OutlookでPSTファイルを作成！場所やできない時の対処法

仕事でOutlookを使っていると、メールボックスの整理やバックアップのために「PSTファイル」という言葉を耳にすることがあるかもしれません。私自身も最初は「なにそれ？」という状態でしたが、実際にOutlookでPSTファイルを作成しようと調べてみると、保存場所がどこなのか分からなかったり、ファイル容量の上限やアーカイブとエクスポートの違いに戸惑ったりした経験があります。特に最近では、新しいOutlookの仕様で作成できないといったトラブルに直面する方も多いようです。この記事では、そうした疑問を一つずつ解消しながら、手順を分かりやすく整理してみようと思います。

Outlookデータファイルの保存場所や容量制限の基本
アーカイブとエクスポートの使い分けと作成手順
New OutlookやMac版で作成できない場合の事情
エラーが出た際の修復ツールや対処法のポイント

OutlookでPSTファイルを作成する手順
OutlookのPSTファイル作成ができない時

OutlookでPSTファイルを作成する手順

まずは基本となるPSTファイルの作成方法や、知っておくと安心な基礎知識について見ていきましょう。ファイルの場所や容量、似た機能との違いを理解しておくと、スムーズに作業できるはずです。

OutlookのPSTファイル場所を確認する

Outlookを使っていると「データファイル（PST）は一体どこに保存されているの？」と疑問に思うことがありますよね。実は、WindowsやOutlookのバージョンによって、デフォルトの保存場所が微妙に異なるんです。

一般的に、Windows 10や11で新しくOutlookをセットアップした場合は、ドキュメントフォルダ内の「Outlook Files」というフォルダに保存されることが多いです。ここならアクセスもしやすくて安心ですね。

一方で、昔からアップグレードを繰り返している環境だと、隠しフォルダになっている「AppData」の中に保存されていることもあります。これだと普通に探しても見つからないので、ちょっと焦ってしまいます。

簡単な確認方法

Outlookの「ファイル」タブから「アカウント設定」を開き、「データファイル」タブを見ると、現在の保存場所（パス）が一覧で表示されます。「ファイルの場所を開く」をクリックすれば、一発でフォルダが開くので便利ですよ。

PSTファイルの容量や上限サイズについて

PSTファイルを作成する上で、絶対に知っておきたいのがファイルの容量制限です。昔のOutlook（2002以前）では2GBという厳しい制限がありましたが、現在のOutlook（2010以降）では、デフォルトで50GBまで扱えるようになっています。

「50GBあれば余裕！」と思うかもしれませんが、長年メールを溜め込んでいると意外とすぐに一杯になってしまうものです。ファイルサイズが大きくなりすぎると、Outlookの動作が重くなったり、最悪の場合はファイルが破損して開けなくなったりするリスクもあります。

サイズ管理の注意点

50GBの上限に近づくと、メールの送受信ができなくなるなどのトラブルが発生します。動作を安定させるためにも、1つのPSTファイルは大きくなりすぎないように管理するか、年度ごとにファイルを分けるなどの工夫をするのがおすすめです。

アーカイブとエクスポートの違いとは

PSTファイルを作成する目的としてよくあるのが「バックアップ」や「古いメールの整理」ですが、ここで「アーカイブ」と「エクスポート」の違いに迷うことはありませんか？実はこの2つ、似ているようで役割が少し違います。

エクスポート: 現在のメールデータを「コピー（複製）」してPSTファイルとして保存します。元のメールはそのまま残るので、バックアップ目的に最適です。
アーカイブ（古いアイテムの整理）: 古いメールをPSTファイルに「移動」します。元の場所からは消えるので、メールボックスの容量を空けたい時に使います。

「メールボックスがいっぱいで送受信できない！」という時はアーカイブを、「念のためにデータを取っておきたい」という時はエクスポートを選ぶ、といった使い分けがポイントかなと思います。

新しいアイテムからPSTを追加する方法

では、実際に空のPSTファイルを新規作成する手順をご紹介します。これは、特定のプロジェクト用にメールフォルダを分けたい時などに便利な方法です。私がいつも行っている一番簡単な手順は、リボンメニューの「新しいアイテム」を使う方法です。

Outlookの「ホーム」タブにある「新しいアイテム」をクリックします。
「その他のアイテム」にマウスを合わせ、「Outlook データファイル」を選択します。
「Outlook データファイルを開くまたは作成する」という画面が出るので、好きな名前（例: work_2025.pst）を入力して「OK」を押します。

これだけで、Outlookの左側の画面（ナビゲーションペイン）に新しいデータファイルが表示されます。あとは、受信トレイから整理したいメールをここにドラッグ＆ドロップするだけで、簡単に整理が始められます。

アカウント設定でデータファイルを管理

複数のPSTファイルを作って管理していると、「どれがどのファイルだっけ？」と混乱してしまうことがあります。そんな時は「アカウント設定」画面を活用するのがおすすめです。

「ファイル」タブの「情報」から「アカウント設定」を開くと、「データファイル」というタブがあります。ここでは、現在Outlookに接続されている全てのPSTファイルが一覧表示されます。不要になったPSTファイルをOutlookの表示から消したい場合も、ここから「削除（切断）」することができます。

削除時の注意

ここでの「削除」は、あくまでOutlookのリストから外すだけで、パソコン上からファイル自体が消えるわけではありません。ですので、安心して整理を行ってくださいね。

OutlookのPSTファイル作成ができない時

ここからは、いざ作成しようとしても「メニューが見当たらない」「エラーが出る」といったトラブルに直面した時の対処法について、私の経験も交えてお話しします。特に最近の新しいOutlookには注意が必要です。

作成できない主な原因と対処法

「手順通りにやっているはずなのに、PSTファイルの作成メニューが出てこない…」そんな時に考えられる原因はいくつかあります。

一つは、会社のポリシーによる制限です。企業のパソコンを使っている場合、情報漏洩を防ぐために、管理者側でPSTファイルの作成を禁止（DisablePST）していることがあります。この場合、メニュー自体がグレーアウトしていたり、表示されなかったりします。これは個人の設定ではどうにもならないので、情シス担当者に相談するしかありません。

もう一つよくあるのが、単に「メニューの場所が変わっている」あるいは「簡易リボン」になっていて見つけにくいというケースです。リボンの表示設定を確認してみると、案外すぐに見つかることもあります。

New OutlookでのPSTファイルの扱い

最近、画面右上のスイッチで切り替えられる「New Outlook for Windows」を使っている方も増えていますが、ここで「PSTファイルが作れない！」と困っている人が非常に多いです。

実は、New Outlookは従来のOutlookとは仕組みが全く別物で、今のところPSTファイルの作成機能が完全にはサポートされていないようです。基本的にはWebメールに近い設計になっているため、ローカルにファイルを保存するPSTの概念が薄れているんですね。

現状の解決策

もしPSTファイルを確実に作成・管理したいのであれば、一時的にNew Outlookのスイッチをオフにして、従来の「Classic Outlook」に戻して作業することをおすすめします。現時点ではこれが一番確実な方法かなと思います。

Mac版OutlookとPSTの互換性

Macユーザーの方も「PSTファイルを作成したい」と検索されることがありますが、ここにも落とし穴があります。Mac版のOutlookは、標準でOLMファイルという独自の形式を使っているため、Windows標準のPSTファイルを作成（エクスポート）する機能がありません。

「MacのデータをWindowsに移したい」という場合は、少し工夫が必要です。一番手軽なのは、GmailなどのIMAPアカウントを中継にしてメールを同期させる方法です。また、どうしてもファイルとして変換したい場合は、サードパーティ製の変換ツールを使う必要がありますが、公式の機能ではないため自己責任での利用となります。