表示がおかしくなって戻らない」という状態になることがあります。そんなときは焦らず「ビューのリセット」を試しましょう。

「表示」タブの中にある「ビューのリセット」ボタンを押すだけで、初期状態に戻すことができます。これを知っていれば、安心してカスタマイズを試せますよね。

新しいOutlookへの切り替えと戻す方法

現在、Outlookは従来のタイプ（Classic）と新しいタイプ（New Outlook）の2つが存在しています。右上のトグルスイッチで切り替えられるようになっていますが、それぞれでビューの設定項目や挙動が少し異なります。

新しいOutlookは見た目がスッキリしていてモダンですが、従来のOutlookで使えていた細かい設定（複雑な条件付き書式など）がまだ完全には対応していないこともあります。「今の作業には前の機能が必要だな」と思ったら、無理せず従来のOutlookに戻して作業するのも賢い選択です。それぞれの良いところを理解して、柔軟に使い分けるのが良いでしょう。

業務効率化するOutlookビューの設定おすすめ

今回は「outlook ビューの設定 おすすめ」をテーマに、私の経験に基づいた設定テクニックをご紹介しました。ビュー設定は単なる見た目の変更ではなく、情報の処理速度を上げるための重要な工夫です。

いきなり全てを変える必要はありません。まずは「閲覧ウィンドウを右にする」「自分宛てのメールを青くする」といった簡単なところから始めてみてください。少しずつ自分だけの使いやすい「コマンドセンター」を作り上げていくことで、日々のストレスが減り、本来の業務に集中できるようになるはずです。