Outlookを使っていると、メールの整理やバックアップのために自分だけのフォルダを作りたくなることってありますよね。でも、いざOutlookの個人用フォルダの作り方や保存場所について調べようとしても、画面にメニューが表示されないことや、新しいOutlookでの設定方法がわからなくて困ってしまうことも多いのではないでしょうか。実は、現在使っているOutlookのバージョンによって、フォルダの作り方やデータの移動手順がまったく異なるんです。
私自身も最初は戸惑いましたが、仕組みさえ分かってしまえば、パスワードを設定してセキュリティを高めたり、消えたフォルダを復元したりすることも難しくありません。この記事では、初心者の方でも迷わず操作できるように、手順を一つひとつ丁寧に解説していきます。
- Outlookのバージョンに合わせた正しい個人用フォルダの作成手順
- フォルダが作れない場合や表示されない時の具体的な解決策
- 新しいOutlookにおけるデータ管理とアーカイブの活用方法
- 破損したファイルの修復やパスワード設定などの管理テクニック
バージョン別Outlook個人用フォルダの作り方と基礎
まずは、現在お使いのOutlook環境に合わせて、個人用フォルダ（PSTファイル）を正しく作成・管理するための基礎知識から見ていきましょう。バージョンや設定によってメニューの位置が異なるため、ここを押さえておくとスムーズです。
個人用フォルダが表示されない時の確認事項
「個人用フォルダを作ったはずなのに画面に出てこない」あるいは「作りたいのにメニューが見当たらない」という相談をよく受けます。まず一番に確認してほしいのは、お使いのOutlookが「従来のOutlook（Classic）」か「新しいOutlook（New）」かという点です。
画面の右上に「新しいOutlookを試す」というトグルスイッチがあったり、アイコンに「NEW」と書かれている場合は、仕様が大きく異なります。実は、新しいOutlookでは、従来のような「ローカルにPSTファイルを新規作成して書き込む」という機能が廃止されているんです。
注意点
新しいOutlookを使用している場合、この記事の後半で解説する「アーカイブ機能」や「読み取り専用モード」での対応が必要になります。まずは自分がどのバージョンを使っているかを確認しましょう。
Outlookでフォルダ作成ができない原因と対処
従来のOutlookを使っているのに「フォルダの作成」がグレーアウトしていたり、エラーが出たりする場合、その原因の多くは「アカウントの種類」にあります。
例えば、会社で管理されているExchangeアカウントを使用している場合、システム管理者がポリシーによって「個人用フォルダ（PST）の作成」を禁止していることがあります。この場合、個人のパソコン側ではどうやっても作成することはできません。
チェックポイント
会社のアカウントで作成できない場合は、無理にローカルフォルダを作ろうとせず、システム部門に「オンラインアーカイブ（インプレースアーカイブ）」の利用申請をするのが最も安全で確実な解決策です。
データファイルの保存場所を確認し移動する方法
作成した個人用フォルダの実体である「.pstファイル」が、パソコンのどこに保存されているかご存知でしょうか？ バックアップを取る際や、パソコンを買い替える際のデータ移行（引越し）で必ず必要になる情報です。
基本的には、以下のフォルダに保存されていることがほとんどです。
一般的な保存場所
C:\Users[ユーザー名]\Documents\Outlook Files
もし、Cドライブの容量が一杯でDドライブなどに移動させたい場合は、Outlookを一度終了させてからファイルを移動し、再起動後に「データファイルが見つかりません」という警告が出たタイミングで、移動先のファイルを指定し直すことでリンクを張り直すことができます。
PSTファイルの容量制限と圧縮による管理手順
「昔のOutlookファイルが開けなくなった」というトラブルの原因として多いのが、ファイル形式の問題です。かなり古いOutlook（97-2002形式）で作られたPSTファイルは、2GBまでという厳しい容量制限がありました。
現在の標準であるUnicode形式のPSTファイルであれば、最大50GBまでデータを保存できます。ただし、データをたくさん削除しても、ファイル自体のサイズ（ディスク容量）はすぐには減らない仕様になっています。PCの容量を空けたい場合は、手動で「圧縮」を行う必要があります。
- 「ファイル」タブ > 「アカウント設定」を開く
- 「データファイル」タブで対象のファイルを選択
- 「設定」 > 「今すぐ圧縮」をクリック
これで、ファイル内の無駄な空白領域が削除され、PCの空き容量が増えますよ。
個人用フォルダにパスワードを設定する方法
共用のパソコンを使っている場合など、自分以外の人が勝手にメールを見られないようにしたいですよね。個人用フォルダ（PSTファイル）には、個別にパスワードをかけることができます。
フォルダ名を右クリックして「データファイルのプロパティ」を開き、「詳細」ボタンから「パスワードの変更」を選択します。ここで新しいパスワードを設定すれば、Outlook起動時やそのフォルダを開く際にパスワードが求められるようになります。
セキュリティ上の重要警告
PSTファイルのパスワードには「リセット機能」がありません。もしパスワードを忘れてしまうと、Microsoft公式の方法では二度とメールが開けなくなってしまいます。パスワード管理アプリを使うなどして、絶対に忘れないように管理してください。
Outlook個人用フォルダの作り方とトラブル対処法
ここからは、実際に運用していて直面しやすいトラブルの解決策や、新しいOutlook環境での考え方、そして万が一データが破損してしまった時の修復ツールについて深掘りしていきます。
個人用フォルダが消えた場合の復元と修復手順
「Outlookを開いたら、昨日まであったはずの個人用フォルダが消えている！」
これは心臓に悪いですが、多くの場合はデータそのものが消えたわけではなく、Outlookとの「リンク」が外れただけのケースがほとんどです。
以下の手順で、既存のPSTファイルを再度読み込ませてみてください。
- 「ファイル」タブ > 「開く/エクスポート」を選択
- 「Outlook データファイルを開く」をクリック
- 保存場所（通常はドキュメントフォルダ）にある該当の.pstファイルを選択
これだけで、元通りの状態でフォルダペインに復活することが多いです。まずは落ち着いて再マウントを試してみましょう。
新しいOutlookで個人用フォルダは作れる？
結論から申し上げますと、Windows 10や11に標準搭載されつつある「新しいOutlook for Windows」では、個人用フォルダ（PSTファイル）を新規作成することはできません。
新しいOutlookはWeb版の技術をベースに作られており、ローカル保存のPSTファイルは「レガシー（過去の技術）」という扱いになっています。既存のPSTファイルを読み込んで中身を閲覧・検索することは可能ですが、基本的に「読み取り専用」のような扱いになり、そこに新しくメールをドラッグ＆ドロップで保存したり、フォルダ構成を変えたりすることは制限されています。
これからの対策
新しいOutlookをお使いの方は、ローカルに保存するのではなく、Microsoft 365の「オンラインアーカイブ」機能を活用するか、サーバー上のフォルダ整理で対応するのが基本戦略になります。
IMAPでフォルダが作成できない問題の解決策
GmailやYahoo!メールなどをOutlookで使っている場合（IMAP接続）、「フォルダを作ってもすぐに消えてしまう」「グレーアウトして作れない」という現象が起きることがあります。これは、Outlookとメールサーバーの間で「どこをフォルダの起点にするか」の認識がズレていることが原因です。
この場合、「ルートフォルダーのパス」を設定することで解決できることが多いです。
設定手順の例
- 「アカウント設定」 > 対象のアカウントをダブルクリック
- 「ルートフォルダーのパス」という欄に Inbox と入力（大文字小文字に注意）
- 「次へ」を押して設定を保存し、Outlookを再起動
これを行うことでディレクトリ構造が正しく認識され、フォルダの作成や同期が正常に行えるようになります。
破損したデータファイルを直す修復ツール活用法
Outlookが強制終了したり、PCの電源がいきなり落ちたりすると、PSTファイルが破損して「開けません」というエラーが出ることがあります。そんな時のために、Microsoftは「SCANPST.EXE（受信トレイ修復ツール）」という専用の修理プログラムを隠し持っています。
このツールは通常、Officeのインストールフォルダの深い階層に隠れています。例えば C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16 などにあります。
使い方はシンプルで、ツールを起動し、破損したPSTファイルを選択して「修復」ボタンを押すだけです。一度では直りきらないこともあるので、エラーが出なくなるまで3〜4回繰り返して実行するのがプロのコツです。
Outlook個人用フォルダの作り方と活用術まとめ
今回は「outlook 個人用フォルダ 作り方」をテーマに、バージョンの違いによる作成可否や、トラブル時の対処法について解説してきました。
Outlookの個人用フォルダは、メールボックスの容量制限を回避したり、プロジェクトごとにメールを整理したりするのに非常に便利です。しかし、新しいOutlookへの移行過渡期である現在は、自分の環境に合った「正しい保存場所」や「管理方法」を知っておくことが大切です。
大切なメールデータを守るためにも、定期的なバックアップ（PSTファイルのコピー）や、必要に応じた圧縮操作を忘れずに行ってくださいね。もし操作に不安がある場合は、無理をせず社内のIT担当者や専門家に相談することをおすすめします。
