毎日使うメールソフトだからこそ、ちょっとした表示の違いが気になったりしますよね。「結婚して名字が変わったのに、送信元も連絡先も旧姓のままになっている」「アドレス帳の並び順がバラバラで使いにくい」といった悩みは、実はとても多いんです。私自身も、設定を変えたはずなのにOutlookの連絡先の表示名がなかなか更新されず、焦って何度も再起動した経験があります。特に最近は新しいOutlookに切り替わったりして、以前の方法が通用しないことも増えてきました。会社名で並べ替えたいのにうまくいかなかったり、相手に届く名前を変更したくてもメニューが見当たらなかったりと、迷子になってしまうこともありますよね。この記事では、そんなOutlookの連絡先や表示名に関するモヤモヤを解消するために、私が調べた対処法を分かりやすくまとめてみます。
- 送信相手に表示される差出人名を変更する手順
- 連絡先リストを会社名や五十音順に並べ替える方法
- 設定を変更しても名前が変わらない原因とキャッシュの削除
- New OutlookやMac版などバージョンごとの違い
Outlookの連絡先や表示名の変更と更新
まずは、メールを受け取った相手に表示される「差出人名」の変更方法や、設定を変えたはずなのに名前が変わらないといったトラブルの解決策について見ていきましょう。使っているOutlookの種類によってできることが全然違うので、そこが少しややこしいポイントなんです。
メールの差出人名を変更する方法
メールを送ったとき、相手の受信トレイに自分の名前がどう表示されるかはとても重要ですよね。ただ、これが簡単に変えられるかどうかは、お使いのメールアカウントの種類とOutlookのバージョンに大きく左右されます。
もし、あなたが従来のClassic Outlook（Windows版）を使っていて、プロバイダのメール（POPやIMAP）を設定しているなら、話は早いです。「ファイル」タブから「アカウント設定」を開いて、対象のアカウントを選んで「変更」をクリックすれば、「名前」という項目を自由に書き換えることができます。ここに「山田 太郎」と入れたり、英語表記にしたり、会社名を付け加えたりと、自分の好きな表示名にカスタマイズできるんです。
ここがポイント
Classic Outlookでの変更は、あくまでそのパソコン上のOutlookからの送信にのみ適用されます。スマホから送る場合は、スマホ側のアプリでも設定が必要になるので注意してくださいね。
一方で、会社のメール（Microsoft 365やExchange）を使っている場合は、自分で勝手に名前を変えることは基本的にできません。この名前はサーバー側で厳重に管理されているため、変更したい場合は会社のIT担当者さんにお願いする必要があります。
名前変更ができない原因と対処法
「設定画面を探しても名前を変更する場所がない！」という声を最近よく耳にします。これは多くの場合、Microsoftが推奨しているNew Outlook for Windowsを使っていることが原因かもしれません。
実は、New OutlookでGmailやYahooなどのIMAPアカウントを使う場合、アカウントを追加した後に差出人名を変更する機能が見当たらないことが多いんです。これはちょっと不便ですよね。現状では、一度アカウントを削除して、再追加する際に入力し直すという、少し強引な方法をとるしかないケースもあります。
注意点
New Outlookはまだ進化の途中という印象で、従来の細かい設定ができないことがあります。どうしても頻繁に名前を変える必要があるなら、一時的にClassic Outlookに戻すのも一つの手かもしれません。
Mac版で表示名設定ができない時
MacでOutlookを使っている方も、「氏名」の欄がグレーアウトして編集できないという現象に悩まされることがあります。これは、Outlook for Macがアカウントを追加する際、自動的に「Microsoft Cloud」を経由して同期する設定になっているためです。
便利機能を使うための仕様なのですが、これだとローカルで名前をいじれません。もし、どうしても名前を変えたい場合は、アカウント追加時にGoogleやYahooのロゴを選ばず、あえて「IMAP」として手動設定したり、「Microsoft Cloudに同期しない」というオプションを探して選択したりする必要があります。
ただし、これをするとカレンダーの同期ができなくなったりするデメリットもあるので、どちらを優先するか悩ましいところですね。
アドレス帳の更新が反映されない場合
会社の全体アドレス帳（グローバルアドレスリスト）で、同僚の名字が変わったはずなのに、自分のOutlook上では古い名前のまま…ということもよくあります。これは、Outlookが通信量を減らすために、アドレス帳のコピーをパソコン内に保存している（オフラインアドレス帳）からです。
通常は1日1回くらいのペースで自動更新されるのですが、急いでいるときは手動で更新をかけることもできます。
手動更新の手順（Classic版）
「送受信」タブにある「送受信グループ」から「アドレス帳のダウンロード」を選びます。この時、「前回の送受信以降の変更をダウンロードする」のチェックを外して実行すると、全データが強制的に新しくなり、最新の状態が反映されやすくなります。
宛先の古い履歴を削除する方法
一番多いトラブルがこれかもしれません。「アドレス帳は新しくなったのに、メール作成画面で宛先を入力しようとすると、古い名前が候補に出てくる！」という現象です。これはアドレス帳ではなく、オートコンプリート（入力履歴）という別の機能が覚えている情報が悪さをしています。
解決策はとてもアナログですが、確実な方法があります。宛先欄に名前を入力して古い候補が出てきたら、その横にある「×」ボタンを押して削除してしまいましょう。これで次回からは、正しいアドレス帳の情報から新しい候補が表示されるようになります。
Outlookの連絡先で表示名や順序を整える
次は、自分が見るための「連絡先（アドレス帳）」の整理整頓についてです。「会社名でズラッと並べたい」「姓と名の順序が逆で気持ち悪い」といったストレスを解消して、快適に使えるようにしていきましょう。
連絡先を会社名で表示させる設定
ビジネスでOutlookを使っていると、個人の名前よりも「どの会社の人か」で探したいことってありますよね。Outlookには「表題（File As）」という項目があり、ここでリスト上の表示形式を決めています。
Classic Outlookなら、連絡先の編集画面で「表題」のプルダウンメニューを開くと、「会社名 （氏名）」や「氏名 （会社名）」といったパターンを選べます。これを設定しておけば、連絡先一覧を見たときに会社名が先頭に来るので、パッと見で探しやすくなります。
これから登録する人全員をこの形式にしたい場合は、オプション設定の「連絡先」メニューから、既定の表題順序を変更しておくと楽ですよ。
アドレス帳の表示順番を並び替える
「あいうえお順に並んでいない！」というのもよくある悩みです。特に日本語の場合は「フリガナ」が正しく登録されていないと、Outlookは漢字の読み方が分からず、めちゃくちゃな順序で並べてしまうことがあります。
連絡先が意図しない場所に表示されているときは、その人の連絡先カードを開いて「フリガナ」がちゃんと入力されているか確認してみてください。ここを修正するだけで、綺麗にソートされることが多いです。
| 表示形式 | 特徴 | おすすめの用途 |
|---|---|---|
| 姓 名 | 日本で最も一般的な表示 | 個人の知人や友人の管理 |
| 会社名 (氏名) | 会社名を先頭に表示 | 取引先が多いビジネス用途 |
| 名 姓 | 欧米式の表示 | 海外の連絡先が多い場合 |
連絡先一覧の表示形式を変える
Classic Outlookは画面のカスタマイズ性が非常に高いのが魅力です。連絡先フォルダの「表示」タブから「ビューの変更」を選び、「一覧」や「電話」といった形式に切り替えることができます。
さらに「列の追加」を行えば、一覧画面に「会社名」や「部署」といった列を増やすことも可能です。Excelのように列をドラッグして並べ替えたり、会社名の列でグループ化してツリー表示にしたりと、自分だけの使いやすいアドレス帳を作れるのが楽しいところですね。
New Outlookでの表示設定の制限
一方で、新しい「New Outlook」に切り替えた方は、少し戸惑うかもしれません。New Outlookはデザインがスッキリして綺麗な反面、今までのような細かいカスタマイズ機能がかなり制限されています。
例えば、「表題（File As）」という概念が薄れていて、リストの並び替えも「姓」か「名」かを選ぶくらいしかできないことがあります。「会社名で一覧表示して並べ替える」といった高度な操作は、現状では難しいか、検索機能を使って絞り込むスタイルへの変化を求められているようです。
注意点
New Outlookで「会社名が表示されない」と悩む場合は、無理に設定を探すより、検索バーに会社名を入力してフィルタリングする使い方が推奨されています。
連絡先リストで宛先を管理する
特定のプロジェクトメンバーや、部署全員にメールを送る機会が多いなら、「連絡先リスト（以前の配布リスト）」を作っておくと便利です。これなら、個々の表示名を気にすることなく、「〇〇プロジェクト」というリスト名を宛先に入れるだけで一斉送信ができます。
New Outlookでも「新しい連絡先」のメニューから「連絡先リスト」を作成することができます。表示名の管理が面倒な場合は、よく使うグループをリスト化してしまうのも一つの解決策ですね。
まとめ：Outlookの連絡先と表示名の管理
Outlookの連絡先や表示名に関する悩みは、実は「Classic版」か「New Outlook版」か、そして「個人アカウント」か「組織アカウント」かによって、対処法がまったく異なります。もし設定画面が見当たらなかったり、グレーアウトしていたりする場合は、無理にパソコン側で直そうとせず、一度「これは自分の権限で変えられるものかな？」と立ち止まってみるのが大切です。
特に組織で使っている場合は、情シスなどの管理者に相談するのが一番の近道ですし、単に古い履歴が残っているだけなら「×」ボタンで消すだけで解決することもあります。まずは自分の環境を確認して、できるところから整理してみてくださいね。
