仕事でOutlookを使っていると、受信したメールへの返信を作成する際に文字色が勝手に青色になっていて驚いたことはありませんか。ビジネスメールにおいて青文字のままで送ってしまってマナー違反にならないか不安になったり、あるいは毎回手動で黒に戻すのが面倒だと感じたりしている方も多いはずです。特にiPhoneなどのスマホ版や新しいOutlookでは設定方法や仕様が異なるため、どうすれば文字色を固定できるのか戸惑ってしまうこともあるでしょう。この記事では、そんな文字色に関する疑問や設定の悩みをすっきりと解決していきます。
- クラシック版と新しいOutlookでの設定の違い
- 返信文字色が青くなる原因と黒に戻す手順
- ビジネスメールにおける青文字のマナーと使い分け
- スマホ版やダークモード環境での注意点
Outlookの返信文字色を変更する設定手順
まずは、多くのユーザーが直面している「文字色の設定」について、具体的な手順を見ていきましょう。実は使っているOutlookのバージョンによって操作方法が大きく異なるため、自分の環境に合わせた対応が必要です。
クラシック版で青から黒へ変更する方法
従来のデスクトップアプリ版（クラシック版）を使っている場合、設定は非常に詳細に行えます。デフォルトで「青」になっているのを「黒」に変えたい場合は、以下の手順を試してみてください。
- 画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
- 左メニューの「メール」を選び、「ひな形およびフォント」ボタンをクリックします。
- 「返信または転送メッセージ」の項目にある「文字書式」ボタンを押します。
- フォントの色を「自動」に変更します。
ここで一つ重要なポイントがあります。色を選ぶ際に、パレットから真っ黒（#000000）を選ぶのではなく、「自動」を選択することを強くおすすめします。理由は後ほど詳しく解説しますが、相手がダークモードを使っていた場合に文字が消えてしまうのを防ぐためです。
新しいOutlookにおける設定の注意点
最近、右上のトグルスイッチで切り替えられる「新しいOutlook（New Outlook）」を利用している方も増えてきましたね。実はこの新しいOutlook、クラシック版とは仕様がガラリと変わっています。
残念ながら現時点では、「新規メールは黒、返信メールだけ色を変える」といった個別の設定項目が存在しません。設定画面がWeb版と統合されており、全体のメッセージ形式として一括管理される仕様になっています。
新しいOutlookでは、文字色を変更すると新規作成メールにも影響する場合があります。返信時だけ色を変えたい場合は、都度手動で変更するか、署名機能を使って疑似的に色を指定するなどの工夫が必要です。
色が直らない時はメール形式を確認
「設定を変えたはずなのに、どうしても返信時の文字色が変わらない」「フォントまで変わってしまう」という経験はありませんか。その原因は、相手から送られてきたメールの形式にあるかもしれません。
相手が「テキスト形式（プレーンテキスト）」でメールを送ってきた場合、Outlookはその形式を引き継いで返信を作成します。テキスト形式にはそもそも色の情報を持たせる機能がないため、こちらの設定に関わらず黒（またはシステムフォントの色）になってしまうのです。
この場合、返信ウィンドウの「書式設定」タブから「HTML形式」に変更すれば色は付けられますが、相手が意図してテキスト形式を使っている可能性もあるため、変更には少し配慮が必要かもしれません。
返信時に色が勝手に変わる原因と対策
「返信するたびに、文字色が紫や緑などランダムに変わる」という不思議な現象に悩まされている方もいるようです。これはバグではなく、実はOutlookの古い機能の一つなんです。
オプションの中に「返信または転送時に新しい色を使用する」という設定が含まれている場合があります。これがオンになっていると、スレッド内で発言者を区別するために自動的に色が割り振られてしまいます。ビジネス利用では落ち着かない印象を与えてしまうので、このチェックは外しておくのが無難ですね。
スマホ版アプリでは設定変更できない
外出先からiPhoneやAndroidのOutlookアプリで返信することも多いですよね。しかし、スマホアプリ版の設定メニューを探しても、返信文字色を変更する項目は見当たりません。
現状、スマホアプリ版ではPC版のような詳細なフォント設定機能が実装されていません。基本的にはOSの設定やダークモードの状況に依存して表示されます。どうしても色を変えたい場合は、メール作成画面で文字を選択して、その都度フォーマットツールから色を指定する必要があります。
Outlookの返信文字色は青だとマナー違反か
技術的な設定と同じくらい気になるのが、「そもそも青文字で返信して失礼じゃないの？」というマナーの問題ですよね。ここからは、ビジネスシーンにおける色の持つ意味と、上手な使い分けについて考えてみましょう。
デフォルトの青色は失礼にあたるのか
結論から言うと、「決して失礼ではないが、相手や場面によっては避けたほうが無難」というのが私の考えです。
もともとOutlookが返信色を青にしているのは、欧米のビジネス文化である「インライン返信（相手のメールの文中に直接回答を書き込むスタイル）」を見やすくするための配慮です。つまり、世界的なスタンダード機能であり、これを使っていること自体がマナー違反というわけではありません。
ただ、日本ではまだ「修正ペンの赤入れ」のような印象を持たれることがあり、「なんとなく上から目線に見える」と感じる方がいるのも事実です。
ビジネスマナーに基づく色の使い分け
では、具体的にどう使い分ければ良いのでしょうか。私は以下のような基準で色を切り替えることをおすすめしています。
| 相手・シチュエーション | おすすめの文字色 | 理由 |
|---|---|---|
| 初対面の取引先・重要顧客 | 黒（自動） | 第一印象でのリスクを避けるため、最もフォーマルな黒が無難です。 |
| 謝罪・お詫びのメール | 黒（自動） | 誠意を伝える場面では、装飾的な要素はノイズになりかねません。 |
| 社内・チームメンバー | 青（デフォルト） | 効率重視。スレッドが長くなっても自分の発言が一目でわかります。 |
| 外資系企業・海外とのやり取り | 青（デフォルト） | インライン返信が文化として定着しており、むしろ親切と捉えられます。 |
ダークモード環境での色設定の正解
先ほど設定手順の中で「自動」を選ぶべきだとお伝えしましたが、その理由がここにあります。最近は目の疲れを軽減するために、Outlookを「ダークモード（黒背景）」で使っている人が増えています。
もしあなたが文字色を「黒（#000000）」で固定してしまうと、相手がダークモードだった場合、「黒い背景に黒い文字」が表示され、文章が読めなくなってしまう恐れがあるのです。「自動」に設定しておけば、相手の環境に合わせて「ライトモードなら黒、ダークモードなら白」と自動で最適化してくれるので安心です。
相手に見やすいユニバーサルな配色
最後に、アクセシビリティ（見やすさ）の視点も忘れてはいけません。世の中には色の区別がつきにくい色覚特性を持っている方もいらっしゃいます。薄い水色やパステルカラーなどは、人によっては非常に読みづらい場合があります。
デフォルトの濃い紺色は比較的コントラスト比が高く読みやすいですが、色だけに頼らず、引用符（>）を使ったり、改行を入れたりして、色情報がなくても誰の発言か分かるように構造化することが、真にマナーの行き届いたメールと言えるのではないでしょうか。
Outlookの返信文字色に関するまとめ
Outlookの返信文字色が青くなるのは仕様であり、便利な機能の一つですが、日本のビジネスシーンでは「黒（自動）」にしておくのが最も安全な選択肢と言えそうです。
- クラシック版なら「オプション」＞「ひな形」から簡単に変更可能。
- 設定時は「黒(#000000)」ではなく「自動」を選んでダークモードに対応させる。
- 新しいOutlookやスマホ版では設定に制限があるため、運用でのカバーが必要。
- TPOに合わせて、社内なら青、社外なら黒と使い分けるのがスマート。
たかが文字色、されど文字色。小さな設定ですが、相手への思いやりを表現できるポイントでもあります。ぜひご自身の環境に合わせて、最適な設定を見つけてみてくださいね。
