仕事で毎日大量のメールをやり取りしていると、いつの間にかメールボックスの容量制限に近づいてしまい、焦ってOutlookのローカルフォルダへの作り方を検索した経験はありませんか？サーバーの容量を空けるためにOutlookデータファイルを作成してローカルに退避させたいけれど、いざ設定しようとすると作成ボタンがグレーアウトしていたり、新しいOutlookの画面ではメニュー自体が見当たらなかったりと、意外につまずきポイントが多いものです。また、単にアーカイブするのとは何が違うのか、PSTファイルの保存場所はどこにするのが安全なのかといった疑問も尽きません。この記事では、私が実際に検証して分かったバージョンごとの確実な設定手順や、消えたフォルダの探し方を含め、皆さんが抱えるメール整理の悩みを解決する方法を分かりやすくシェアします。
- Office 365や2021などバージョン別のローカルフォルダ作成手順が分かります
- 作成ボタンが押せない時やフォルダが消えた時の具体的な解決策が分かります
- 新しいOutlookにおけるローカルデータ保存の現状と代替案を理解できます
- メール容量を圧迫しないためのアーカイブとローカル保存の使い分けが分かります
誰でも簡単Outlookローカルフォルダの作り方手順
Outlookでローカルフォルダを作成することは、実は「Outlookデータファイル（.pst）」という専用のファイルをパソコン内に新しく作る作業のことを指します。ここでは、初心者の方でも迷わず操作できるように、最も基本的で失敗の少ない作成フローと、作成後の活用テクニックについて解説していきますね。
365や2021でのデータファイル作成方法
現在主流となっているOutlook 2016、2019、2021、そしてMicrosoft 365 Apps（旧Office 365）において、ローカルフォルダを作成する最も確実な方法は「アカウント設定」から行う手順です。
まず、Outlookの画面左上にある[ファイル]タブをクリックします。次に表示される画面で[情報]カテゴリにある[アカウント設定]ボタンを押し、さらに出てくるメニューからもう一度[アカウント設定]を選んでください。少し手間ですが、これが一番間違いのない入り口なんです。
設定画面が開いたら、上部のタブから[データ ファイル]を選択します。ここに現在Outlookに繋がっているファイルの一覧が表示されますので、左上にある[追加]ボタンをクリックしましょう。すると、「Outlook データ ファイルを開くまたは作成する」という画面が出てきます。
ここがポイント
ファイル名はデフォルトの「My Outlook Data File」などのままにせず、「2025年案件アーカイブ」や「バックアップ_受信トレイ」のように、中身がひと目で分かる名前を付けておくと、後で管理がとても楽になりますよ。
[OK]を押せば、これだけでOutlookの左側にあるフォルダ一覧に、新しいローカルフォルダ（データファイル）が追加されます。リボンメニューの「新しいアイテム」から作成する方法もありますが、バージョンによってメニュー位置が違うことがあるため、私はこの「アカウント設定」からのルートをおすすめしています。
PSTファイルの保存先を確認・変更する手順
ローカルフォルダを作成した際、その実体である「.pstファイル」がパソコンのどこに保存されたかご存じでしょうか？デフォルトでは、通常以下の場所に保存されることが多いです。
C:\Users\ユーザー名\Documents\Outlook Files
この場所はドキュメントフォルダ内にあるため、アクセスしやすくて便利なのですが、一つ大きな注意点があります。それは、OneDriveの同期対象になっている可能性があるということです。
注意：OneDriveとの競合リスク
PSTファイルがOneDriveで同期されると、ファイルがロックされてOutlookで開けなくなったり、同期エラーでデータが破損したりするトラブルが頻発します。PSTファイルは、OneDriveの同期対象外のフォルダ（例：C:\OutlookData など）に保存するか、OneDriveの設定で同期を除外することを強く推奨します。
保存先を変更したい場合は、Outlookを一度完全に終了させてから、エクスプローラー上でPSTファイルを目的のフォルダへ移動（カット＆ペースト）します。その後、Outlookを起動すると「ファイルが見つかりません」と聞かれるので、移動先のファイルを指定してあげればリンクが再設定されますよ。
フォルダの移動や整理を効率的に行うコツ
新しく作ったローカルフォルダの中身は最初は空っぽですが、ここをどう使うかでメール整理の効率が劇的に変わります。単に「保存用」とするのではなく、自分の業務フローに合わせた階層構造を作れるのがローカルフォルダの最大の魅力ですね。
例えば、ルートフォルダ（作成したデータファイル名）を右クリックして[新しいフォルダーの作成]を選び、「プロジェクトA」「請求書控え」「重要保存」といったフォルダを自由に追加できます。サーバー上のメールボックス容量を空けるために、受信トレイから古いメールをこれらのフォルダへドラッグ＆ドロップで移動させるのが基本的な使い方です。
自動仕分けの活用
さらに便利に使いたいなら、「仕分けルール」を活用しましょう。特定の差出人からのメールを受信した瞬間に、サーバーではなくこのローカルフォルダへ直接配信するように設定することも可能です（POP3アカウントの場合など）。ただし、これをやるとスマホなど他の端末で見られなくなるので、あくまで「手動での整理先」として使うのが今の主流かなと思います。
ローカルフォルダは共有できるか解説
「作成したローカルフォルダを社内のチームメンバーと共有したい」という相談をよく受けるのですが、結論から言うとOutlookのローカルフォルダ（PSTファイル）は共有できません。
技術的にはファイルサーバー（NASなど）にPSTファイルを置いて、複数人でアクセスしようとすることは可能に見えます。しかし、Microsoftはこれを公式にサポートしておらず、ファイルが破損するリスクが極めて高いため、絶対に行わないでください。PSTファイルはあくまで「そのパソコンを使用している個人が見るためのデータベース」という設計なんですね。
もしメールデータをチームで共有したい場合は、ローカルフォルダではなく、Exchange Onlineの「共有メールボックス」や「Microsoft 365 グループ」の機能を使うのが正解です。
アーカイブ機能とローカル保存の使い分け
「アーカイブ」と「ローカルフォルダへの移動」、この2つの違いについて迷う方も多いのではないでしょうか。実は、目的によって使い分けることが大切です。
| 機能 | 保存場所 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| ローカルフォルダ (PST) | 自分のPC内 | 完全にオフラインで見れる
容量制限を気にしなくていい |
PCが壊れるとデータが消える
スマホから見られない |
| オンラインアーカイブ | クラウド（サーバー） | スマホやWebからも見れる
サーバー側で保全される |
オフラインだと見れない場合がある
企業の契約容量に依存する |
もしあなたが「会社のメールボックス容量がいっぱいで、これ以上受信できない！」という緊急事態なら、ローカルフォルダへデータを移す（移動させる）ことでサーバー容量を即座に確保できます。一方で、「古いメールも検索したいし、出先でも見たい」という場合は、サーバー上のオンラインアーカイブ機能を使う方が便利ですね。
新しいOutlookでのローカルフォルダの作り方と問題
最近、Windows Updateなどで勝手に切り替わることのある「新しいOutlook for Windows（New Outlook）」。見た目はモダンで綺麗なのですが、実はこれまでのOutlookとは中身が別物で、ローカルフォルダ（PSTファイル）の扱いに関して大きな混乱が生じています。ここでは、新しいOutlookを使っている方が直面する課題とその解決策について深掘りします。
新しいOutlookでは作成できない仕様と対策
衝撃的な事実かもしれませんが、現時点（2024年〜2025年初頭の段階）での「新しいOutlook」には、PSTファイルを新規作成する機能が搭載されていません。
これは、Microsoftがデータをクラウド（Web）ベースで管理する方向へシフトしているためです。そのため、設定メニューを探し回っても「データファイルの作成」ボタンは見つからないんです。「じゃあどうすればいいの？」と思いますよね。現時点での最も現実的な解決策は、「従来のOutlook（Classic Outlook）」に戻すことです。
画面右上にある「新しい Outlook」というトグルスイッチをオフにすることで、従来の使い慣れたOutlookに戻すことができます。PSTファイルを作成・管理したい場合は、一度従来のバージョンに戻して作業を行い、必要に応じてまた新しいOutlookに切り替える（ただしPSTが見られなくなる可能性あり）という運用が必要になります。
作成ボタンがグレーアウトして押せない原因
従来のOutlookを使っているのに、「データファイルの追加」ボタンがグレーアウトして押せない、あるいはエラーが出ることがあります。これには主に2つの原因が考えられます。
一つは、企業ポリシー（GPO）による制限です。会社支給のPCの場合、情報漏洩対策として「ローカルへのデータ保存（PST作成）」をシステム管理者が禁止しているケースが非常に多いです。この場合、レジストリで制御されているため、ユーザー側で解除することはできません。システム管理者に「容量不足の対応策」を相談する必要があります。
もう一つは、アカウントの同期中である可能性です。大量のメールを同期している最中は、データファイルの操作が一時的にロックされることがあります。しばらく待ってから再度試してみてください。
ローカルフォルダが消えた場合の復旧方法
「昨日まであったはずのローカルフォルダが消えた！」というトラブルもよく耳にします。本当にデータが消えてしまったケースは稀で、多くは「見えていないだけ」ということがほとんどです。
まず確認してほしいのは、Outlookの左側にあるナビゲーションペインの表示設定です。ここが「メール」ビューではなく、別のビューになっていると表示されないことがあります。[Ctrl] + [6] キーを押して「フォルダー一覧」ビューに切り替えてみてください。これで隠れていたPSTフォルダが表示されることが多いです。
また、PSTファイルを誤って移動させてしまい、リンク切れを起こしている場合もあります。その際は、[アカウント設定] > [データ ファイル] タブを確認し、対象のファイルを選択して[ファイルの場所を開く]などができるかチェックしてみましょう。
容量制限を超えないためのサイズ管理術
ローカルフォルダはPCのHDD容量が許す限り保存できますが、PSTファイル自体の仕様として、ファイルサイズが大きくなりすぎると動作が重くなったり、最悪の場合ファイルが破損したりします。
現在のUnicode形式のPSTファイルは最大50GBまで扱えますが、個人的には1つのファイルにつき10GB〜20GB程度に抑えることをおすすめします。
圧縮のすすめ
実は、PSTファイル内のメールを削除しても、ファイルのサイズ自体はすぐには小さくなりません。空いたスペースを詰めるには、「圧縮」という操作が必要です。[データファイル]のプロパティから[今すぐ圧縮]を実行することで、無駄な領域を削除してファイルサイズを適正化できます。
「2024年度_保存.pst」「2025年度_保存.pst」のように、年度やプロジェクトごとにファイルを分割して作成するのが、リスク分散の観点からも賢い運用方法かなと思います。
Outlookローカルフォルダの作り方の重要点まとめ
今回は、Outlookでのローカルフォルダ（PSTファイル）の作り方とその活用法について解説しました。クラウド化が進む現代ですが、自分の手元にデータを残しておきたいというニーズは依然として強いですよね。
記事の要点チェック
- 作成は[ファイル] > [アカウント設定]から行うのが基本ルート。
- 保存先はOneDriveの同期対象外フォルダを選ぶのが鉄則。
- 新しいOutlookではPST作成機能が未実装のため、従来のOutlookへ切り替えが必要。
- 「消えた」と思ったら[Ctrl]+[6]でフォルダ一覧ビューを確認。
- ファイルは1つにまとめすぎず、年度別などで分割管理するのが安全。
これらのポイントを押さえておけば、容量不足のアラートに怯えることなく、快適なOutlook環境を構築できるはずです。大切なメールデータを守るために、ぜひ今日から試してみてくださいね。なお、企業のセキュリティポリシーによっては操作が制限されている場合もあるので、不明な点は社内のIT担当者にも確認してみることをおすすめします。
