Outlook設定のエクスポート手順！移行やバックアップを完全解説

パソコンを新しく買い替えるときや、万が一のトラブルに備えてバックアップを取っておきたいとき、Outlookの設定やデータをどうやってエクスポートすればいいのか悩んでしまいますよね。メールデータ自体はなんとなく保存できても、長年使い込んで育ててきたアドレス帳や仕分けルール、さらには署名といった細かい設定がどこにあるのか分からず、困ってしまうことも多いのではないでしょうか。特に最近は新しいOutlookへの移行も絡んでくるため、従来の方法が通用しなくて戸惑うこともあります。この記事では、私自身が実際に試行錯誤して見つけた方法を中心に、大切なデータを漏れなく安全に引き継ぐための手順を分かりやすく紹介していきます。

• アドレス帳を文字化けさせずにCSVで移行する方法
• 再設定が大変な仕分けルールと署名の引き継ぎ手順
• オートコンプリート機能を裏技的に復元するテクニック
• 新しいOutlookや不具合時の修復方法に関する重要事項

Outlookの設定をエクスポートする基本手順

Outlookには「すべての設定を一括保存する」という便利なボタンが存在しません。そのため、メール、連絡先、ルールなど、それぞれのデータに適した方法で個別にエクスポートしていく必要があります。ここでは、うっかり忘れがちな項目を中心に、具体的な保存場所と手順を見ていきましょう。

アドレス帳をCSV形式でエクスポート

連絡先の移行は、メール本文と同じくらい重要ですよね。Outlook同士の引っ越しであればPSTファイル（Outlookデータファイル）に含めるのが一番確実ですが、Gmailや年賀状ソフト、あるいは「新しいOutlook」へ移行する場合は、汎用性の高いCSV形式（カンマ区切り）でエクスポートするのがおすすめです。

手順は「ファイル」＞「開く/エクスポート」＞「インポート/エクスポート」から進み、「テキストファイル（カンマ区切り）」を選択して連絡先フォルダーを指定するだけです。

仕分けルールをエクスポートする方法

「特定の上司からのメールは通知を鳴らす」「メルマガはサブフォルダへ移動する」といった仕分けルールは、業務効率化の要ですよね。これらを一から再設定するのは骨が折れます。実は、クライアント側で設定したルールは「.rwz」というファイル形式でエクスポート可能です。

「仕分けルールと通知の管理」画面にある「オプション」ボタン（これが少し見つけにくい場所にあります）をクリックすると、「仕分けルールをエクスポート」という項目が出てきます。ここでファイルを保存しておけば、新しいPCでインポートするだけでルールを復元できます。

署名の移行には物理ファイルのコピーが必要

意外と知られていないのが、署名データはPSTファイルにもアカウント設定にも含まれていないという事実です。署名はWindowsの隠しフォルダーの中に、独立したファイルとして保存されています。そのため、Outlookの機能ではなく、エクスクスプローラーを使ってファイルを物理的にコピーする必要があります。

署名ファイルは以下の場所にあります。

キーボードの「Windowsキー + R」を押して、以下を貼り付けて実行してみてください。

このフォルダーの中にあるファイル（.htm, .rtf, .txt）をすべてUSBメモリなどにコピーし、新しいパソコンの同じ場所に貼り付ければ移行完了です。最後にOutlookの設定画面で署名を割り当て直すのをお忘れなく。

オートコンプリート機能の移行テクニック

宛先欄に名前を途中まで入力すると表示される「候補リスト（オートコンプリート）」、便利ですよね。実はこれもアドレス帳とは別物で、キャッシュデータとして保存されています。公式なエクスポート機能はないのですが、ファイルのリネームという少し強引な方法で引き継ぐことが可能です。

データは以下の場所に「Stream_Autocomplete_…」という長い名前のファイルとして保存されています。

アカウント設定とレジストリの関係性

「メールアカウントの設定やパスワードもエクスポートしたい」と考えるのは自然ですが、残念ながらセキュリティの観点から、パスワードを含む完全なアカウント設定のエクスポートはできません。これらはWindowsのレジストリという深い場所に暗号化されて格納されているためです。

そのため、新しいPCではパスワードの再入力とアカウントの再設定が必ず必要になります。手間はかかりますが、セキュリティを守るための仕様と割り切って、プロバイダの書類などを手元に用意しておきましょう。ただし、Microsoft 365などの最新版では「設定をクラウドに保存する」機能により、この手間が大幅に軽減されつつあります。

新しいOutlookの設定エクスポートと移行

現在、Microsoftは「新しいOutlook for Windows」への切り替えを推奨していますが、従来のOutlook（Classic版）とはデータの持ち方が根本的に異なります。ここでは、新旧Outlook間でのデータの扱いや、移行時の注意点について解説します。

移行と引っ越しのためのデータ準備

従来のOutlookでIMAP（Gmailなど）やExchangeを使っている場合、データは「OSTファイル」という形式で保存されています。このOSTファイルは、PC固有の鍵がかかったキャッシュのようなもので、そのままコピーしても別のPCでは開けません。

引っ越しのためにデータを持ち出したい場合は、Outlookの「インポート/エクスポートウィザード」を使って、OST内のデータを意図的に「PSTファイル」へと変換（エクスポート）する必要があります。このPSTファイルであれば、どのOutlookでも開くことができるため、バックアップとしての価値が非常に高くなります。

PSTファイルをインポートする手順

「新しいOutlook」はクラウドベースのアプリですが、ユーザーからの要望を受けてPSTファイルの読み込み機能が実装され始めています。「設定」＞「全般」＞「プライバシーとデータ」あるいは「インポート」メニューから、作成しておいたPSTファイルを指定することで、過去のメールデータを新しい環境に取り込むことが可能です。

ただし、新しいOutlookはまだ発展途上の部分もあり、すべてのPSTファイルが完璧に読み込めるわけではない点には注意が必要です。あくまで「参照用」として割り切るのが良いかもしれません。

新しいOutlookから元に戻す方法

「エクスポートしようとしたら画面が全然違う」「使い勝手が変わりすぎて困る」という場合、従来のClassic Outlookに戻したいこともありますよね。通常は画面右上のトグルスイッチをオフにすれば戻れますが、もしスイッチが見当たらない場合や勝手に切り替わってしまう場合は、レジストリ操作で強制的に戻すことも可能です。

この設定を行うことで、慣れ親しんだ従来の画面に戻り、これまで通りの手順でエクスポート作業を行えるようになります。

エクスポート失敗時のScanPST修復

いざエクスポートを開始しても、プログレスバーが途中で止まったりエラーが出たりすることがあります。これは長年の使用でデータファイル内部が少し破損している際によく起こる現象です。そんなときは、Microsoft純正の修復ツール「ScanPST.exe（受信トレイ修復ツール）」の出番です。

Officeのインストールフォルダ（Program Files等）の奥深くに隠れているこのツールを起動し、対象のデータファイルをスキャン・修復してから再度エクスポートを試みると、嘘のようにスムーズに完了することが多いです。「どうしてもエクスポートできない！」という時は、ぜひ試してみてください。

Outlookの設定エクスポートの総まとめ

Outlookの設定エクスポートは、ボタン一つで完了するものではなく、データの種類ごとに適切な「引越し作業」が必要なパズルのようなものです。メールはPST、アドレス帳はCSV、署名はファイルコピーと、それぞれの特性を理解して対処することが成功の鍵です。

少し手間に感じるかもしれませんが、一度この仕組みを理解しておけば、PCの買い替えもトラブルも怖くありません。大切なビジネスやプライベートの情報を守るためにも、ぜひ時間のある時にバックアップを試してみてくださいね。