チームで仕事を進めていると、上司や同僚のスケジュールを把握しておきたい場面って毎日のようにありますよね。Outlookで他人の予定表を追加して共有したいのに、具体的な手順がわからなかったり、あるいはスマホやiPhoneで見れないといったトラブルに直面して困っている方も多いのではないでしょうか。相手に許可を求めたり編集権限の設定がうまくいかず、カレンダーが更新されないまま放置してしまうケースもよく耳にします。この記事では、新しいOutlookと従来版それぞれの操作手順から、グループでのスケジュール管理や不要になった予定表の削除方法まで、詳しく解説していきます。
- 自分のOutlook画面に他者のカレンダーを表示させる基本操作
- 新しいOutlookと従来版で異なる設定手順と注意点
- スマートフォンでも共有スケジュールを確認するための設定
- 追加できない場合や更新されない時の具体的な対処法
Outlookで他人の予定表を追加する手順と設定
まずは、職場のメンバーや上司のスケジュールを自分のOutlook画面に表示させるための基本的な手順を見ていきましょう。実はOutlookには現在、新旧2つのバージョンが混在していて、それぞれ操作方法が微妙に違うんです。ここではそれぞれの環境に合わせた正解ルートをご紹介します。
自分のOutlookに共有カレンダーを追加する方法
他人の予定表を追加するという操作は、シンプルに言えば「相手のスケジュールデータを自分の画面に呼び出す」ことです。最も基本的な流れは、ディレクトリ（組織のアドレス帳）から相手を探して追加する方法ですね。
基本的には、相手が同じ組織内にいれば、特別な招待メールを待たなくても、こちらから検索して追加アクションを起こすことができます。ただし、追加したからといって最初から全ての予定が見えるわけではありません。相手が公開範囲をどのように設定しているかによって、単に「予定あり」とだけ表示される場合もあれば、件名までバッチリ見える場合もあります。
ここがポイント
「追加＝即閲覧」ではありません。まずは枠を追加し、中身が見えるかどうかは相手の権限設定次第ということを覚えておきましょう。
新しいOutlookと従来版での操作の違い
最近、Outlookの画面右上に「新しいOutlookを試す」というスイッチが出ているのを見たことがありますか？ 現在、Windows版のOutlookには、長年使われてきた「Classic Outlook（従来版）」と、Web版ベースに刷新された「New Outlook（新しいOutlook）」の2種類が存在しています。これが混乱の元なんですよね。
New Outlook（新しいOutlook）の場合
こちらは操作がかなり直感的です。画面左側の予定表アイコンをクリックしてカレンダービューを開き、「予定表を追加」ボタンを押します。「ディレクトリから追加」を選んで相手の名前を入力すれば完了です。
もし相手が権限を与えていない場合でも、カレンダー自体は追加され、中身は「ビジー」などの表示になります。
Classic Outlook（従来版）の場合
こちらは機能が豊富な分、メニューが少し奥まっています。「ホーム」タブの「予定表の管理」グループにある「予定表を開く」から「共有予定表を開く」などを選択します。
グローバルアドレス一覧（GAL）から名前を選択するのが一番確実な方法です。メールアドレスを直接手打ちするよりも、組織のリストから選ぶ方がエラーが起きにくいですよ。
| バージョン | ベース技術 | 特徴 |
|---|---|---|
| Classic Outlook | COM/MAPI | 多機能だが設定が複雑。古い同期モデルの場合がある。 |
| New Outlook | Web/REST | 動作が軽量で同期が速い。Web版に近い操作感。 |
スマホやiPhoneアプリで予定表を見る設定
外出先で「あ、課長の予定どうなってたっけ？」と確認したい時、手元のスマホで見られないと不便ですよね。実は、PC版で予定表を追加しても、モバイル版アプリには自動で反映されないことがあるんです。
iPhoneやAndroidのOutlookアプリで他人の予定表を見るには、アプリ側でも手動で追加操作が必要なケースが多いです。アプリのカレンダー画面を開き、左上のアイコンからメニューを出して、「＋」ボタン（カレンダーの追加）をタップ。「共有カレンダーを追加」を選んで、組織内のユーザーを検索してください。
注意点
モバイル版で「表示されない！」という時は、アプリ内の設定で「カレンダーの同期」がオンになっているか確認してみてください。また、アカウントのリセット（再同期）を行うことで改善することもよくあります。
相手に編集権限や許可をリクエストする手順
「見るだけじゃなくて、上司の代わりに会議の予定を入れたい」という場合は、単なる共有ではなく「編集権限」や「代理人」の設定が必要になります。
これは、追加する側（あなた）が勝手に設定できるものではありません。必ずカレンダーの持ち主（相手）に操作してもらう必要があります。相手の方に、「予定表のプロパティ（または共有とアクセス許可）」から、あなたの名前を追加してもらい、「編集者」の権限を付与してもらうよう依頼しましょう。
もし、会議の招待メールも代わりに受け取って返信したいなら、「代理人（Delegate）」の設定が必要です。これは秘書的な役割ですね。
グループのスケジュールを一覧で表示させる
5人、10人とチームメンバーが増えてくると、一人ひとり個人の予定表を追加していくのは管理が大変すぎますよね。画面もごちゃごちゃして見づらくなります。
そんな時は、「Microsoft 365 グループ」の機能を活用するのがおすすめです。グループを作成すると、そのグループ専用のカレンダーが一つ出来上がります。メンバー全員がそのカレンダーの編集権限を持つので、チームのイベントや休暇予定などをまとめて管理するのに最適です。
使い分けのコツ
個人の細かい動き（外出や作業時間）を知りたいなら「個人の共有カレンダー」、チーム全体のイベント（飲み会や定例会議）を管理したいなら「グループカレンダー」と使い分けるのがスマートです。
Outlookで他人の予定表が追加できない時の対処
手順通りにやっているはずなのに、「ボタンが押せない」「追加したのに中身が空っぽ」といったトラブルは、Outlookあるあるです。ここでは、よくある症状とその解決策を整理してお伝えします。
追加した予定が表示されない・見れない原因
カレンダーの枠自体は表示されているのに、中身が斜線になっていたり、「情報を取得できません」となったりする場合、最大の原因は「権限設定」です。
相手側の設定で、デフォルトの公開範囲が「なし」になっていると、いくらこちらで追加しても何も見えません。少なくとも「空き時間情報」以上の権限を与えてもらう必要があります。また、組織外（ゲスト）のユーザーを追加しようとしている場合も、セキュリティポリシーで閲覧が制限されていることが多いですね。
カレンダーの情報が更新されない場合の解決策
「さっき予定入れたって言ってたのに、こっちの画面だと反映されてない…」という同期ラグの問題。これは古い同期方式（MAPI）が影響している可能性があります。
Microsoftは現在、同期の仕組みをより高速な「RESTベース」に移行しています。「共有カレンダーの改良」という機能をオンにすることで解決する場合がありますが、もっと手っ取り早い確認方法は、「Web版 Outlook (OWA)」を見てみることです。
トラブルシュートの鉄則
アプリ版でおかしいなと思ったら、ブラウザでWeb版を開いてみてください。Web版で正しく表示されているなら、アプリ側のキャッシュや設定の問題だと切り分けができます。
不要になった他者の共有予定表を削除する方法
プロジェクトが終わったり、異動した人の予定表がいつまでも残っていると邪魔ですよね。削除の方法は簡単です。
予定表リストにある削除したいカレンダー名を右クリックして、「カレンダーの削除」または「グループから削除」を選択するだけです。これで自分の表示リストからは消えますが、相手のデータ自体を消してしまうわけではないので安心してください。
予定表の色を変更して見やすく管理するコツ
他人の予定表をいくつも並べていると、どれが誰の予定かパッと見でわからなくなりませんか？ Outlookには「オーバーレイ（重ね合わせ）」という便利な表示モードがありますが、色が似ているとカオスになります。
カレンダーごとに色を変更して、視覚的に区別しましょう。カレンダー名を右クリックして「色」を選べば、好きな色を割り当てられます。
例えば、「上司は赤」「同僚は青」「会議室は緑」のようにマイルールを決めておくと、直感的にスケジュールを把握できるようになりますよ。
Outlookで他人の予定表を追加して業務効率化
ここまで、Outlookで他人の予定表を追加する手順や、見れない時の対処法について解説してきました。Classic版とNew版の違いや、権限設定の重要性など、少し複雑な部分もあったかもしれません。
お互いの予定が見えるようになると、「今話しかけて大丈夫かな？」と悩む時間が減りますし、会議調整のメール往復も激減します。最初は設定に手間取るかもしれませんが、一度環境を整えてしまえば、チームの連携スピードは格段に上がります。
もし「どうしても同期されない！」という時は、まずはWeb版で確認する、そして相手に権限設定を見直してもらう、この2点を思い出してみてくださいね。快適なOutlookライフで、仕事の効率を上げていきましょう。
