Outlookでメールを作成中、行頭に数字や記号を入力した瞬間に勝手に段落番号が適用されてイライラしたことはありませんか。この自動的な機能は入力オートフォーマットによるもので、設定から解除したりショートカットキーですぐに消すことが可能です。今回はこのお節介な機能を制御して、ストレスなくメールを書くための手順を詳しくご紹介します。
- 勝手に箇条書きや段落番号が設定される原因はオートフォーマット
- 意図しない自動設定を直後に取り消すショートカットキーの活用
- オートコレクトのオプションから自動リスト作成を完全に停止する方法
- 新しいOutlookやMac版などで設定が見つからない場合の対処法
Outlookの段落番号の解除と自動設定を停止する方法
メールを書いている最中に、意図せずレイアウトが変わってしまうのは本当に困りものですよね。まずは、なぜこのような挙動が起きるのかという仕組みと、従来の使い慣れたOutlook（Classic版）でこの機能を根本から止める方法について解説していきます。
勝手に箇条書きになる原因と入力オートフォーマット
Outlookで「1.」や「*」などを入力してスペースキーを押すと、テキストが右にずれて箇条書きモードに変わってしまうことがあります。これはOutlookに搭載されている「入力オートフォーマット」という機能が働いているためです。
本来はユーザーの手間を省くための支援機能なのですが、ちょっとしたメモや日付を入力したいだけの時には、余計なお世話になってしまうことが多いですよね。Outlookのメール作成画面はWordの仕組みを使っているため、Wordと同じように特定のパターンを認識すると自動的に書式を変換してしまうのです。
改行時に続く段落番号を消すショートカット
設定をいじる前に、今まさに勝手に入力された段落番号を「その場ですぐに消したい」という場合に使えるテクニックをご紹介します。これを知っているだけで、作業効率がかなり変わってきますよ。
とっさの解除テクニック
- Ctrl + Z (Macは Cmd + Z)
勝手に変換された直後に「元に戻す」操作を行うと、書式設定だけが解除され、入力した文字（1. など）はそのまま残ります。これが一番早くて確実です。
- Shift + Enter
箇条書きの中で、次の番号を振らずに改行だけしたい場合は、通常のEnterではなくShiftキーを押しながらEnterを押します。
- バックスペース
自動変換された直後にバックスペースキーを1回押すと、オートフォーマットが解除される場合があります。
オートコレクトのオプションで自動設定を停止
毎回ショートカットで直すのが面倒な場合は、設定自体をオフにしてしまいましょう。WindowsのClassic版Outlook（ファイルタブがある従来のタイプ）では、以下の手順で設定画面にアクセスできます。階層が少し深いので注意してくださいね。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
- 左メニューの一番下にある「オプション」をクリックします。
- 「メール」を選択し、「編集オプション」ボタンをクリックします。
- 「文章校正」を選択し、「オートコレクトのオプション」ボタンをクリックします。
これでようやく、自動設定を制御する司令室にたどり着けました。
入力オートフォーマットのチェックを外す手順
「オートコレクト」の画面が開いたら、タブの中から「入力オートフォーマット」を選んでください。似た名前の「オートフォーマット」というタブもありますが、入力中の挙動を直すのは「入力オートフォーマット」の方ですので間違えないようにしましょう。
この画面の中に、「入力中に自動で書式設定する項目」というリストがあります。ここで以下の項目のチェックを外してください。
| 項目名 | 制御される内容 |
|---|---|
| 箇条書き (行頭文字) | 「*」や「-」などを入力した際のリスト化を防ぎます。 |
| 箇条書き (段落番号) | 「1.」などを入力した際の連番作成を防ぎます。 |
イライラする自動リスト作成を完全にオフにする
上記のチェックを外して「OK」をクリックすれば、設定は完了です。これで、以降は「1.」と入力しても勝手にインデントされたり、改行しても次の番号が出てきたりすることはなくなります。
もしOutlookで設定しても直らない場合は、Word側の設定が影響している可能性があります。その場合はWordを開いて同様の手順でオートコレクトの設定を見直してみてください。
Outlookの段落番号解除ができない時の対処法
「設定画面が見つからない」「会社のパソコンで新しいOutlookを使っている」といった場合は、先ほどの手順が使えないことがあります。ここでは、環境ごとの違いや、設定メニューがない場合の回避策について見ていきましょう。
新しいOutlookで設定変更が見つからない場合
最近Microsoftが推奨している「New Outlook for Windows」やWebブラウザ版のOutlookには、残念ながら詳細なオートコレクト設定メニューが存在しないか、非常に見つけにくくなっています。
この場合、グローバル設定で完全にオフにすることは難しいのが現状です。その代わり、自動変換が起きた瞬間に表示される「稲妻アイコン（オートコレクトのオプション）」をクリックし、「段落番号を自動的に作成しない」を選択することで、一時的に機能を停止させることができます。
Mac版Outlookで自動箇条書きをオフにする
Macユーザーの場合、使っているモードによって対応が異なります。
以前のUI（Legacy Outlook）を使用している場合は、メニューバーの「Outlook」から「環境設定」を開き、「オートコレクト」の設定でWindows版と同様にチェックを外すことができます。
「新しいOutlook」スイッチをオンにしている場合、詳細な設定項目が削除されていることがあります。どうしても設定でオフにしたい場合は、一時的に「従来のOutlookに戻す」ことを検討してみてください。
スマホアプリ版で意図しないリスト化を防ぐ
iPhoneやAndroidのOutlookアプリには、PC版のような細かい設定メニューはありません。そのため、スマホでメールを打つ時は少し工夫が必要です。
キーボードの上に表示される書式バーを見て、箇条書きアイコンがオンになっていないか確認しましょう。また、意図せずリストになってしまった場合は、一度改行してからバックスペースで戻るなど、手動での修正が必要になります。
テキスト形式への変更で機能を完全無効化する
どうしても自動フォーマットに邪魔されたくない、という時の究極の解決策は、メールの形式を「テキスト形式」にしてしまうことです。
HTML形式（リッチテキスト）ではなくテキスト形式にすれば、太字や色などの装飾情報を持たなくなるため、当然ながら箇条書きや段落番号の自動設定も機能しなくなります。社内の簡単な連絡など、装飾が不要な場面ではこの方法が最もストレスフリーかもしれません。
箇条書きのインデントや行頭文字を修正する
自動設定を解除しても、過去に作成した文章やコピペした文章に謎の空白（インデント）が残ってしまうことがあります。これは「ぶら下げインデント」という設定が残っているためです。
これを直すには、Ctrl + Shift + *（アスタリスク）を押して編集記号を表示させると分かりやすくなります。矢印マーク（タブ）や段落記号を確認しながら、不要なインデントを削除したり、ルーラーを調整して整えてあげましょう。
まとめ：Outlookの段落番号解除で編集を効率化
Outlookの段落番号や箇条書きの自動設定は、便利な反面、意図しないタイミングで発動すると大きなストレスになります。Classic版を使っている方はオートコレクトの設定から「入力オートフォーマット」のチェックを外すのが一番の近道です。
設定が変更できない新しいOutlookなどの環境でも、「Ctrl + Z」で直後に取り消せることさえ覚えておけば、作業の中断を最小限に抑えられます。ご自身の環境に合わせた方法で、快適なメール作成環境を整えてみてくださいね。
