仕事でメールを使っていると、送信者名の横に「～の代理で送信」という表示が出てきて驚いた経験はありませんか。特にOutlookを使っていると、自分では普通に送ったつもりなのに相手には代理と表示されてしまい、なぜ自分の名前だけが表示されないのか不思議に思うことがありますよね。この表示が出ると、相手に対して失礼にならないか、あるいはスパムメールのように怪しまれないかと不安になってしまうものです。また、スマホから送った時だけ表示されたり、GmailをOutlookで使っている時に出たりと、状況も様々で混乱してしまいます。勝手に表示されるこの代理情報を非表示にする方法や、設定を解除する方法を探している方も多いのではないでしょうか。実はこれ、システムの不具合ではなく、セキュリティや権限の設定が深く関係しているんです。今回は、この代理表示が出る仕組みから、それを拒否して消すための具体的な設定方法まで、私自身の経験も交えながら分かりやすく紐解いていきます。
- 「代理で送信」が表示される技術的な仕組みと2つの送信権限の違い
- 共有メールボックスや会議の返信で勝手に代理になる原因
- スマホアプリやGmail利用時に発生する特有のケースとその対処法
- 管理者設定を通じて代理表示を完全に消去するための手順
Outlook代理で送信はなぜ表示？仕組みと原因
まずは、どうしてOutlookやExchangeを使っていると、この「代理」という文字が出てきてしまうのか、その根本的な仕組みについてお話しします。これを知っておくと、トラブルが起きた時に「あ、これが原因かも」と当たりを付けやすくなりますよ。
代理で送信を非表示にする方法の基本
結論から言ってしまうと、受信したメールのヘッダー情報に「代理」という情報が含まれている場合、受信側の設定だけでこれを非表示にすることはできません。
これはOutlookの表示設定の問題ではなく、メールが送られてきた時点で「誰が」「誰の代わりに」送ったかという情報が刻み込まれているからなんです。つまり、送信元の設定を変えない限り、この表示は消えないということになります。
ここがポイント
「代理で送信」を消すには、自分のOutlookをいじるのではなく、送信に使っているアカウントの「サーバー側の権限設定」を見直す必要があります。
会議の返信が勝手に代理送信される理由
これ、意外と多い悩みなんですよね。「会議出席依頼に返信したら、勝手に代理で送信になっていた」というケースです。
実はこれ、上司や同僚のスケジュール管理を任されている人（代理人）によく起こる現象なんです。Outlookには「代理人アクセス」という機能があって、ここで「会議出席依頼と返信を代理人に送る」という設定になっていると、システムが自動的に代理送信の処理を行います。
あなたが「承諾」ボタンを押したとき、システム上は「あなたが、本来の受信者（上司など）の代わりに返事をしましたよ」と記録するため、どうしても代理表示が付いてしまうんですね。
スマホから送ると代理表示になるケース
「PCから送ると大丈夫なのに、iPhoneやAndroidのOutlookアプリから送ると代理になる」という声もよく聞きます。
これは、共有メールボックスなどの追加方法に原因があることが多いです。スマホアプリで共有メールボックスを使う際、単に自分のアカウントの中にフォルダとして表示させているだけだと、送信時に個人の権限で送ることになり、「個人のアカウントが共有アドレスの代理で送った」という扱いになってしまうことがあります。
注意点
スマホアプリでは、正しい手順（「共有メールボックスの追加」メニュー）からアカウントを追加しないと、権限が正しく行使されず代理送信になってしまうことがあります。
Gmailを使うと代理送信になる原因
Outlook.com（Webメール）やOutlookソフトでGmailを使っている場合も、この現象が起きがちです。
これはMicrosoftのアカウント設定で、プライマリエイリアスがGmailアドレスになっている場合などによく発生する「仕様」に近い現象ですね。
共有メールボックスで代理になる仕組み
ビジネスで一番多いのがこのパターンかもしれません。チームの代表アドレス（support@など）から返信する時ですね。
Exchange（メールサーバー）には、他人のメールアドレスを使って送信するための権限が2種類あります。
- Send on Behalf（代理人として送信）：これが設定されていると、「代理で送信」と表示されます。
- Send As（所有者として送信）：これが設定されていると、代理表示は消え、完全になりすまして送信できます。
管理者が設定する際、ついつい「代理」という言葉に引っ張られて「代理人として送信」権限を付けてしまうことが多いんです。でも、本当にやりたいのが「代表アドレスそのものとして送る」ことなら、実は設定が間違っているということになります。
Outlook代理で送信はなぜ消えない？対処法
原因がわかったところで、次は「じゃあどうすれば消えるの？」という具体的な対処法を見ていきましょう。管理者にお願いしないといけないケースも多いですが、知っているだけで依頼の仕方が変わりますよ。
代理で送信の解除と権限変更の手順
この表示を完全に消して、きれいな送信者名にするには、サーバー側の権限を「Send on Behalf」から「Send As」に切り替える必要があります。
これは通常、Microsoft 365の管理センターやExchange管理センターから行います。もしあなたが一般ユーザーなら、システム管理者にこう伝えてみてください。
管理者への依頼文例
「現在、共有メールボックスから送信すると『代理で送信』と表示されてしまいます。これを消したいので、私の権限を『代理人として送信（Send on Behalf）』から削除し、『所有者として送信（Send As）』に追加していただけないでしょうか？」
この「代理人権限を削除する」というのがミソで、両方の権限が残っていると不具合が起きることがあるので注意が必要です。
勝手な代理送信を拒否・防止する設定
自分が意図せず誰かの代理になってしまっている、あるいは誰かが自分の代理として勝手に送っている（ように見える）場合、Outlookの「代理人アクセス」設定を確認しましょう。
PC版Outlookの場合、以下の場所設定を確認できます。
[ファイル] ＞ [アカウント設定] ＞ [代理人アクセス]
ここで、不要なユーザーが登録されていないか確認し、もし心当たりがない名前があれば削除（拒否）することで、勝手な代理送信を防ぐことができます。また、会議の通知が転送されないようにするには、「会議出席依頼と返信を代理人に送る」のチェックを外すのが有効です。
代理権限と所有者として送信の違い
ここで一度、ごっちゃになりやすい2つの権限の違いを整理しておきましょう。ここを理解しておくと、トラブル対応がスムーズになります。
| 権限の種類 | 受信側の表示 | 主な用途 |
|---|---|---|
| Send As (所有者として送信) | support@company.com
（代理表示なし） |
問い合わせ窓口や共有アドレスとして、完全にその名義で送りたい場合。 |
| Send on Behalf (代理人として送信) | 山田 太郎 が support@ の代理で送信 | 秘書が上司のメールを代筆するなど、誰が操作したか明確にしたい場合。 |
このように、目的によって使い分けるべきものなんです。「代理」という言葉に惑わされず、本当に必要なのが「なりすまし（良い意味での）」なのか「代行」なのかを見極めるのが大事ですね。
会議転送時の代理表示を防ぐ方法
会議に出られないからといって、代理人の機能（承諾ボタンなど）を使って処理すると、どうしても「代理」扱いになります。
これを防ぎたい場合は、単純にメールの機能として「転送」を使うのが一番です。招待メールを開いて「転送」ボタンを押し、参加してほしい人に送れば、それはあくまで「メールの転送」として処理されるので、変な代理権限の表示はつきません。
ただし、主催者が「転送不可」の設定にしている場合は転送できないので、その時は主催者に追加をお願いするのがマナー的にも安心ですね。
Outlook代理で送信はなぜ起きるか総括
結局のところ、「outlook 代理で送信 なぜ」という疑問の答えは、「誰が実際にメールを送ったか」を正直に伝えようとするシステムの仕様に行き着きます。
ただ、ビジネスの現場ではそれがノイズになってしまうことも多いですよね。解決の鍵は以下の3点です。
まとめ：代理表示を消すためのチェックリスト
- 受信側ではなく、送信側の権限設定を見直す必要がある。
- 「代理人として送信」ではなく「所有者として送信（Send As）」権限が必要。
- スマホやGmail連携の場合は、アカウントの追加方法や連携設定を確認する。
設定変更は管理者権限が必要なことが多いので少しハードルが高いかもしれませんが、仕組みさえ分かれば「こういう理由で設定を変えてほしい」と説明できるようになります。ぜひ、この記事を参考にスッキリとしたメール環境を整えてみてくださいね。
