Outlook投票ボタンの集計方法と作成手順！できない時の対策も

Outlookでアンケートを取りたいけれど投票ボタンの作り方や集計の方法が分からず困ってしまうことや、せっかく送ったのに相手からボタンが表示されないと言われて焦ることはありませんか。ビジネスの現場では意見の集約や出欠確認など、メールで手軽に集計を行いたいシーンは多いものですが、実はOutlookの投票機能にはいくつかの種類や注意点が存在しており、正しく設定しないと思い通りの結果が得られないことがあります。この記事ではOutlookの投票ボタンを使った集計のやり方を初心者の方にも分かりやすく解説し、外部の人に送れない場合やスマホで確認できないといったトラブルへの対策についても詳しくご紹介します。

• 投票ボタンの基本的な作成手順とカスタム設定の方法
• 集計結果が表示される追跡タブの出し方と確認のコツ
• 集計データをExcelに転記して活用するための具体的な手順
• ボタンが表示されないトラブルの原因とFormsを使った解決策

Outlook投票ボタンの集計方法と作成手順

まずは、従来のOutlook（Classic版）で多くの人が利用している標準的な投票ボタンの作成方法から、集められた回答をどのように集計して確認するのか、その具体的な手順について見ていきましょう。直感的に使える機能ですが、少しだけ設定にコツがいります。

投票ボタンをカスタムして作成する

Outlookには標準で「はい;いいえ」や「承認;却下」といった選択肢が用意されていますが、実際の業務では「A案;B案;C案」のように独自の選択肢を使いたい場面が多いですよね。そんな時は、投票ボタンのカスタム設定を行いましょう。

手順はとてもシンプルです。メールの作成画面を開いたら、「オプション」タブにある「投票ボタンの使用」をクリックし、メニューの中から「カスタム」を選びます。するとプロパティ画面が開くので、「投票ボタンを使う」という項目の横にある入力欄に、使いたい選択肢を入力します。

設定後に「閉じる」を押しても画面上には大きな変化がないため不安になるかもしれませんが、メッセージの上部に「このメッセージには投票ボタンが追加されました」というインフォメーションが表示されていれば設定完了です。あとは通常通り宛先を入れて送信するだけです。

追跡タブが表示されない時の対処法

投票メールを送った後、いざ結果を見ようと思っても「集計画面（追跡タブ）が見当たらない！」と焦ってしまう方が非常に多いです。実は、この「追跡」タブが表示されるには特定の条件が必要なのです。

まず大前提として、集計結果は「受信トレイ」ではなく、「送信済みアイテム」フォルダーにある、自分が送ったメールの中に表示されます。受信トレイにある返信メールを開いても、個別の回答が見えるだけで一覧の集計画面は出てきません。

もし返信が来ているのにタブが出ない場合は、一度メールを閉じてから開き直すか、少し時間を置いてみてください。

投票結果を確認する正しい手順

では、実際に集まった回答を確認してみましょう。手順さえ分かれば、一目で全体の状況を把握できるので非常に便利です。

まず「送信済みアイテム」フォルダーを開き、投票ボタンを付けて送ったメールをダブルクリックして別ウィンドウで開きます。リボンの「メッセージ」タブの中に「表示」というグループがあり、そこに「追跡」ボタンが表示されているはずです。これをクリックすると、誰がどの選択肢を選んだのかが一覧表形式で表示されます。

画面の上部には「はい: 5　いいえ: 2」のように全体の集計サマリーも表示されるため、数え間違いをする心配もありません。この機能を使えば、いちいち返信メールを開いて「正」の字を書くようなアナログな作業から解放されますね。

集計結果をExcelへ貼り付ける技

会議の資料などで使うために、この集計結果をExcelやCSV形式で保存したいと考える方も多いでしょう。しかし残念ながら、Classic Outlookの追跡画面には「Excelにエクスポート」という便利なボタンが存在しません。ではどうするかというと、「コピー＆ペースト」というアナログな技を使います。

この方法であれば、名前、回答、日時などのデータを表形式のままExcelに持っていくことができます。少し原始的ですが、これが現状の標準的な方法となります。

集計ができない原因と解決策

時々、「返信は来ているのに追跡タブの集計に反映されない」というトラブルが起こります。これにはいくつかの原因が考えられます。

一番多いのは、受信者が投票ボタンを使わずに、通常の「返信」ボタンで文章として「承認します」などと返してきたケースです。Outlookの自動集計機能は、あくまで投票ボタンを押して生成された特定の件名フォーマットを持つメールしか認識できません。手動で書かれた返信は集計対象外となります。

また、送信済みアイテムにある「元の送信メール」を移動したり削除したりしてしまうと、集計データとの紐付けが切れてしまい、追跡機能が働かなくなることがあります。集計が終わるまでは、元の送信メールは触らずにそのままにしておくのが鉄則です。

Outlook投票ボタンで集計できない時の対策

ここまで紹介した方法は、主に社内のExchangeサーバー環境で使う「Classic Outlook」の機能です。しかし、最近は社外の人とのやり取りやスマホでの利用が増え、「ボタンが表示されない」「使えない」といった声も増えています。ここからは、そうした現代的な環境でのトラブル対策について解説します。

Winmail.datでボタンが消える理由

「社外の人に投票メールを送ったのに、ボタンがないと言われた」「謎のWinmail.datというファイルが添付されているだけだった」という経験はありませんか？これは、Outlook独自の技術仕様が原因です。

従来の投票ボタン機能は、「TNEF」というMicrosoft独自の形式（リッチテキスト形式）で情報を送っています。しかし、GmailやYahoo!メールなど、他社のメールサービスはこの形式を理解できません。その結果、投票ボタンの情報が読み取れず、Winmail.datという無意味なファイルに変換されてしまうのです。

Formsを使ったアンケート機能の活用

では、社外の人やスマホユーザーを含めて集計したい場合はどうすれば良いのでしょうか。そこで登場するのが、新しいOutlookやWeb版Outlookに搭載されている「投票（Polls）」機能です。裏側では「Microsoft Forms」というツールが動いています。

メール作成画面の「挿入」タブから「投票」を選ぶと、メール本文内に投票カードを埋め込むことができます。この方法の最大のメリットは、回答データがクラウド（Microsoft Forms）上に保存されることです。受信者はメール本文内のリンクをクリックしてブラウザで回答できるため、相手がGmailでもスマホでも問題なく投票できます。

集計結果もリアルタイムでグラフ化され、Formsの管理画面から直接Excelファイルをダウンロードすることも可能です。これから新しくアンケートを取るなら、こちらの方式の方が断然扱いやすいかもしれません。

スマホで投票機能を使うには

外出中の上司にスマホで承認してもらいたい、というニーズは多いですよね。しかし、先ほど触れたようにClassic版の投票ボタン（リッチテキスト形式）は、iPhoneやAndroidの標準メールアプリでは表示されないことがほとんどです。

スマホで確実に投票してもらうためには、やはり前述の「Formsベースの投票（Polls）」を使うのが正解です。これならブラウザベースで動作するため、デバイスを問わず回答が可能になります。もし従来のボタンを使っていて「見られない」と言われたら、無理に設定を変えるより、Forms方式で再送する方が確実な解決策になります。

相手に投票メールが届かない場合

投票ボタン付きのメールを送ったはずなのに、相手に届いていない、あるいは迷惑メールに入ってしまったというケースもあります。特にHTML形式とリッチテキスト形式の変換設定が影響していることが多いです。

組織のセキュリティ設定によっては、外部へのメール送信時にリッチテキスト形式（TNEF）を強制的にHTML形式に変換して送信するよう構成されていることがあります。この変換プロセスで投票ボタンの情報が削除されてしまうのです。これを回避しようとして無理に設定をいじると、今度は文字化けの原因になったりします。

やはりここでも、外部とのやり取りにおいてトラブルが続くようであれば、メール機能に依存しない「Microsoft Forms」のURLをメールに貼り付けて送るというシンプルな方法に切り替えるのが、最もストレスのない運用と言えるでしょう。

Outlook投票ボタンと集計の総まとめ

Outlookの投票ボタンは、社内のメンバー間ですばやく意思確認をするには非常に強力なツールです。特に「送信済みアイテムから追跡タブで確認する」というクセさえ覚えてしまえば、集計作業を大幅に時短できます。

一方で、社外への送信やスマホ対応といった現代的なニーズには、従来の投票ボタンでは対応しきれない部分があるのも事実です。その場合は、新しい「Polls（投票）」機能を活用するなど、相手の環境に合わせてツールを使い分けることが、スムーズな集計への近道かなと思います。ぜひ用途に合わせて、最適な方法を選んでみてくださいね。