仕事で毎日使うOutlookですが、フォルダごとに表示形式がバラバラで使いにくいと感じたことはありませんか。受信トレイは見やすいのに、別のフォルダを開くと列の並びが違ったり、文字サイズが勝手に変わっていたりすると、地味にストレスが溜まりますよね。私自身も、設定をいちいち変更するのが面倒で、どうにかしてビューの設定を一括で固定できないかと試行錯誤してきました。特に新しいOutlookを使っている場合や、社内で表示方法を統一したいというニーズもあるかもしれません。一度リセットして最初から綺麗に整えたい、そんな願いを叶えるための手順やコツを、私の経験を交えてご紹介していこうと思います。
- 現在のビュー設定を他の全フォルダへ一括コピーする具体的な手順
- 送信済みアイテムや条件付き書式など特殊なフォルダの表示崩れ対策
- 新しいOutlookやVBAを使った高度なビュー管理と固定のテクニック
- 表示がおかしくなった際のトラブルシューティングとリセット方法
Outlookビューの設定を一括で反映する方法
まずは、最も基本的かつ強力なテクニックである「既存のビューを他のフォルダにコピーする」方法から見ていきましょう。これを覚えるだけで、フォルダごとにちまちまと設定する手間から解放されます。
現在のビューを他のフォルダへ適用する手順
私が一番よく使うのがこの機能です。一つのフォルダ（例えば受信トレイ）で完璧な表示設定を作って、それを「マスター」として他のすべてのフォルダに配ってしまうイメージですね。
具体的な手順は以下の通りです。
- まず、基準となるフォルダ（受信トレイなど）を開き、列の幅や並び順を自分好みに完璧に調整します。
- 上部のメニューにある「表示」タブをクリックします。
- 「ビューの変更」ボタンを押し、展開されたメニューの下の方にある「現在のビューを他のメールフォルダーに適用する」を選択します。
- 「ビューの適用」という画面が出てくるので、適用したいフォルダにチェックを入れます。
この時、一番下の「サブフォルダーへのビューの適用」にチェックを入れるのを忘れないでください。これをオンにすれば、親フォルダを選ぶだけでその配下のフォルダ全部に設定が反映されるので、一気に作業が終わります。
送信済みアイテムの宛先表示を適正化する
ここで一つ、私が過去にやらかしてしまった失敗談を共有します。受信トレイの設定をそのまま「送信済みアイテム」にも一括適用してしまったんです。
そうするとどうなるかというと、送信済みメールのリストに「差出人（自分）」がデカデカと表示されて、「宛先（誰に送ったか）」が見えなくなってしまうんですね。これは本当に使いにくいです。
一括設定を行う際は、「送信済みアイテム」のチェックを外すのが無難です。送信済みアイテムには、別途「宛先」を表示する専用のビューを作って適用することをお勧めします。
条件付き書式のルールも一括コピーする
「特定の上司からのメールは赤字にする」といった条件付き書式を使っている方も多いと思います。実は、先ほど紹介した「ビューの適用」機能を使えば、この条件付き書式の設定も一緒にコピーされます。
ただ、あまりに複雑なルールをたくさん作っていると、コピーした先で動作が重くなったり、意図しないメールに色がついてしまったりすることもありました。一括適用する前の「マスター」となるビューは、できるだけシンプルにしておいた方が、後々のトラブルが少ないかなと思います。
カスタムビューを作成して使い回すメリット
標準の「コンパクト」ビューを直接いじるのもいいですが、私は自分専用の「カスタムビュー」を新規作成して保存しておく方法を気に入っています。
「表示」タブの「ビューの変更」＞「ビューの管理」から、新しいビューを作成できます。ここで重要なのが、「使用できる場所」の設定で「すべてのメールと投稿フォルダー」を選ぶことです。
こうしておけば、どのフォルダに移動しても、メニューからそのカスタムビューを選ぶだけで一瞬でいつもの表示に切り替えられます。間違って設定を変えてしまっても、元のビューを選び直せばいいだけなので、精神的にも楽ですね。
サブフォルダも含めて表示を統一するコツ
仕事をしていると、プロジェクトごとに大量のサブフォルダを作ることがありますよね。これら一つ一つに設定を適用するのは現実的ではありません。
先ほど触れた「サブフォルダーへのビューの適用」チェックボックスが最強の機能なのですが、もしこれがうまく動かない場合（たまにあります…）、親フォルダのプロパティを確認してみてください。
親フォルダを右クリックして「プロパティ」を開き、一度そのフォルダのビューをリセットしてから再適用すると、うまくサブフォルダまで浸透することがあります。
Outlookビューの設定を一括管理する応用術
ここからは、もう少し踏み込んだ内容や、よくあるトラブルへの対処法について触れていきます。「なんで勝手に変わるの？」という疑問にもお答えできるかと思います。
勝手に変わるビュー設定を固定する対策
「せっかく設定したのに、次に開いたら列の幅が戻っている」という現象、Outlookあるあるですよね。完全に「ロック（固定）」する機能は残念ながら標準ではありませんが、対策はあります。
一番確実なのは、先ほども紹介した「カスタムビュー」を使って運用することです。デフォルトのビューはOutlookが自動調整しようとして勝手に変わることが多いですが、自分で名前を付けて保存したビューは、意図的に「ビューの更新」をしない限り、設定が維持されやすい傾向にあります。
表示がおかしい時に初期状態へリセットする
いろいろいじりすぎて、「もう何がなんだかわからない！元に戻したい！」となってしまった時は、迷わずリセットしましょう。
「表示」タブにある「ビューのリセット」ボタンを押せば、そのフォルダの表示は初期状態に戻ります。
もしOutlook全体のビューがおかしくなってしまって、個別のリセットでは追いつかない場合は、Outlookを一度閉じて、コマンドラインから outlook.exe /cleanviews を実行するという荒技もあります。ただし、これを作ると自分で作ったカスタムビューも全部消えてしまうので、最終手段として考えてくださいね。
新しいOutlookでの一括設定の現状
最近、右上に「新しいOutlookを試す」というスイッチが出てきて、切り替えている方もいるかもしれません。ただ、この新しいOutlook（New Outlook）は、従来のOutlookとは中身が別物です。
正直なところ、現時点では従来版のような高度な「一括適用」機能が完全には実装されていないようです。サブフォルダへの一括適用がメニューに見当たらなかったり、挙動がWeb版のOutlookに近かったりします。
「新しいOutlook」を使っている場合は、主要なフォルダごとに手動でビューを保存して適用していくのが、今のところ一番確実な方法かなと思います。今後のアップデートに期待したいですね。
VBAで全フォルダを強制的に統一する
これは少し上級者向けというか、マニアックな話になりますが、VBA（マクロ）を使って強制的に全フォルダのビューを書き換えるという方法もあります。
企業のシステム管理者の方などがよく使う手法らしいですが、プログラムを書いて「受信トレイと同じビュー設定を、フォルダツリーの末端まで全部適用しろ！」と命令するわけです。
私のような一般ユーザーには少し敷居が高いですが、「何百個もフォルダがあって手作業では無理！」という場合は、ネット上で公開されているスクリプトなどを参考に（自己責任にはなりますが）試してみる価値はあるかもしれません。
ただし、新しいOutlookではVBAが使えないので、これは従来のOutlook限定のテクニックになります。
Outlookビューの設定を一括して効率化
メールを見る時間は、一日の業務の中でもかなりの割合を占めているはずです。その画面が見やすいか見にくいかは、積み重なると大きな生産性の差になって現れます。
今回ご紹介した「ビューの適用」や「カスタムビューの作成」を一度やっておけば、あとは快適なメール環境がずっと続きます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、ぜひ時間を見つけて設定を一括統一してみてください。「あれ？メール処理が早くなったかも」と実感できる日がきっと来ると思いますよ。
