Outlookリッチテキスト変更の全手順！勝手に変わる解決策

Outlookを使っていると、メッセージの形式について迷う場面は意外と多いものです。特に「outlook リッチテキスト変更」というキーワードで検索されている方は、文字の装飾ができなくて困っていたり、逆に意図せず形式が変わってしまい相手に迷惑をかけていないかと心配になったりしているのではないでしょうか。WindowsやMac、さらにはスマホなど、使っているデバイスによっても設定画面が異なるため、解決策が見つけにくいのも事実です。私自身も、設定を変えたはずなのに反映されず、頭を抱えた経験があります。この記事では、それぞれの環境に合わせた正しい変更手順と、よくあるトラブルの解決策を分かりやすく解説します。

HTML形式、テキスト形式、リッチテキスト形式の技術的な違い
Windows、Mac、スマホ版それぞれの具体的な設定変更手順
返信時に形式が勝手に変わってしまう原因と対処法
Winmail.dat問題を防ぐためのキャッシュ削除テクニック

Outlookのリッチテキストを変更する手順と基本設定
Outlookのリッチテキスト変更で生じる不具合の解決策

Outlookのリッチテキストを変更する手順と基本設定

まずは、Outlookで利用できる3つのメッセージ形式の違いと、それぞれのデバイスで意図した形式に変更するための基本的な手順を見ていきましょう。環境によって操作が大きく異なるため、ご自身の状況に合わせて確認してみてください。

HTML形式とテキスト形式の違いとは

Outlookの設定を変更する前に、それぞれの形式が持つ特性を理解しておくことが重要です。実は「リッチテキスト」という言葉は、マイクロソフト独自の規格を指す場合と、一般的な装飾テキストを指す場合で混同されがちです。

以下に、主要な3つの形式の違いをまとめました。

形式名	特徴とメリット	注意点・デメリット
HTML形式（推奨）	文字の色やサイズの変更、画像の埋め込みが可能。現在のビジネスメールの標準規格。	セキュリティ設定によっては画像が表示されない場合がある。
テキスト形式（Plain Text）	文字情報のみで構成される。容量が軽く、全てのメールソフトで確実に読める。	文字の強調や画像の埋め込みは一切できない。そっけない印象になることも。
リッチテキスト形式（RTF）	Exchange環境専用の独自規格。投票ボタンなどが使える。	Outlook以外で受信すると「winmail.dat」になり添付ファイルが開けなくなるリスクが高い。

ここがポイント

一般的に「文字を太くしたい」「色を変えたい」という場合は、「HTML形式」を選択するのが正解です。「リッチテキスト形式」は互換性の問題が起きやすいため、社内システムでの指定がない限りは避けるのが無難です。

Windows版でデフォルト形式を固定する方法

Windows版のOutlookには、従来の「Classic Outlook」と新しい「New Outlook」があり、それぞれ設定場所が異なります。

Classic Outlook（従来版）の場合

すべてのメールを常に同じ形式で送りたい場合は、全体の設定を変更します。

画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を開きます。
左側のメニューから「メール」を選択します。
「メッセージの作成」セクションにある「次の形式でメッセージを作成する」のリストから、「HTML形式」（またはテキスト形式）を選択し、「OK」で保存します。

New Outlook（新しいOutlook）の場合

New Outlookでは、より設定がシンプルになっています。

画面右上の歯車アイコン（設定）をクリックします。
「メール」＞「作成と返信」に進みます。
「メッセージ形式」のセクションで、HTMLまたはテキストを選択して保存します。

New Outlookでは、トラブルの元となる「リッチテキスト形式（RTF）」の選択肢自体が表示されない場合があります。これはMicrosoftが互換性を重視してHTMLへの統一を進めているためです。

Mac版でテキスト形式に変更できない時の対策

最近、Macユーザーの方から「テキスト形式が選べなくなった」という声をよく耳にします。特に「New Outlook for Mac」では、HTML形式が標準となり、プレーンテキストへの切り替え機能が見つけにくくなったり、削除されたりしているケースがあります。

もし、業務上の理由でどうしても「テキスト形式」での送信が必須な場合は、一時的に「Legacy Outlook（従来のOutlook）」に戻すことが最も確実な解決策となります。

設定手順

メニューバーの「ヘルプ」から「従来のOutlookに戻す」を選択することで、以前のインターフェースに戻れます。これにより、テキスト形式とHTML形式の切り替えスイッチが復活し、細かな書式設定も可能になります。

スマホから形式変更して送信できない問題

iPhoneやAndroidのOutlookアプリを使っていて、「テキスト形式で送りたいのに設定が見当たらない」と困ったことはありませんか？

残念ながら、現時点でのモバイル版Outlookアプリは、基本的にHTML形式での送信が強制される仕様となっているバージョンが大半です。スマホならではのリッチな署名やプレビュー機能を優先しているためと考えられます。

もしテキスト形式指定のメーリングリストなどに投稿する必要がある場合は、スマホのWebブラウザから「Outlook on the Web (OWA)」にアクセスして送信するか、PC版を利用することをおすすめします。

形式が勝手に変わる現象への対処法

「普段はHTML形式にしているのに、特定の相手への返信だけテキスト形式になってしまい、画像が貼れない」という経験はないでしょうか。

これは不具合ではなく、Outlookの「フォーマット継承」という仕様です。Outlookは、受信したメールの形式に合わせて返信メールの形式を自動決定します。つまり、相手がテキスト形式で送ってきた場合、こちらからの返信も自動的にテキスト形式になります。

この場合、返信ウィンドウを開いた後に手動で形式を変更する必要があります。

返信ウィンドウにて：「書式設定」タブを開き、「HTML」を選択し直すことで、装飾機能が復活します。

Outlookのリッチテキスト変更で生じる不具合の解決策

ここからは、形式の変更に伴って発生しやすい「Winmail.dat」問題や、ボタンが押せないといったトラブルの具体的な解決策を深掘りします。「設定を変えたのに直らない」という方は、ここの内容をぜひ試してみてください。

Winmail.datの原因となる設定を見直す

「outlook リッチテキスト変更」と検索する最大の動機とも言えるのが、このWinmail.dat問題です。これは、Outlook独自の「リッチテキスト形式（TNEF）」で送られたメールを、GmailやApple Mailなどが解読できない時に発生します。

基本的には、先ほど紹介した手順でデフォルト設定を「HTML形式」にしておけば防げるはずです。しかし、「HTML設定にしたのに、まだ相手から『ファイルが開けない』と言われる」というケースが後を絶ちません。実は、そこには落とし穴があります。

キャッシュ削除で添付ファイル消失を防ぐ

設定をHTMLに変更しても直らない原因、それはOutlookが持っている「オートコンプリートキャッシュ」です。

Outlookは、「この相手には前回リッチテキストで送った」という情報を記憶（キャッシュ）しています。そのため、全体設定をHTMLに変えても、その特定の相手に対してだけは、過去の記憶を優先してリッチテキストで送り続けてしまうのです。

これを解決するには、その相手の情報を一度リセットする必要があります。

キャッシュの削除手順（決定的な解決策）

新規メール作成画面を開き、「宛先」に相手のアドレスを入力し始めます。
候補リストが表示されたら、マウスを合わせて右端の「×」ボタンを押して削除します。
その後、改めてアドレス帳から選択するか、手入力でアドレスを入れ直して送信します。

この操作を行うことで、新しい設定（HTML形式）の情報が上書きされ、Winmail.dat問題が解消される可能性が非常に高くなります。

返信時に書式変更がグレーアウトする理由

メールに返信しようとした際、「書式設定」タブの文字サイズ変更や色変更のボタンが灰色になっていて押せないことがあります。

主な原因は以下の2つです。

閲覧ウィンドウで返信している： 簡易作成モードになっているため、機能が制限されています。「ポップアウト（別ウィンドウで開く）」ボタンを押すと、すべての機能が使えるようになります。
テキスト形式になっている： 前述の通り、相手がテキスト形式だとこちらもテキスト形式になります。「書式設定」タブから「HTML」に切り替えてください。